Pour suivre le rythme de l’évolution des scénarios, l’amélioration des processus métier (BPI) est essentielle pour chaque organisation.
Chaque entreprise doit gérer des centaines de processus métier. Aucun entrepreneur ne peut qualifier ces processus de 100% infaillibles, car il y a toujours des goulots d’étranglement qui leur coûtent du temps et de l’argent.
L’optimisation ou l’amélioration de ces processus métier peut aider à éliminer tout problème gênant votre équipe ou vos clients. Voyons comment fonctionne l’amélioration des processus métier et comment elle aide votre entreprise à prospérer.
Table des matières
Qu’est-ce que l’amélioration des processus métier ?
Les processus métier sont les tâches que vous effectuez pour gérer votre entreprise. Vous devez améliorer ces processus pour rester fort dans ce monde concurrentiel. Ainsi, l’amélioration des processus métier signifie une optimisation continue des processus métier pour une productivité et une efficacité accrues.
Les processus métier d’une entreprise impliquent trois types d’activités :
- Tâche opérationnelle : les tâches répétitives que les entreprises doivent accomplir chaque jour, comme la fabrication, la logistique et le reporting.
- Tâches de gestion : ces tâches comprennent la budgétisation, l’administration et le développement des ressources humaines.
- Tâches de soutien : les tâches restantes entrent dans cette catégorie, telles que le support technique, le recrutement, la comptabilité, etc.
Toutes les tâches appartenant à ces catégories doivent faire l’objet d’une évaluation et d’une correction régulières pour éviter les inefficacités. Grâce à BPI, les entreprises peuvent continuellement apporter des changements positifs à ces opérations en fonction de la contribution des parties prenantes internes et externes.
Ces améliorations introduisent de nouvelles façons de faire les choses ou suppriment les défauts des processus actuels. Dans les deux cas, l’objectif est de rationaliser le processus.
Importance de l’amélioration des processus métier
Quelle que soit l’industrie à laquelle appartient votre organisation, vous devez vous adapter aux changements pour survivre à la concurrence. L’amélioration des processus métier vous permet d’effectuer ce changement.
Au cours de ce processus, les entreprises peuvent déterminer les domaines qui doivent être améliorés et localiser toute inefficacité qui doit être supprimée. Il aide les organisations à comprendre le système et à évoluer selon les normes actuelles de l’industrie.
De plus, il offre un regard neuf sur votre processus métier pour améliorer la productivité, la qualité, la relation client et le développement des compétences.
Comment fonctionne l’amélioration des processus métier ?
#1. Sélectionnez un processus
Tout d’abord, vous devez déterminer les domaines ou les processus qui doivent être améliorés. Alors que de nombreux processus commerciaux sont en cours dans une entreprise, vous pouvez donner la priorité aux processus répétitifs d’amélioration.
#2. Mapper les problèmes de processus
Concentrez-vous sur le processus choisi pour identifier les problèmes qui doivent être éliminés. Cartographier signifie visualiser l’ensemble de l’opération et découvrir les goulots d’étranglement.
#3. Analyser les processus métier
Maintenant, vous devez analyser les points faibles pour trouver les problèmes qui peuvent être améliorés. Vous pouvez poser les questions correspondantes aux personnes responsables pour obtenir les réponses.
#4. Reconcevoir le processus
À ce stade, vous devez repenser le processus pour l’améliorer. Utilisez la méthodologie la plus adaptée pour éliminer les problèmes identifiés et rendre vos processus plus efficaces.
#5. Acquérir des ressources
Pour tout type d’amélioration du processus métier, les entreprises doivent garantir les ressources nécessaires. Il peut s’agir d’obtenir de nouveaux logiciels, du matériel ou de la main-d’œuvre. Pour tout cela, obtenez l’approbation de la direction.
#6. Testez le nouveau processus
Avant d’appliquer le système BPI dans votre organisation, les tests sont un processus obligatoire. Vérifiez chaque étape du flux de travail afin de ne rien manquer de critique. Si vous avez besoin de modifications, c’est l’étape pour le faire.
#7. Mettre en œuvre la méthode
Après des tests réussis et l’approbation de la direction, il est temps de mettre en œuvre la méthodologie d’amélioration des processus métier. Vous pouvez commencer à petite échelle et étendre la portée pour de meilleurs résultats.
