Les symboles d'organigramme les plus courants expliqués

Si les symboles des organigrammes vous semblent un peu obscurs, ce guide exhaustif vous transformera en expert de la création d'organigrammes en un temps record !

Vos équipes, qu'elles soient commerciales ou académiques, ont principalement recours aux organigrammes pour visualiser des procédures complexes, présentées de manière claire et accessible.

L'organigramme est un outil utilisé dans les environnements professionnels et éducatifs depuis 1921, date à laquelle Lillian Gilbreth et Frank Gilbreth ont introduit cette méthode de représentation visuelle des processus à l'American Society of Mechanical Engineers (ASME).

Cependant, un défi commun à tous les créateurs d'organigrammes réside dans l'utilisation des nombreux symboles disponibles. L'utilisation de symboles standardisés est essentielle pour produire des organigrammes de qualité professionnelle.

Cet article détaille la majorité des symboles d'organigrammes que vous rencontrerez dans vos divers projets de création de diagrammes et de visualisation de processus. Nous aborderons également les bases, telles que la définition et le mode de fonctionnement d'un organigramme. Alors, sans plus attendre, plongeons-nous dans le sujet !

Qu'est-ce qu'un organigramme ?

Un organigramme est une représentation graphique qui illustre un système, un flux de travail en entreprise, un algorithme informatique ou tout autre processus. Vous utilisez peut-être déjà les organigrammes pour diverses tâches, telles que la documentation, la planification de systèmes techniques ou non techniques, l'élaboration de plans d'étude, l'amélioration de processus existants, ou encore la communication d'idées.

C'est un outil très répandu pour expliquer des méthodes ou des parcours complexes à l'aide de graphiques simples à comprendre, accessibles à tous, experts ou non.

Les organigrammes utilisent principalement des ovales, des carrés, des losanges, des rectangles et d'autres formes pour identifier les différentes étapes d'un processus ou d'un flux de travail. En complément de ces symboles, des lignes de flux ou des flèches sont utilisées pour relier les symboles et indiquer la séquence ou le flux des opérations.

De même que les organigrammes utilisent de nombreux symboles et conventions pour la représentation des séquences, ils peuvent également varier en termes de conception, allant d'un organigramme complexe généré par ordinateur avec de multiples séquences à un simple organigramme manuscrit à une seule séquence.

Un fait intéressant concernant les organigrammes est qu'ils sont utilisés aussi bien dans des domaines techniques que non techniques. Un artiste visuel et un développeur de logiciels, par exemple, peuvent tous deux utiliser des organigrammes pour la planification de leurs projets.

Symboles d'organigramme courants

Début et Fin

Pour marquer le début et la fin d'un organigramme, le symbole de terminaison est indispensable. Il prend la forme d'une pilule ou d'un bouton ovale. On retrouve souvent les mots "Début" et "Fin" inscrits à l'intérieur de cette forme.

Cette forme signale également le résultat d'une séquence dans un organigramme. Dans le cas d'un organigramme complexe, il peut y avoir plusieurs symboles de début et de fin.

Entrée/Sortie

Le symbole d'entrée/sortie de données est représenté par un parallélogramme. Il est utilisé pour illustrer les données qui entrent et sortent du système.

Par exemple, l'achat d'un produit par un client constitue une donnée d'entrée, tandis que l'expédition de ce produit depuis l'entrepôt est une donnée de sortie. Dans certains cas, les termes "Oui/Non" ou "Vrai/Faux" peuvent être utilisés dans le cadre d'algorithmes informatiques.

Saisie manuelle

Si votre processus ou algorithme requiert la saisie de données par l'utilisateur pour la poursuite des opérations, le symbole de saisie manuelle doit être employé.

Un trapèze est généralement utilisé à cet effet. Ce symbole est pertinent dans les cas où les clients doivent saisir des identifiants de connexion ou des informations de paiement, par exemple.

Flèches

Les flèches, également appelées lignes de flux, relient toutes les étapes de votre organigramme : démarrage, action, entrée, sortie, saisie manuelle, décision, boucle, document, etc.

L'utilisation de lignes continues indique que les données circulent d'un symbole à l'autre. Les lignes pointillées signalent une voie alternative. Enfin, les lignes parallèles indiquent que les données circulent de manière synchrone entre différentes étapes.

Action/Processus

Un rectangle représente une action ou un processus dans un organigramme. Différentes couleurs peuvent être utilisées pour organiser les processus en sous-groupes.

Le symbole de processus indique toujours qu'une tâche spécifique sera réalisée à cette étape, après quoi la ligne de flux mènera au symbole suivant, marquant la progression de l'organigramme.

