Pour s’adapter aux évolutions constantes des situations, l’optimisation des procédures opérationnelles (OPO) s’avère indispensable pour toute entité.
Chaque entreprise gère une multitude de processus. Aucun chef d’entreprise ne peut prétendre à des processus 100% parfaits, car des goulets d’étranglement, engendrant des pertes de temps et d’argent, existent toujours.
L’optimisation de ces processus peut éliminer les problèmes qui entravent la progression de votre équipe ou qui pénalisent vos clients. Explorons le fonctionnement de l’optimisation des procédures et comment elle contribue à la réussite de votre entreprise.
Qu’est-ce que l’optimisation des procédures opérationnelles ?
Les processus métier représentent l’ensemble des actions entreprises pour gérer votre activité. Leur amélioration est essentielle pour rester compétitif. Par conséquent, l’optimisation des procédures opérationnelles consiste en une amélioration continue des processus afin de maximiser la productivité et l’efficacité.
Les processus opérationnels d’une organisation se composent de trois types d’activités :
- Tâches opérationnelles : celles réalisées de manière répétitive, comme la production, la logistique ou la création de rapports.
- Tâches de gestion : elles incluent la budgétisation, l’administration et le développement des ressources humaines.
- Tâches de soutien : toutes les autres tâches, telles que le support technique, le recrutement ou la comptabilité, entrent dans cette catégorie.
Toutes les tâches de ces catégories doivent être régulièrement évaluées et ajustées pour prévenir les inefficacités. Grâce à l’OPO, les entreprises peuvent apporter des modifications positives à ces opérations en continu, en se basant sur les retours des parties prenantes, internes et externes.
Ces améliorations introduisent de nouvelles façons de faire ou corrigent les défauts des processus existants. L’objectif est de rendre le processus plus efficace dans tous les cas de figure.
Pourquoi l’optimisation des processus est-elle importante ?
Quel que soit votre secteur d’activité, il est nécessaire de vous adapter aux changements pour faire face à la concurrence. L’optimisation des procédures est essentielle à cet effet.
Elle permet d’identifier les points à améliorer et d’éliminer les inefficacités. Elle aide les organisations à mieux appréhender leur fonctionnement et à évoluer selon les exigences du secteur.
De plus, elle offre une nouvelle perspective sur les processus opérationnels pour améliorer la productivité, la qualité, les relations avec les clients et le développement des compétences.
Comment fonctionne l’optimisation des processus ?
#1. Sélection d’un processus
Vous devez d’abord identifier les zones ou processus qui nécessitent des améliorations. Bien que de nombreux processus soient en cours dans une entreprise, vous pouvez privilégier les processus répétitifs pour commencer.
#2. Cartographie des problèmes
Concentrez-vous sur le processus choisi pour mettre en évidence les problèmes à résoudre. Cartographier signifie visualiser l’ensemble de l’opération et identifier les points bloquants.
#3. Analyse des processus
Vous devez maintenant analyser les faiblesses afin de déterminer les points à améliorer. Posez des questions aux personnes responsables pour obtenir des informations.
#4. Repensée du processus
À ce stade, vous devez repenser le processus afin de l’améliorer. Adoptez la méthodologie la plus appropriée pour éliminer les problèmes détectés et rendre vos processus plus efficaces.
#5. Acquisition de ressources
Pour toute optimisation de processus, les entreprises doivent s’assurer de disposer des ressources nécessaires : logiciels, équipements ou personnel. Il est crucial d’obtenir l’aval de la direction pour cela.
#6. Test du nouveau processus
Les tests sont obligatoires avant l’application du système OPO dans votre organisation. Vérifiez chaque étape du processus pour ne rien négliger. Cette phase permet d’effectuer les modifications nécessaires.
#7. Mise en œuvre de la méthode
Après des tests réussis et l’approbation de la direction, il est temps de mettre en œuvre la méthodologie d’optimisation des processus. Vous pouvez commencer à petite échelle et élargir la portée pour de meilleurs résultats.
#8. Révision et ajustement
Votre travail ne s’arrête pas à la mise en œuvre. Il est important de vérifier constamment si les nouvelles méthodes améliorent ou non votre processus. Des ajustements peuvent parfois s’avérer nécessaires.
Méthodes d’optimisation des processus
En fonction de votre activité et de votre secteur, vous pouvez choisir les méthodologies d’OPO suivantes.
#1. Méthodologie Agile
Cette méthode offre une certaine flexibilité en termes de délais, en autorisant plus d’itérations. Elle permet de résoudre les problèmes détectés en fonction des retours de l’équipe et des clients, et d’améliorer la communication et la collaboration.
#2. Production au plus juste
Cette méthode vise à éliminer le gaspillage et à réduire les coûts. Ses principes peuvent être utilisés dans différents secteurs. Les équipes doivent analyser la perception de l’acheteur pour supprimer le superflu et la redondance.
#3. Six Sigma
Cette approche, largement adoptée, permet de réduire les erreurs en exploitant les données et les statistiques, tout en maximisant la valeur. Six Sigma utilise les méthodes DMAIC et DMADV afin d’optimiser les processus et d’améliorer le retour sur investissement.
#4. Gestion de la qualité totale (GQT)
Cette méthode engage l’ensemble des équipes pour améliorer la satisfaction client. Elle instaure une culture d’entreprise où l’expérience est valorisée et où la poursuite d’objectifs communs est encouragée.