#8. Réviser et affiner
Votre travail ne s’arrête pas à la phase de mise en œuvre. Vous devez constamment surveiller si les nouvelles méthodes améliorent ou non votre processus. Un raffinement peut parfois être nécessaire, et vous devez l’implémenter en conséquence.
Méthodes d’amélioration des processus métier
En fonction de votre processus métier et de votre secteur, vous pouvez choisir les méthodologies suivantes pour BPI.
#1. Méthodologie agile
Cette méthodologie évite à un projet d’avoir un délai strict et vous permet d’incorporer plus d’itérations. Sur la base des commentaires de l’équipe et des clients, Agile vous permet de résoudre les problèmes mis en évidence. Cela améliore également la communication et la collaboration entre toutes les parties.
#2. Fabrication au plus juste
L’objectif de cette méthodologie est d’éliminer le gaspillage et donc de réduire les coûts. Outre l’industrie manufacturière, d’autres peuvent également mettre en œuvre ses principes fondamentaux. Ici, les équipes doivent comprendre la perception de l’acheteur pour éliminer le gaspillage et la redondance.
#3. Six Sigma
Cette approche populaire peut réduire la variabilité et les erreurs en exploitant les données et les statistiques tout en maximisant la valeur. Six Sigma implique l’utilisation de DMAIC et DMADV pour obtenir un processus rationalisé et un retour sur investissement accru.
#4. Gestion de la qualité totale (TQM)
Les entreprises qui utilisent cette méthodologie doivent mobiliser toute leur équipe pour améliorer la satisfaction client. Il offre aux employés un environnement et une culture de travail où les expériences sont appréciées et où ils sont encouragés à avoir un objectif commercial commun.
#5. Théorie des contraintes
La méthodologie de la théorie des contraintes est couramment utilisée chaque fois qu’une amélioration immédiate est nécessaire. Il peut déterminer les goulots d’étranglement du processus et les améliorer jusqu’à leur élimination.
#6. Kaizen
Cette méthodologie d’amélioration des processus métier se concentre sur les pratiques lean et agiles. Il modifie légèrement votre travail et votre culture d’entreprise pour améliorer la qualité et la productivité des processus.
#7. Kanban
Kanban est une technique de flux de travail visuel qui vous permet d’identifier les problèmes et d’éliminer les goulots d’étranglement. En conséquence, vous pouvez augmenter l’efficacité et suivre les progrès de votre initiative.
#8. Juste à temps
Cette méthode est idéale pour les entreprises manufacturières qui souhaitent minimiser les coûts d’inventaire en produisant des biens en fonction de la demande. Dans la plupart des cas, il est utilisé avec la méthodologie Kanban pour des prévisions précises et éviter la surcapacité de travail.
#9. Cartographie des processus
Les entreprises peuvent élaborer un plan d’amélioration des processus à l’aide de cette technique de visualisation du flux de travail. Vous pouvez également l’utiliser pour développer des cartes pour des rôles spécifiques ou des objectifs commerciaux.
#dix. PDCA
Ce modèle signifie planifier, faire, vérifier et agir. Faisant partie de la méthodologie Kaizen, il aide les organisations à localiser les processus inefficaces.
Avantages de l’amélioration des processus métier
Agilité commerciale
Grâce à l’amélioration des processus métier, les entreprises peuvent devenir plus capables de répondre aux exigences en constante évolution des clients. Ils peuvent répondre rapidement aux demandes et affiner les projets en conséquence.
Meilleure visibilité sur les processus
Pour mettre en œuvre la BPI, les entreprises doivent visualiser l’ensemble du flux de travail. Il leur permet de surveiller les processus métier et de mesurer l’efficacité de chaque étape.
Rentable💰
L’amélioration des processus d’entreprise vise à éliminer les goulots d’étranglement et les inefficacités. Comme il vous permet d’identifier et d’éliminer les dépenses inutiles, la dépense globale sera automatiquement réduite.
Plus de productivité
Pour rendre vos processus efficaces, BPI supprime toutes les tâches répétitives et inutiles du workflow. En conséquence, la productivité des employés augmente considérablement.
