L’établissement d’une vision claire de ce que représente le succès d’un projet, actuel et futur, devrait être le but ultime de chaque initiative.
Une délimitation précise du périmètre du projet est un élément essentiel pour y parvenir. Cependant, cette étape n’est pas à prendre à la légère.
Le périmètre d’un projet ne se limite pas à une simple description des objectifs, des étapes clés, une liste de livrables, des tâches obligatoires, des coûts détaillés, des ressources nécessaires ou des échéances à respecter.
Il précise souvent ce que le projet ne produira pas. Cela peut paraître paradoxal, car en théorie, un projet ne devrait générer que les résultats prévus. Néanmoins, certaines personnes préfèrent souligner cet aspect par mesure de précaution.
Ce document sert de référence et d’accord entre toutes les parties prenantes, qui doivent s’y référer tout au long du projet. Voyons ensemble comment élaborer ce type de document.
Élaboration du périmètre du projet
Avant toute chose, il est indispensable d’adopter une approche méthodique pour générer un ensemble d’idées et de contenus qui constitueront le périmètre potentiel du futur projet. Diverses techniques peuvent être utilisées à cette fin, en voici quelques exemples:
#1. Remue-méninges
Cette méthode est si ancienne qu’elle est universellement connue, mais une séance de remue-méninges bien menée reste toujours aussi surprenante qu’il y a 20 ans.
Le principe consiste à réunir un groupe de parties prenantes pour générer le plus d’idées possible. Ensuite, on les examine à nouveau, on affine ce qui est nécessaire, on hiérarchise les résultats et enfin, on convient de l’ensemble final d’énoncés qui définissent les exigences du projet.
Le rôle du modérateur est crucial pour le succès de la séance, car il doit veiller à ce que la discussion progresse et reste ciblée, tout en préservant la liberté d’expression et de génération d’idées.
Il est également possible d’organiser des groupes de discussion et d’appliquer le même principe, mais avec plusieurs groupes de parties prenantes. Cette approche peut être pertinente si les parties prenantes ont des domaines d’expertise distincts.
#2. Entretiens individuels
Une autre approche consiste à mener des entretiens individuels avec les parties prenantes, les unes après les autres. Cela peut réduire le chaos, mais exige également un haut niveau de compétence de la part de l’intervieweur.
#3. Sondages
Une méthode moins efficace, mais possible, consiste à réaliser des sondages détaillés avec des options de réponses prédéfinies. Cela peut limiter l’expression authentique des parties prenantes. Cependant, si vous maîtrisez les options mieux qu’elles, cette approche peut s’avérer pertinente.
#4. Analyse comparative
Il est possible de rechercher et de collecter les résultats de projets similaires à celui que vous vous apprêtez à lancer. L’analyse des meilleures pratiques et des difficultés potentielles peut simplifier l’ensemble du processus. Cette approche n’implique pas de démarches révolutionnaires, mais si tel est votre objectif, elle peut être adaptée.
#5. Prototypage
Il s’agit d’une méthode très intéressante, mais sous-utilisée. Elle consiste à créer une maquette du projet final afin d’identifier les exigences et les problèmes potentiels à partir de ce prototype (déjà fonctionnel). Cela permet d’obtenir une vision concrète du projet avant même son lancement.
#6. Structure de répartition du travail (SRT)
La SRT est une technique traditionnelle permettant de structurer les futures tâches du projet. L’inconvénient est qu’elle nécessite de connaître et d’anticiper toutes les tâches nécessaires dès le début du projet.
En pratique, c’est rarement le cas, et la SRT est souvent mise à jour, modifiée ou remaniée en cours de projet, ce qui la rend moins efficace. Néanmoins, elle reste une approche valable pour définir le périmètre du projet en recensant toutes les tâches attendues.
Pourquoi le périmètre du projet est-il important ?
Le périmètre du projet définit ses limites et fixe les attentes quant à ses résultats. Voici quelques raisons plus spécifiques qui soulignent son importance :
#1. Clarté
Il est essentiel d’avoir une idée précise du livrable final. Sans cette vision, il est difficile de définir clairement ce que le projet doit produire.
#2. Définition des attentes
Le périmètre du projet définit les attentes de l’équipe, des parties prenantes et des utilisateurs. Cela élimine ou (du moins) minimise les conflits ou les malentendus futurs. Il définit la marche à suivre en cas de situation imprévue (que personne n’anticipe, mais qui arrive inévitablement).
#3. Ligne directrice
Un périmètre de projet bien défini oriente les prises de décision. L’objectif est que chaque décision soit alignée sur les objectifs du projet.
