Quelle est la différence entre les fichiers PST et OST d'Outlook?
Microsoft Outlook utilise des fichiers PST et OST pour enregistrer vos courriels, tâches et rendez-vous. Bien que ces deux types de fichiers aient la même fonction de base, il existe des différences importantes à prendre en compte, surtout si vous envisagez de sauvegarder, restaurer ou déplacer vos données.
Comprendre la différence entre PST et OST
Pour bien saisir la distinction entre les fichiers PST et OST, il est nécessaire de revenir un peu sur l'évolution technologique, et plus précisément sur les différences entre les protocoles de messagerie POP et IMAP. Voici un bref récapitulatif.
Qu'est-ce que le protocole POP ?
Le protocole POP (Post Office Protocol) était le protocole de messagerie traditionnel utilisé au début de l'internet. La version la plus courante aujourd'hui est la version 3 (POP3).
Le protocole POP téléchargeait l'ensemble de vos courriels vers votre client de messagerie, puis, par défaut, les supprimait du serveur. Cela impliquait qu'une seule copie de vos courriels était disponible, directement sur votre ordinateur. Il était toutefois possible de configurer le protocole POP pour conserver une copie des courriels sur le serveur.
Toutefois, à cette époque, les utilisateurs consultaient généralement leurs courriels depuis un seul ordinateur. Il n'était donc pas jugé indispensable de conserver une deuxième copie sur le serveur.
Avec le protocole POP, toute modification apportée à votre client de messagerie n'était pas répercutée sur le serveur. Par exemple, si vous supprimiez un courriel dans votre client, cette action n'avait aucun effet sur le serveur, et inversement.
Qu'est-ce que le protocole IMAP ?
Le protocole IMAP (Internet Messaging Access Protocol) est un protocole plus moderne qui télécharge une copie de vos courriels du serveur vers votre client de messagerie. Contrairement à POP, toutes les modifications que vous effectuez dans votre client de messagerie sont synchronisées avec le serveur. Si vous supprimez un courriel sur votre ordinateur, il sera également supprimé sur le serveur, et inversement.
Le protocole IMAP est beaucoup plus adapté à notre façon moderne d'utiliser la messagerie électronique. Nous accédons souvent à notre compte de messagerie à partir de plusieurs appareils. De plus, la plupart des gens disposent de connexions internet haut débit ou fibre « toujours actives » et de données mobiles. Tout ce que vous faites avec vos courriels est synchronisé si vous utilisez le protocole IMAP.
Par exemple, si vous envoyez un courriel depuis votre téléphone, vous pourrez consulter le dossier « Envoyés » de votre tablette, et le courriel que vous avez envoyé s'y trouvera également. C'est la raison pour laquelle nous recommandons l'utilisation du protocole IMAP, sauf si vous avez une raison spécifique d'utiliser POP3.
Il est également important de noter que Microsoft utilise l'API de messagerie (MAPI) plutôt qu'IMAP pour ses comptes de messagerie. Bien qu'ils diffèrent, MAPI et IMAP synchronisent tous deux vos courriels entre le client et le serveur de messagerie.
Fichiers PST et OST : le rôle de chaque format
Si vous utilisez un compte POP, Outlook enregistre tous vos courriels et rendez-vous dans un fichier de table de stockage personnel (extension .pst). Un fichier PST peut être importé dans Outlook. Cela en fait une solution idéale pour transférer vos courriels vers un nouvel ordinateur ou pour créer une sauvegarde que vous pourrez utiliser si votre ordinateur tombe en panne ou devient inutilisable.
Jusqu'à Microsoft Outlook 2013, les fichiers PST étaient également utilisés pour les comptes IMAP ou MAPI. Toutefois, depuis Outlook 2016, le client enregistre tous vos courriels et rendez-vous des comptes IMAP et MAPI dans un fichier de table de stockage hors ligne (extension .ost).
Les fichiers OST se synchronisent automatiquement avec le serveur de messagerie, à condition que vous disposiez d'une connexion internet. Contrairement aux fichiers PST, il n'est pas possible d'importer un fichier OST dans Outlook. Cela n'est de toute façon pas nécessaire car le fichier est une copie locale du serveur.
Si vous configurez Outlook sur un nouvel ordinateur et que vous vous connectez à votre compte de messagerie via IMAP ou MAPI, tous vos courriels seront récupérés automatiquement depuis le serveur.
La différence essentielle entre les fichiers PST et OST réside dans le fait que le contenu d'un fichier PST n'est accessible que depuis ce fichier. Le contenu d'un fichier OST est également disponible sur le serveur de messagerie et sur tout autre appareil que vous utilisez pour accéder à votre compte.
Quand devez-vous vous en soucier ?
Dans la plupart des cas, vous n'aurez pas à vous préoccuper des fichiers PST et OST. Il est rare que vous les voyiez ou que vous y accédiez directement, à moins de chercher spécifiquement à les localiser.
Ils deviennent importants lorsque vous devez déplacer vos données vers un nouvel ordinateur ou que vous souhaitez archiver vos courriels. Si vous utilisez un compte de messagerie POP3, il sera nécessaire de copier le fichier PST sur votre nouvel ordinateur, puis de l'importer dans Outlook, faute de quoi vous perdrez tous vos courriels.
Si vous utilisez IMAP ou MAPI, il vous suffit de vérifier la taille de votre boîte aux lettres sur le serveur de messagerie. Si vous atteignez la limite maximale et que vous souhaitez conserver tous vos courriels, vous devrez en exporter une partie dans un fichier PST, puis les supprimer du serveur.
Vous pourrez alors toujours consulter ces courriels en important le fichier PST dans Outlook, mais ils ne seront plus disponibles sur le serveur de messagerie.