Introduction
Google Sheets est devenu un outil essentiel pour quiconque recherche une alternative gratuite et fonctionnelle à Microsoft Excel. Que vous soyez étudiant gérant des données ou professionnel ayant besoin d’une solution collaborative, Google Sheets offre les outils indispensables pour structurer vos données avec efficacité. Les nouvelles fonctionnalités, comme la création de tableaux, introduisent une flexibilité accrue et des options de personnalisation qui simplifient la manipulation des informations. Cet article vous guidera à travers les différentes méthodes pour créer et personnaliser des tableaux dans Google Sheets, notamment la définition des types de données, le filtrage, le tri des informations, ainsi que l’utilisation de formules exploitant vos nouvelles colonnes. Profitez de ce guide détaillé pour maîtriser ces fonctions et optimiser l’utilisation de Google Sheets dans vos projets.
Points Clés
- Google Sheets permet de personnaliser les noms de tableaux et d’ajouter des couleurs alternées aux lignes pour améliorer la lisibilité.
- Vous pouvez définir des types de données pour les colonnes afin de filtrer et trier les informations plus rapidement.
Si vous n’avez pas d’abonnement Microsoft 365, il est probable que vous ayez déjà utilisé Google Sheets comme alternative à Excel. Bien que ces deux applications présentent des fonctionnalités similaires, Google Sheets manquait d’un élément crucial : la capacité de créer des tableaux. Heureusement, cette limitation est désormais résolue !
Comment Créer un Tableau sur Google Sheets
À l’instar de la capacité d’Excel à organiser et formater les données sous forme de tableaux, Google Sheets intègre une fonctionnalité similaire pour ce faire.
La création d’un tableau sur Google Sheets est remarquablement simple. Après avoir ouvert une nouvelle feuille de calcul dans Google Sheets, suivez ces étapes :
Une fois le tableau créé, vous pourriez avoir besoin d’ajouter des lignes ou des colonnes. Pour insérer une nouvelle colonne, positionnez votre curseur à la fin du tableau et cliquez sur le symbole plus (+) pour insérer une colonne à droite.
Pour ajouter une nouvelle ligne, positionnez votre curseur à la fin du tableau et cliquez sur le symbole plus (+) pour insérer une ligne en bas.
Pour insérer une ligne ou une colonne ailleurs, faites un clic droit à l’endroit désiré et choisissez « Insérer 1 ligne de tableau au-dessus » ou « Insérer 1 colonne de tableau à gauche » dans le menu contextuel.
Personnalisation des Tableaux
Par défaut, votre tableau est nommé « Tableau1 ». Vous pouvez changer ce nom en cliquant sur l’icône de flèche déroulante à côté du texte « Tableau1 » et en choisissant « Renommer le tableau » dans le menu. Saisissez ensuite le nom de votre choix.
Google Sheets offre des possibilités de personnalisation des couleurs de tableau assez limitées. Par défaut, vous pouvez uniquement modifier la couleur du nom du tableau et des en-têtes de colonnes.
Pour cela, cliquez sur l’icône de flèche déroulante à côté du nom du tableau, choisissez « Personnaliser les couleurs du tableau » et sélectionnez parmi les couleurs proposées sous « Couleurs de tableau ».
Pour un contrôle plus précis, cliquez sur le symbole plus (+) afin de créer une couleur personnalisée en entrant un code HEX, en utilisant le sélecteur de couleurs ou en modifiant les valeurs Rouge, Vert et Bleu (RVB). Une fois satisfait de l’apparence de votre tableau, validez en cliquant sur OK.
Toutefois, il existe une astuce simple pour ajouter plus de personnalisation à votre tableau : les couleurs de lignes alternées. Chaque ligne alternative est formatée avec des couleurs distinctes. Vous pouvez modifier ces couleurs en sélectionnant n’importe quelle cellule de votre tableau, en allant dans l’onglet « Format » et en choisissant « Couleurs alternées » dans le menu déroulant.
Un panneau s’affichera, vous permettant de personnaliser la couleur de l’en-tête et de choisir deux couleurs alternatives pour vos lignes. Pour un aspect plus uniforme, vous pouvez définir la Couleur 1 et la Couleur 2 avec le même format.
