L’organisation d’une réunion avec un horaire qui convient à tous peut s’avérer un défi de taille. Heureusement, divers outils de planification de réunions sont disponibles pour simplifier cette tâche, vous permettant de trouver des créneaux communs ou de partager votre disponibilité sans stress inutile. Que vous soyez un professionnel gérant des réunions d’équipe ou un particulier organisant des événements sociaux, ces outils vous aideront à optimiser votre temps et à simplifier la planification. Dans cet article, nous examinerons six des meilleurs outils de planification de réunions, en détaillant leurs fonctionnalités principales et leurs avantages. Des solutions gratuites aux options premium, vous êtes sûr de trouver l’outil idéal répondant à vos besoins spécifiques.
1 Doodle
Doodle propose des options gratuites et payantes pour faciliter l’organisation des réunions, se positionnant comme l’une des meilleures options pour une utilisation personnelle et professionnelle. Cet outil se distingue par ses fonctionnalités pratiques et sa facilité d’utilisation, notamment :
- Détection automatique des fuseaux horaires.
- Synchronisation avec Google, Office 365 et Apple iCloud.
- Envoi de propositions de créneaux de réunion pour vote.
- Affichage automatique du meilleur moment pour la réunion en fonction des disponibilités de chacun.
Pour créer un sondage Doodle gratuit, suivez ces étapes :
Si vous créez un compte, vous pouvez souscrire à un abonnement Doodle proposant trois formules de paiement : Gratuite, Pro et Équipe. Avec Doodle, vous pouvez simplifier le processus de planification et identifier facilement un créneau de réunion approprié.
2 Google Calendar
Google Calendar se distingue en tant qu’application de planification de premier plan grâce à son interface intuitive et à ses fonctionnalités personnalisables. En tant que composant d’une suite d’outils plus vaste, Google Calendar s’intègre de manière transparente avec d’autres applications Google comme Gmail, offrant une grande souplesse fonctionnelle. Il permet de créer des calendriers partagés, de suivre les disponibilités de chacun, de gérer les absences et de coordonner efficacement les délais.
Pour planifier une réunion, vous devez créer un calendrier de groupe sur le site ou l’application. Voici comment procéder :
Pour une application de réunion simple d’utilisation et polyvalente, Google Calendar est un excellent choix. Si vous avez de nombreuses réunions à planifier, pensez à ces conseils supplémentaires pour maintenir votre Google Calendar organisé.
3 Calendly
Calendly est une autre excellente option avec des formules gratuites et payantes. Lors de la configuration de votre planning, Calendly vous demandera vos préférences de créneaux horaires, qu’il utilisera pour déterminer votre disponibilité. Le destinataire choisira un créneau de réunion par e-mail, et une fois confirmé, il sera automatiquement ajouté à votre calendrier.
Parmi les autres fonctionnalités remarquables de Calendly, on peut citer :
- Intégration avec Google, Outlook, Microsoft Office et iCloud.
- Marges entre les réunions pour tenir compte des éventuels dépassements.
- Ajustements automatiques des différences de fuseaux horaires pour déterminer la disponibilité.
- Planification de réunions individuelles.
- Suivi des taux de non-présentation pour chaque réunion.
Calendly propose une solution de planification polyvalente avec des fonctionnalités conçues pour simplifier le processus et accroître la productivité.
4 StrawPoll
StrawPoll est un outil sans inscription pour créer divers sondages, mais ses créateurs mettent en avant sa capacité à planifier des réunions rapidement et efficacement. StrawPoll est particulièrement apprécié en tant qu’outil de planification de réunion en ligne rapide, surtout lors de l’organisation avec de nombreuses personnes.
Avec StrawPoll, vous pouvez :
- Définir une date de fin et désigner qui peut modifier les votes après l’envoi du sondage, si nécessaire.
- Sélectionner rapidement plusieurs créneaux horaires d’un simple clic, ce qui fait gagner du temps lors du processus de planification.
- Accéder à des démonstrations vidéo pour comprendre le fonctionnement du site et expérimenter le vote en direct avant de créer votre propre sondage. Par exemple, vous pouvez consulter une démonstration de StrawPoll où le personnel sélectionne une date de fête.
- Visualiser vos résultats finaux dans un tableau clair et facile à lire.
Pour commencer, sélectionnez simplement « Créer un Sondage » sur StrawPoll et ajoutez les détails de la réunion ; votre sondage est alors complet. Dans les paramètres avancés, vous pouvez également rendre le sondage privé avec un lien direct, autoriser les réponses « si nécessaire » et cacher les participants les uns des autres.
5 Rally
Rally offre une excellente plateforme à utiliser sur votre téléphone, que vous soyez l’organisateur ou le participant. Cet outil de planification gratuit, open-source et sans publicité ne nécessite aucune inscription et peut fonctionner sur votre serveur pour plus de confidentialité.
Pour commencer, il vous suffit de saisir les informations de la réunion telles que le nom, le lieu, la description et la date. Ajoutez des créneaux horaires (idéal pour la vue semaine) ou laissez-les en journée complète (idéal pour la vue mois), fournissez votre nom et votre adresse e-mail pour recevoir vos identifiants d’administrateur, puis partagez le lien avec d’autres. Rally permet également à l’organisateur du sondage de mettre à jour les détails ou les options si nécessaire, permettant de revoter sans avoir besoin d’un nouveau lien.
En tant que participant, vous verrez trois options de réponse pour les horaires de réunion : Oui (vert), Si Nécessaire (jaune) et Non (gris). Une fois que tout le monde a répondu, les résultats apparaissent dans un tableau simple. Les participants peuvent également laisser des commentaires et ajouter leur nom pour l’identification, sans aucune inscription nécessaire. Pour voir les résultats, vous pouvez exporter toutes les données sous forme de fichier CSV, facilitant l’analyse des réponses dans un tableur.
6 ZCal
La mission de ZCal semble être de concurrencer Calendly en offrant les fonctionnalités les plus importantes de ce dernier gratuitement. Les créateurs ont également affirmé qu’il restera entièrement gratuit et sans publicité.
ZCal fonctionne aussi bien avec les calendriers Google que Microsoft. Lorsque vous créez une invitation ZCal, vous pouvez ajouter un nom, un lieu (ou un lien de visioconférence), une description, une photo de couverture, et plus encore.
Les fonctionnalités supplémentaires de ZCal incluent :
- La possibilité de créer différents types de réunions : planification individuelle, groupes, rotations, sondages de réunion, et plus encore.
- Personnalisation si vous vous inscrivez et créez un profil. Cela inclut la création d’une biographie et l’ajout de liens vers vos comptes LinkedIn et Twitter.
- Vous pouvez enregistrer une vidéo de bienvenue sur ZCal pour encourager les participants à rejoindre la réunion.
Lorsque vous choisissez une plateforme, pensez aux préférences de vos interlocuteurs ; certains peuvent éviter les sondages nécessitant une inscription, tandis que d’autres peuvent apprécier les fonctionnalités flexibles. En gardant cela à l’esprit, vous constaterez que ces outils de planification facilitent grandement l’organisation de vos réunions.