Google propose aux entreprises une suite d’outils collaboratifs, nommée G Suite, qui inclut des applications comme Gmail, Drive, Docs et Sheets. Ces outils sont accessibles via un abonnement mensuel, conçu pour simplifier la gestion de votre activité. Mais quelle est la distinction entre cette version payante et les applications proposées gratuitement par Google ?
Qu’est-ce que G Suite ?
G Suite, précédemment connue sous le nom de Google Apps for Work, est une offre logicielle en mode SaaS (Software as a Service). Elle rassemble un ensemble d’outils de productivité et de collaboration basés sur le cloud, développés par Google spécifiquement pour les entreprises, les institutions et les organisations. Un abonnement G Suite donne accès à des adresses Gmail personnalisées, ainsi qu’à des outils de création et de gestion de documents, feuilles de calcul, présentations, agendas, espaces de stockage en ligne via Drive, et bien d’autres services encore.
Quelles différences entre G Suite et les applications Google gratuites ?
Si de nombreuses applications Google sont disponibles sans frais, G Suite se distingue par des fonctionnalités clés pensées pour une intégration optimale dans l’environnement professionnel.
Bien que la plupart des applications soient disponibles gratuitement, G Suite ajoute des options professionnelles spécifiques pour ses abonnés. Parmi celles-ci, on trouve le partage de calendriers, un stockage cloud illimité (en option), des outils d’administration avancés (ajout/suppression d’utilisateurs, authentification à deux facteurs, authentification unique) et la migration simplifiée de données pour faciliter le transfert de données vers G Suite. De plus, G Suite offre une gestion des appareils mobiles, permettant d’activer/désactiver des appareils, de contrôler l’accès aux applications, et de réaliser des réinitialisations à distance en cas de perte ou de vol d’un appareil d’entreprise.
Au-delà de ces fonctions, G Suite propose des adresses e-mail personnalisées avec le nom de domaine de l’entreprise. Contrairement aux comptes Google classiques utilisant « @gmail.com », chaque utilisateur G Suite aura une adresse e-mail du type « utilisateur@nomdedomaine.com ».
Il est important de noter qu’il faut posséder et valider le nom de domaine pour l’utiliser avec G Suite.
Si vous utilisez déjà d’autres solutions comme Outlook ou Yahoo, pas de problème. G Suite permet de migrer facilement vos e-mails, contacts et calendriers grâce à un outil dédié.
Quel est le coût de G Suite ?
Avant décembre 2012, Google proposait une version gratuite de G Suite avec des fonctionnalités limitées. Cette offre était réservée aux utilisateurs ayant enregistré leur domaine avant cette date. Maintenant, le prix est variable en fonction du nombre d’utilisateurs et des options proposées par chaque abonnement.
Il existe trois offres pour les petites et grandes entreprises:
- Basique: 30 Go de stockage partagé Drive/Gmail par utilisateur. Elle comprend les outils de productivité Google, mais exclut Cloud Search, App Maker et Vault. Le coût est de 6$/utilisateur/mois.
- Entreprise: Identique à l’offre basique, mais avec stockage illimité, Cloud Search, Vault et possibilité de créer des applications. Le coût est de 12$/utilisateur/mois.
- Business: L’offre comprend les fonctions de l’offre Entreprise, et ajoute des contrôles de sécurité et d’administration renforcés, ainsi que des outils de découverte électronique et de prévention de perte de données. Le coût est de 25$/utilisateur/mois.
Les établissements d’enseignement peuvent bénéficier de G Suite Education. Deux versions sont disponibles:
- G Suite for Education: Offre les mêmes outils que G Suite Basic, avec plus de stockage pour Sites, Drive et Gmail, ainsi qu’un accès gratuit à Google Vault. Elle est gratuite pour les établissements éligibles.
- G Suite Enterprise for Education: Destinée aux grandes institutions, elle propose des fonctionnalités professionnelles avancées, comme un contrôle accru de la sécurité, des analyses et recherches optimisées, et des outils de communication dédiés. Le coût est de 4$/utilisateur/mois pour les enseignants et le personnel, et de 4$/utilisateur/mois pour les étudiants.
Pour les établissements ayant acheté des licences pour l’ensemble de leur personnel en 2018 ou 2019, un tarif promotionnel était disponible:
- 2$/utilisateur/mois pour les enseignants et le personnel
- Gratuit pour les étudiants éligibles
Le tarif promotionnel est valable 3 ans à compter de la date de signature du contrat initial, sous réserve du respect des conditions de l’offre.
Enfin, les organisations à but non lucratif peuvent bénéficier d’une version gratuite pour les organisations éligibles. Elle a les mêmes caractéristiques que G Suite Basic et est très similaire à G Suite for Education.
Il est nécessaire de posséder un compte Google pour les organisations à but non lucratif et de vérifier la propriété du domaine utilisé.
Comment démarrer avec G Suite ?
Comme mentionné précédemment, plusieurs versions de G Suite sont disponibles, chacune avec ses propres caractéristiques et fonctionnalités en fonction de vos besoins.
Pour débuter, déterminez votre utilisation et choisissez la formule qui convient le mieux à votre entreprise ou organisation.
Google offre un essai gratuit de 14 jours pour tous les nouveaux utilisateurs afin de tester toutes les fonctionnalités de G Suite.
Pour vous inscrire, vous devez fournir vos informations de carte bancaire, activer votre compte, puis valider votre domaine. Vous pouvez annuler votre abonnement avant la fin de la période d’essai si vous ne souhaitez pas continuer. L’essai gratuit est activé par défaut pour tout nouveau compte.
Si vous êtes satisfait de G Suite, vous n’avez rien à faire. Votre carte bancaire sera débitée en fonction de la formule d’abonnement choisie.