Décision

Le symbole de décision prend la forme d'un losange dans un organigramme. Le flux provenant de l'étape précédente entre dans une pointe du losange, tandis que trois autres flux partent des autres pointes vers divers processus. Cela signifie qu'un flux de processus différent sera activé en fonction de la décision prise.

Les décisions peuvent être de type "Oui/Non" ou "Vrai/Faux", notamment dans le cadre d'un algorithme. Dans la plupart des cas, des questions doivent être posées pour guider la prise de décision.

Document

Le symbole de document ressemble à un rectangle avec un bord ondulé sur un côté. Il s'agit d'un autre symbole d'E/S dans un organigramme. Dans les cartographies de processus, cette forme est utilisée pour indiquer l'entrée d'un document ou d'un rapport qui donnera une sortie spécifique.

Documents multiples

Ce symbole est similaire à celui du document, mais il représente une pile de documents, comme ceux que l'on trouverait dans un classeur.

Ce symbole est utilisé lorsque plusieurs documents sont nécessaires en entrée. Il peut également être employé lorsque un processus génère plusieurs documents.

Connecteur

Si votre organigramme est complexe et nécessite de connecter différentes séquences, le symbole de connecteur, un simple cercle, est indispensable. Il est également utilisé pour relier des symboles et des séquences sur la même page.

Pour connecter des symboles ou des séquences situés sur des pages différentes, un pentagone isocèle à angle droit est utilisé. Ce symbole est également appelé symbole de lien.

Préparation

Le symbole de préparation ou d'initialisation permet de distinguer les étapes qui exécutent le travail de celles qui préparent le travail à venir.

L'introduction d'une étape de configuration avant de poursuivre le flux de travail nécessite l'utilisation de ce symbole hexagonal. Par exemple, dans un projet DevOps, le nouveau package logiciel doit être déployé avant que la phase de test puisse débuter.

Fusionner

Le symbole de fusion sert à indiquer l'étape où la fusion de deux ou plusieurs listes ou processus a lieu. Ce symbole a la forme d'un triangle inversé ou d'un entonnoir, où plusieurs branches de flux de travail convergent en une seule.

Trier

Lorsqu'il est nécessaire de spécifier que des informations doivent être organisées selon un ordre spécifique et en fonction de critères prédéfinis, le symbole de tri, qui ressemble à un losange allongé, est utilisé.

Par exemple, il peut être employé pour trier les produits par couleur en fonction de la demande des clients avant de passer à l'étape de fabrication.

Sous-programme

Le symbole d'un processus ou d'un sous-programme prédéfini ressemble à un rectangle. Il est utilisé pour indiquer une procédure entièrement documentée dans un autre organigramme.

Même si le sous-processus est connu des membres de l'équipe, ce symbole ne doit être utilisé que si le processus est défini ailleurs.

Boucles

Il existe deux types de symboles de boucle : la boucle manuelle (de forme rectangulaire) et la limite de boucle (de forme semblable à une maison). La première indique une séquence de commande qui sera répétée jusqu'à son arrêt manuel, tandis que la seconde indique l'endroit où une boucle doit s'arrêter.

Retard

Vous pouvez insérer un ou plusieurs symboles de retard si vous prévoyez un délai dans votre flux de processus. Le symbole de retard est un symbole semi-ovale. Un délai entre deux actions ou symboles signifie que certaines tâches doivent être terminées pendant cette période avant que l'organigramme puisse progresser.

Stockages

Dans les organigrammes, deux symboles sont liés au stockage. Le symbole de stockage de données, qui ressemble à un cylindre coupé en deux, indique une étape où des données sont stockées.

Toutefois, le symbole de stockage interne ressemble à un carré et est principalement utilisé dans les organigrammes de développement logiciel. Il indique que les données sont stockées en mémoire lors de la programmation.

Base de données

Ce symbole a la forme d'un disque magnétique, mondialement reconnu comme le symbole d'une base de données. Il est utilisé pour indiquer des données stockées dans un périphérique de stockage qui prend en charge la recherche, le tri et le filtrage par les utilisateurs.

Maintenant que vous connaissez les symboles courants des organigrammes, voyons comment fonctionne ce type de représentation visuelle.

Comment fonctionne un organigramme ?

Un organigramme fonctionne en visualisant n'importe quel processus sur un plan bidimensionnel, que ce soit sur papier ou sous forme numérique. Le graphique débute généralement avec un symbole de démarrage.

Ensuite, différents symboles sont ajoutés en fonction de votre processus, reliés par des lignes de flux, pour finalement aboutir à une décision ou au symbole de fin du processus.

Si l'organigramme décrit un processus unique, on parle alors d'organigramme simple. Toutefois, la plupart des organigrammes utilisés en entreprise sont complexes, avec de nombreuses séquences interconnectées avant d'atteindre la décision finale.