Conformité et sécurité
La mise en œuvre de l’amélioration des processus d’affaires signifie avoir un lieu de travail correctement réglementé et géré. Par conséquent, ces entreprises peuvent se conformer aux réglementations et aux mesures de sécurité nécessaires en place.
Satisfaction des clients et des employés
Tout processus improvisé va ajouter de la valeur aux clients. Avec des clients satisfaits, vous pouvez avoir une entreprise florissante. Cela rend également votre équipe efficace et productive en éliminant les tâches inutiles.
Défis de l’amélioration des processus métier
#1. Résistance des employés
Le plus grand défi auquel BPI fait face est la résistance des employés. La plupart des gens sont contre tout changement et aiment continuer à travailler traditionnellement. Par conséquent, les entreprises doivent faire comprendre aux employés l’avantage de cette amélioration. Sinon, l’initiative se transformera en échec total.
#2. Incapacité à se fixer des objectifs
Au cours de ce processus, le leadership doit avoir des objectifs clairs et précis. Sans objectifs clairs, ils seront incapables d’obtenir une image complète de la direction de l’entreprise. Bien que les objectifs vous permettent de savoir où investir votre temps et vos ressources, leur absence compliquera l’amélioration des processus métier.
#3. Ajustement de l’heure⏲️
Pour que les choses fonctionnent, vous devez lui donner du temps. De nombreuses entreprises pensent que l’amélioration des processus est impossible en raison de leurs activités quotidiennes. Mais, il est souvent possible de rationaliser les flux de travail et d’affecter une personne à la mise en œuvre de ce processus. Cependant, les entreprises peuvent même employer un entrepreneur ou un pigiste pour analyser le processus.
#4. Présentation de nouvelles technologies
La plupart des améliorations des processus métier nécessitent de dire adieu aux applications héritées et d’adopter de nouvelles technologies. La plupart des entreprises trouvent cela très difficile. En plus d’être coûteux, vous devez également familiariser vos employés avec les technologies innovantes.
Ressources d’apprentissage
Fondamentaux de l’amélioration des processus métier : Udemy
Ce cours Fondamentaux de l’amélioration des processus métier vous enseigne le cadre et les étapes nécessaires à la BPI. L’alignement des processus métier sur les objectifs et la recherche de solutions pratiques d’amélioration sont également inclus dans ce cours.
Vous pouvez également apprendre à utiliser différents outils pour créer de nouveaux processus et techniques d’entreprise afin de mesurer vos objectifs à partir de cette ressource.
Amélioration efficace des processus métier : Udemy
Ce cours sur l’amélioration efficace des processus d’entreprise vous enseigne l’impact de l’amélioration des processus d’entreprise afin que vous puissiez repenser vos processus organisationnels.
Développer le modèle BPI, le mettre en œuvre dans le projet et mesurer les progrès sont enseignés dans ce cours. Il comprend 2,5 heures de vidéo à la demande et un certificat à la fin du cours.
Amélioration des processus d’affaires
Ce livre sur l’amélioration des processus métier vous explique comment mettre en œuvre des techniques d’amélioration de la qualité dans le secteur des services.
Il vous indique tout ce que vous devez savoir pour démarrer le BPI instantanément. À partir de cette ressource, vous pouvez également apprendre à créer et former des équipes pour BPI, simplifier le processus, réduire le temps et suivre les progrès.
Boîte à outils d’amélioration des processus métier
Ce livre sur la boîte à outils d’amélioration des processus métier vous donnera un aperçu pratique et complet du développement d’un système BPI cohérent.
Il aborde le modèle BPI en utilisant la mesure de la performance et vous présente les outils adaptés. De plus, vous pouvez apprendre à utiliser ces outils et obtenir des modèles de mise en œuvre.
Derniers mots
Sans amélioration des processus métier, il est impossible de rester dans la compétition. Il vous permet de découvrir vos faiblesses et vos inefficacités afin de pouvoir mettre en place de nouvelles méthodes pour les améliorer.
Ici, nous avons discuté de la façon dont le monde de l’amélioration des processus métier ainsi que des cours et des livres utiles pour l’apprendre. Une fois que vous avez suffisamment de connaissances, commencez à apporter les améliorations nécessaires pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur.
Vous pouvez également en savoir plus sur les logiciels de gestion des processus métier.