Bien que cela facilite la consultation d’un grand ensemble de données, ce n’est pas forcément adapté à tous les usages. Heureusement, vous pouvez facilement désactiver cette option en cliquant sur l’icône de flèche déroulante à côté du nom de votre tableau et en sélectionnant « Désactiver les couleurs alternées ».
Définir des Types de Données
En général, vos données comprennent divers types d’informations comme des noms complets, adresses e-mail, coordonnées, âges, sexes et dates de naissance.
Par exemple, lors de la gestion d’une base de données de candidatures universitaires, vous pourriez avoir des colonnes pour le nom de l’université, sa localisation, son classement international et le score SAT minimal. Vous pouvez également ajouter une case à cocher indiquant si une candidature a été soumise.
Ces types de données étant différents, Google Sheets permet de définir le type approprié pour chaque colonne, facilitant ainsi les calculs corrects et assurant la cohérence des données. Pour cela, cliquez sur l’icône de flèche déroulante à côté de l’en-tête de colonne. Passez ensuite votre curseur sur « Modifier le type de colonne » et choisissez parmi les options comme Nombre, Texte, Date, Liste déroulante, Case à cocher et Smartchips.
Filtrer et Trier les Données dans un Tableau
Il est fastidieux de parcourir manuellement un tableau de données volumineux pour trouver des informations spécifiques. Heureusement, Google Sheets permet de filtrer et trier rapidement les données pour trouver ce dont vous avez besoin.
En reprenant l’exemple précédent, imaginons que je souhaite trier le tableau par les scores SAT requis par chaque université, du plus bas au plus élevé. Il suffit de cliquer sur l’icône de flèche déroulante à côté de l’en-tête « Exigence SAT » et de sélectionner « Trier la colonne ». Pour trier les scores par ordre croissant, il faut cliquer sur « Trier A à Z ».
Vous pouvez également filtrer vos données par couleurs, conditions et valeurs. Par exemple, si je veux afficher uniquement les universités pour lesquelles je n’ai pas encore soumis de candidature, je filtrerais les données par valeurs. Pour cela, je cliquerais sur l’icône de flèche déroulante dans l’en-tête « Statut de la candidature » puis sur « Filtrer la colonne ».
Ensuite, je cliquerais sur le bouton à bascule devant « Filtrer par valeur » pour afficher la section, puis je décocherais « VRAI ». Enfin, je cliquerais sur OK. Cela masquera les lignes des universités dont la candidature a déjà été soumise.
Il est également possible d’appliquer un filtre pour afficher les universités qui requièrent un score SAT supérieur ou égal à 1300. Pour cela, je cliquerais sur l’icône de flèche sur l’en-tête « Score SAT » et sélectionne « Filtrer la colonne ». Cette fois, je cliquerais sur le bouton à bascule à côté de « Filtrer par condition ». En cliquant sur le texte d’espace réservé « Aucun », je pourrais ensuite faire défiler et choisir « Supérieur à » parmi les options disponibles. Enfin, je saisirais la valeur 1300 dans la case de texte en dessous et cliquerais sur OK.
Référencer les Colonnes dans les Formules
Lors de l’utilisation de formules dans des tableaux, vous pourriez avoir besoin de faire référence aux colonnes pour certains calculs. Pour cela, il suffit d’utiliser la lettre de la colonne. Par exemple, si j’ai un tableau listant tous les articles que j’ai écrits la semaine dernière, et que je souhaite calculer le nombre total de mots, je spécifierais les lignes de début et de fin comme suit :
=SOMME(B3:B7)
Sinon, je pourrais obtenir le même résultat en spécifiant le nom du tableau et l’en-tête de la colonne, comme suit :
=SOMME(Tableau1[Mots])
J’ai toujours préféré Google Sheets à Excel, et l’ajout de tableaux est une fonctionnalité supplémentaire qui a permis de réduire l’écart entre ces deux outils. Cela pourrait être l’une des nombreuses raisons pour lesquelles il est préférable d’abandonner Excel et d’utiliser Google Sheets de manière permanente !
Résumé
Dans cet article, nous avons exploré comment créer et personnaliser des tableaux sur Google Sheets, en abordant notamment la définition des types de données, le filtrage et le tri des informations. Les fonctionnalités améliorées de Google Sheets en matière de gestion des données, comme les tableaux, améliorent l’organisation et facilitent la recherche d’informations. En appliquant ces astuces, vous pourrez exploiter au maximum le potentiel de Google Sheets pour vos besoins professionnels ou académiques.