Cette explication du fonctionnement d'un organigramme est simplifiée. Il existe des concepts et une logique plus élaborés. Par exemple, si le type d'organigramme change, les conventions de dessin et la manière de le lire évoluent également.

Pour mieux comprendre, voici une liste des types d'organigrammes les plus courants :

• Organigramme de création, d'approbation, de traitement et d'archivage de documents
• Organigramme de flux de données ou de traitement
• Organigramme de système
• Organigramme de programme
• Organigramme de prise de décision ou de justification
• Organigramme logique pour la gestion des risques
• Organigramme de développement de produits
• Organigramme des résultats du processus

Prenons l'exemple d'un organigramme de document. Il fonctionne en visualisant les différents contrôles effectués dans un flux de travail de traitement de documents, à l'aide de symboles tels que Début, Entrée, Sortie, Saisie manuelle, Actions, Préparation, Fusion, Assemblage, Boucles, Délai, Stockage et Fin.

Le diagramme final doit être dessiné de gauche à droite, et le public doit également le lire dans ce sens.

Par ailleurs, un organigramme facilite les opérations suivantes lors de sa création, en respectant les conventions standard:

#1. Identification des tâches

Avant de commencer à créer un organigramme, il est nécessaire d'identifier toutes les tâches et de les noter. Ainsi, en plus de visualiser un processus d'une idée technique ou non technique, vous obtenez une planification approximative de votre projet.

#2. Organisation des éléments du processus

L'organigramme permet d'organiser tous les matériaux et ressources que votre équipe utilisera une fois le projet lancé.

#3. Compilation d'informations

Il vous aide également à rassembler toutes les données nécessaires pour représenter le processus dans un outil de création d'organigrammes.

#4. Examen du flux de processus

Il permet, à vous, à votre équipe et aux parties prenantes de l'entreprise, d'examiner ensemble toutes les étapes, contrôles, flux, séquences, etc., avant de dessiner la première ébauche.

#5. Traduction des tâches en formes

L'organigramme consiste essentiellement à traduire les étapes du processus en représentations visuelles. Des formes appropriées sont utilisées pour décrire des étapes telles que l'achat d'un produit par un client, la génération de commandes, la saisie de commandes, l'examen des commandes, la vérification des stocks, etc.

#6. Improvisation

Après la première ébauche, votre équipe peut se réunir pour améliorer l'organigramme. C'est lors de cette phase que vous identifierez les goulots d'étranglement potentiels du projet.

#sept. Communication

Enfin, il permet de communiquer votre plan de manière concise et visuelle à votre public.

La création d'un organigramme à la main est une tâche laborieuse qui risque de retarder votre projet. Il est donc préférable d'utiliser les outils en ligne disponibles, dont la plupart proposent tous les symboles nécessaires à la création d'organigrammes.

Applications web pour la création d'organigrammes

Miró

Miro est un outil de création d'organigrammes qui allie rapidité et simplicité. Que vous souhaitiez créer un organigramme pour les routines quotidiennes d'un projet ou pour tout autre usage, la plateforme propose des modèles pour tous les cas de figure.

Grâce à son ensemble d'icônes, ses dépendances codées par couleur et ses fonctionnalités d'intégration de liens, vous pouvez créer des diagrammes de qualité professionnelle.

Creately

Creately est une solution fiable pour visualiser les processus et les flux de travail. Il offre des fonctionnalités telles que le dessin automatique et une interface de glisser-déposer pour la création rapide d'organigrammes.

Vous pouvez choisir parmi plus de 1000 modèles personnalisés pour démarrer votre projet. De plus, il propose des fonctionnalités de visioconférence et de suivi de la souris en direct pour une collaboration en temps réel.

Lucidchart

Lucidchart vous aide à créer des organigrammes grâce à de nombreuses fonctionnalités, telles que les formes personnalisées et l'importation de données. En plus d'une interface conviviale, il propose une bibliothèque de formes d'organigrammes dynamique, avec tous les symboles et conteneurs de couloir nécessaires.

De plus, les utilisateurs peuvent accéder à des fonctionnalités avancées, telles que le formatage conditionnel, les boutons d'action, la liaison de données et les liens externes.

Conclusion

L'utilisation correcte des symboles dans un organigramme témoigne de votre maîtrise du concept. Si les symboles ne sont pas utilisés correctement, les parties prenantes, les clients ou le public risquent de ne pas apprécier l'organigramme du processus.

Vous disposez maintenant d'une liste complète des symboles d'organigramme que vous devrez utiliser à l'avenir lors de la création d'organigrammes. Cet article a également expliqué le fonctionnement d'un organigramme afin que vous puissiez élaborer des organigrammes d'aspect professionnel que votre public appréciera.

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