#5. Théorie des contraintes
La théorie des contraintes est utilisée lorsqu’une amélioration immédiate est nécessaire. Elle permet de cibler les goulets d’étranglement et d’y remédier rapidement.
#6. Kaizen
Cette méthode d’optimisation des processus est basée sur les pratiques Lean et Agile. Elle consiste à apporter de légères modifications à votre travail et à votre culture d’entreprise afin d’améliorer la qualité et la productivité.
#7. Kanban
Kanban est une technique visuelle qui aide à identifier les problèmes et à éliminer les blocages. Elle permet d’améliorer l’efficacité et de suivre l’avancement de vos projets.
#8. Juste à temps
Cette méthode est idéale pour les entreprises manufacturières qui souhaitent minimiser les coûts d’inventaire en produisant à la demande. Elle est souvent combinée avec la méthode Kanban pour des prévisions précises et éviter la surcharge de travail.
#9. Cartographie des processus
Cette technique de visualisation du flux de travail permet d’élaborer un plan d’optimisation des processus. Elle peut être utilisée pour créer des cartes pour des fonctions spécifiques ou des objectifs commerciaux.
#10. PDCA
Ce modèle signifie « Planifier, Faire, Vérifier, Agir ». Élement de la méthodologie Kaizen, elle aide les organisations à identifier les processus inefficaces.
Avantages de l’optimisation des processus
Agilité commerciale
L’optimisation des processus permet aux entreprises de mieux s’adapter aux exigences changeantes des clients. Elles peuvent répondre rapidement aux demandes et ajuster les projets en conséquence.
Visibilité améliorée des processus
L’OPO implique une visualisation de l’ensemble du flux de travail. Cela permet de surveiller les processus opérationnels et de mesurer l’efficacité de chaque étape.
Rentabilité 💰
L’optimisation des processus vise à éliminer les points de blocage et les inefficacités. Elle permet d’identifier et de supprimer les dépenses inutiles, réduisant ainsi les coûts globaux.
Productivité accrue
Pour rendre vos processus efficaces, l’OPO élimine les tâches répétitives et inutiles. Par conséquent, la productivité des employés augmente de manière significative.
Conformité et sécurité
La mise en œuvre de l’optimisation des processus signifie une organisation mieux réglementée et gérée, respectant les normes et les mesures de sécurité.
Satisfaction des clients et des employés
Tout processus amélioré bénéficie directement aux clients. Des clients satisfaits permettent d’avoir une entreprise florissante. Cela rend également votre équipe plus efficace en supprimant les tâches inutiles.
Défis de l’optimisation des processus
#1. Résistance des employés
La résistance des employés est un défi majeur pour l’OPO. La plupart des personnes sont réticentes aux changements. Il est donc important de les sensibiliser aux avantages de l’amélioration afin d’éviter l’échec de l’initiative.
#2. Difficulté à définir des objectifs
Les dirigeants doivent établir des objectifs clairs. Sans cela, ils ne peuvent pas avoir une vision globale de l’entreprise. Les objectifs permettent de savoir où investir le temps et les ressources, et leur absence rend l’optimisation des processus plus complexe.
#3. Ajustement du temps ⏲️
Il est nécessaire de prévoir du temps pour mener à bien l’optimisation des processus. Certaines entreprises pensent que c’est impossible en raison de leurs activités quotidiennes. Il est souvent possible de rationaliser les flux de travail et de confier la mise en œuvre à une personne. Il est même possible d’embaucher un consultant externe.
#4. Introduction de nouvelles technologies
L’amélioration des processus implique souvent de remplacer les anciens systèmes par de nouvelles technologies. Cela représente un défi pour de nombreuses entreprises. En plus des coûts, il faut familiariser le personnel avec les nouvelles technologies.
Ressources pédagogiques
Fondamentaux de l’optimisation des processus : Udemy
Ce cours vous enseigne le cadre et les étapes nécessaires à l’OPO. Il aborde également l’alignement des processus sur les objectifs et la recherche de solutions d’amélioration concrètes.
Vous y apprendrez aussi à utiliser différents outils pour créer de nouveaux processus et à mesurer vos progrès.
Optimisation efficace des processus : Udemy
Ce cours vous présente l’impact de l’amélioration des processus afin que vous puissiez repenser les procédures de votre entreprise.
Il vous apprend à développer un modèle OPO, à l’appliquer à votre projet et à mesurer les progrès. Il comprend 2,5 heures de vidéos à la demande et un certificat à la fin de la formation.
Amélioration des processus métier
Ce livre explique comment appliquer les techniques d’amélioration de la qualité dans le secteur des services.
Il aborde tous les aspects nécessaires pour démarrer l’OPO. Vous apprendrez également à former des équipes, à simplifier les processus, à réduire les délais et à suivre les progrès.
Boîte à outils pour l’amélioration des processus
Ce livre vous donnera un aperçu pratique du développement d’un système OPO cohérent.
Il traite le modèle OPO à travers la mesure des performances et vous présente les outils adaptés. De plus, il vous montre comment utiliser ces outils et vous propose des modèles de mise en œuvre.
Conclusion
Sans amélioration des processus, il est difficile de rester compétitif. Elle permet d’identifier vos faiblesses et vos inefficacités afin de les corriger.
Nous avons abordé ici le monde de l’optimisation des processus ainsi que des cours et des livres utiles pour se former. Une fois que vous avez suffisamment de connaissances, commencez à apporter les améliorations nécessaires pour faire progresser votre entreprise.
Vous pouvez également vous renseigner sur les logiciels de gestion des processus.