Ces lignes directrices aident également le projet à respecter les limites initiales et à éviter les dérapages.
#4. Gestion des ressources
Le périmètre du projet facilite la gestion des ressources en identifiant les tâches et les livrables nécessaires à sa réalisation. Cela permet d’assurer une allocation appropriée des ressources.
Composantes du périmètre du projet
Maintenant que nous avons vu comment élaborer le périmètre d’un projet et pourquoi il est important, il est essentiel de comprendre les éléments qu’il doit contenir.
- Ils décrivent les buts et les finalités générales du projet, ainsi que ce qu’il doit accomplir précisément.
- Il s’agit d’une liste des documents, services ou produits complets qui constituent le résultat attendu du projet.
- Bien que le calendrier du projet couvre une période spécifique, il comporte des moments clés ou des points de contrôle qui indiquent la progression du projet. Leur définition précise permet de s’assurer que si les jalons sont atteints, le projet est sur la bonne voie.
- Il s’agit d’une définition explicite de ce qui est inclus dans le périmètre et de ce qui en est exclu. Il est pertinent d’indiquer les éléments non visés, en particulier ceux que certaines parties prenantes pourraient supposer inclus.
- Il faut documenter toutes les hypothèses formulées concernant le projet. Celles-ci peuvent concerner les délais, les jalons, les prévisions budgétaires ou l’allocation de ressources. Elles peuvent également porter sur le contenu des livrables spécifiques.
- Toute contrainte susceptible d’affecter l’avancement du projet doit être mentionnée.
- Il est important d’identifier les risques potentiels qui pourraient compromettre le projet ou avoir un impact important en cas de problème. Il est encore plus important de définir des stratégies pour les atténuer.
- Cette section permet d’identifier toutes les principales parties prenantes impliquées dans le projet, ainsi que leurs rôles et responsabilités.
- Cette section essentielle définit avec précision le moment où un livrable est considéré comme réussi ou terminé. Quels sont les critères à remplir pour considérer le projet comme terminé ?
Modèle pour la création du périmètre du projet
La combinaison de tous ces éléments constitue un modèle pour définir avec succès le périmètre d’un projet, tout au long de son cycle de vie. Voici une approche étape par étape pour créer un énoncé de périmètre pour un projet de développement de logiciel, d’application ou de site web :
➡️ Définir les objectifs du projet en utilisant l’une des techniques d’élaboration décrites précédemment. Commencez par définir les objectifs généraux, puis convertissez-les en exigences spécifiques. Cela doit inclure une définition du résultat final attendu du logiciel ou du site web.
➡️ Identifier les livrables du projet, tels que les produits, les documents, les services ou toute activité importante qui servira de critère de réussite. Cela peut inclure une liste de toutes les caractéristiques et fonctionnalités du logiciel ou du site web.
➡️ Définir les limites du projet, en précisant ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas. Une description claire des limites et des exclusions est essentielle.
➡️ Identifier les hypothèses du projet qui sont valables, par exemple concernant les ressources, les délais ou les budgets.
➡️ Définir les contraintes du projet qui peuvent avoir un impact sur son déroulement. Cela peut recouvrir des domaines similaires à ceux de la section sur les hypothèses, mais cette fois sous l’angle des limitations (par exemple, ce qui se passerait si tel ou tel événement survenait au lieu de ce qui avait été convenu).
➡️ Identifier les risques du projet et les stratégies pour les surmonter. Les risques ne sont pas encore des problèmes avérés, il est donc préférable de les traiter avant qu’ils ne le deviennent.
➡️ Répertorier les parties prenantes impliquées dans le projet, en précisant leurs rôles et responsabilités.
➡️ Définir les critères d’acceptation du projet qui doivent être respectés pour qu’il soit considéré comme terminé et réussi. Il s’agit essentiellement d’une description complète de ce que représente un résultat réussi pour le projet.
Meilleures pratiques pour définir le périmètre du projet
Tout en suivant ce modèle et en construisant le périmètre parfait pour votre prochain projet, il est toujours bon de tenir compte des expériences passées.
De nombreux projets ont déjà été menés à bien, et l’on pourrait penser que ce sujet a été largement exploré et que chaque nouvelle définition de projet devrait donc être une réussite.
Cependant, la réalité est souvent différente. De nombreux projets échouent encore aujourd’hui. Il peut y avoir plusieurs raisons à cela, mais l’une d’elles est certainement la mauvaise définition du périmètre du projet. Voici donc quelques bonnes pratiques pour définir un périmètre de projet fiable.
#1. Impliquer les parties prenantes
Impliquez toutes les parties prenantes le plus tôt possible et autant que possible. Moins il y a d’hypothèses et plus il y a de faits concrets, mieux c’est pour le projet. Ignorer les idées et les souhaits des principales parties prenantes peut entraîner des problèmes importants pendant le déroulement du projet.
La plupart de ces problèmes apparaîtront lors de la phase des critères d’acceptation du projet, qui est le pire moment pour les résoudre en respectant les délais initiaux.
#2. Respecter les modèles et les processus
Plus les processus sont faibles, plus le chaos et l’imprévisibilité sont acceptés. Les processus structureront le projet, et les modèles définiront implicitement les attentes en termes de forme, ce qui augmentera les chances que les livrables soient acceptés plus rapidement.
#3. Être spécifique et mesurable
Utilisez un langage connu et familier à toutes les parties prenantes. Communiquez avec des faits précis, et non avec des émotions ou des déclarations vagues. Évitez de formuler des déclarations qui pourraient servir d’échappatoire en cas de problème. Une formulation ouverte, honnête et mesurable pour toutes les parties est la meilleure garantie de bonnes relations.
#4. Approche collaborative
Adoptez une approche collaborative chaque fois qu’une décision est nécessaire. Impliquez le plus grand nombre possible de parties et de parties prenantes, ne serait-ce que pour recueillir leurs points de vue. Vous pourrez ensuite en tenir compte lors de la formulation des conclusions. Les points de vue de chacun sont importants d’une manière ou d’une autre. Cherchez donc à comprendre avant d’être compris.
#5. Revoir et mettre à jour régulièrement
Effectuez les révisions et les mises à jour du périmètre le plus tôt possible dans le calendrier du projet. Plus ces changements interviendront tard, plus il sera difficile de résoudre leurs implications. Attendre qu’un problème potentiel se résolve de lui-même n’a jamais été une bonne stratégie, il faut donc faire le contraire dans toutes les situations applicables.
Avantages d’un périmètre de projet bien défini
Vous avez suivi tous les bons conseils ci-dessus, créé un modèle et des processus solides, impliqué toutes les parties prenantes et défini un périmètre de projet précis. Si vous vous demandez maintenant quels seront les bénéfices de tous ces efforts, voici quelques avantages concrets que vous constaterez tôt ou tard.
Tout d’abord, vous pouvez vous attendre à des améliorations significatives dans la planification du projet. Puisque vous avez déjà investi beaucoup de temps dans la planification (par exemple, avec la définition de la SRT), vous êtes mieux préparé pour toutes les activités de planification au cours du projet.
Vous constaterez peut-être également une meilleure communication entre l’ensemble des intervenants, et pas seulement au sein de votre équipe interne. Tout le monde est sur la même longueur d’onde et a des objectifs clairs en tête, qui sont les mêmes pour tous. Si les gens décrivent le succès avec les mêmes mots, cela signifie que vous êtes synchronisé.
La réduction des risques imprévus est un autre effet secondaire important d’un bon périmètre de projet. Plus vous consacrez d’efforts à la définition des risques et à leur atténuation, moins il est probable qu’un autre scénario de risque inattendu se produise. Vous êtes également mieux placé pour apporter des modifications dynamiques au plan du projet si la situation l’exige.
Ensuite, il y a l’amélioration de la gestion des ressources. Un bon plan se traduit par l’affectation optimale des bonnes personnes aux bonnes phases du projet. Ce n’est pas de la magie, mais le résultat naturel d’une bonne planification de projet.
Un autre effet secondaire direct est la satisfaction des parties prenantes. Les personnes apprécieront de travailler sur le projet et y investiront probablement plus de temps créatif, car elles auront le sentiment de faire ce qu’il faut. Cela aura beaucoup de sens. À l’inverse, une mauvaise définition du périmètre du projet conduit souvent à l’opinion que rien n’a d’importance puisque, de toute façon, cela ne fonctionne pas correctement.
Enfin, les résultats de votre projet gagneront en qualité. Les résultats sont le fruit direct des activités menées pendant la durée du projet. Si les activités sont bien planifiées et décrites, il est fort probable que les résultats suivront l’exemple.
Conclusion
Voilà. Un plan concret sur la façon d’aborder la création d’un périmètre de projet. Évidemment, ce n’est pas tout ce dont vous aurez besoin pour réussir dans cette tâche, mais nous espérons que cela vous apportera des conseils précieux qui vous montreront la voie à suivre.
Ensuite, consultez les meilleurs modèles de charte de projet pour démarrer votre projet en douceur.