Lequel devriez-vous utiliser ?

Dans l'univers des logiciels de comptabilité pour petites entreprises, QuickBooks et FreshBooks dominent le marché, se positionnant constamment parmi les meilleurs choix.

Ces deux outils de comptabilité jouissent d'une solide réputation, proposent des fonctionnalités de base similaires, tout en présentant des distinctions clés, et sont pensés pour des usages commerciaux spécifiques.

Tout nouvel entrepreneur, employé de cabinet comptable ou travailleur indépendant connaît bien les difficultés liées à la gestion d'une petite entreprise. L'achat de matières premières, le suivi des paiements et des dépenses, ou encore la vérification des flux de trésorerie représentent un véritable défi quotidien qui exige des efforts considérables.

La meilleure approche consiste à utiliser un logiciel de gestion comptable. Ce dernier permet de tout organiser, des modèles de factures au suivi des dépenses et des bénéfices journaliers.

En plus de rendre le processus plus efficace et de vous libérer du temps pour d'autres tâches, l'utilisation d'un logiciel de comptabilité moderne allège considérablement le fardeau administratif.

Alors que la nécessité d'un logiciel de comptabilité pour les petites entreprises et les indépendants est largement reconnue, le choix entre les différentes options disponibles peut devenir une tâche ardue et déroutante.

Si vous vous reconnaissez dans cette description, nous allons vous aider à comparer deux logiciels de comptabilité de premier plan : QuickBooks et FreshBooks. Notre objectif est de vous guider vers la solution la plus adaptée à vos besoins.

Qu'est-ce que QuickBooks ?

QuickBooks est un logiciel de comptabilité très prisé par les petites entreprises. Il permet de gérer une organisation de n'importe quel lieu. Cette solution propose un ensemble d'outils comptables novateurs et faciles à utiliser, offrant aux entreprises une vision claire de leur rentabilité sans nécessiter de saisie manuelle.

QuickBooks effectue la réconciliation des comptes, classe les transactions de manière automatique et fournit aux équipes comptables un moyen transparent de gérer les dépenses, d'organiser les registres, de suivre l'inventaire, d'envoyer des factures et de gérer la paie.

Les entreprises utilisant QuickBooks peuvent aisément personnaliser ses différents outils, tels que la comptabilité dans le cloud, le suivi du temps et le traitement des paiements pour accélérer les transactions en fonction de leurs besoins spécifiques. Ce logiciel polyvalent est accessible et gérable depuis des ordinateurs, des ordinateurs portables, des tablettes ou des smartphones.

Fonctionnalités clés de QuickBooks

#1. Collaboration

Les comptables, les aides-comptables et les autres employés autorisés des entreprises utilisant QuickBooks peuvent se connecter simultanément. Ils peuvent saisir des données directement en ligne et suivre toutes les modifications grâce à un journal d'activité détaillé.

#2. Gestion des charges sociales

QuickBooks calcule automatiquement les taxes liées à chaque chèque de paie, en plus de gérer les paiements et les mises à jour des charges sociales. Ce logiciel offre également une protection contre les pénalités fiscales et peut verser jusqu'à 25 000 $ si l'entreprise est pénalisée.

#3. Suivi des dépenses professionnelles

L'application mobile QuickBooks permet de prendre et d'enregistrer des photos de reçus, qu'elle peut ensuite associer aux transactions existantes.

QuickBooks est capable d'importer, de suivre et de classer automatiquement les dépenses lorsqu'il est connecté au compte bancaire, à la carte de crédit ou au compte PayPal de l'utilisateur. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de générer des rapports sur leurs dépenses en quelques minutes.

#4. Rapports

Les utilisateurs peuvent utiliser QuickBooks pour créer et partager des données financières et commerciales synthétisées de manière professionnelle avec des partenaires. Les équipes comptables peuvent personnaliser les rapports en fonction des informations prioritaires et tenir les comptables informés en temps réel par e-mail.

Parmi les données cruciales que les utilisateurs peuvent obtenir à partir du tableau de bord, on retrouve des informations sur l'entreprise, les bilans et les états financiers, ainsi que des rapports personnalisés et les tendances des ventes.

Qu'est-ce que FreshBooks ?

FreshBooks est une solution de comptabilité basée sur le cloud, conçue pour les indépendants et les petites et moyennes entreprises. Ce logiciel de comptabilité convivial offre une solution intuitive pour réaliser des rapports comptables, organiser les dépenses, créer des factures et être payé.

Les utilisateurs peuvent accéder à FreshBooks via un navigateur web depuis n'importe quel ordinateur, ou opter pour l'application mobile FreshBooks afin de travailler n'importe où avec des appareils iPhone, iPad ou Android, en déplacement. Toutes les données sont stockées de manière sécurisée dans le cloud.

Avec FreshBooks, les utilisateurs peuvent consacrer moins de temps à la paperasse grâce à la simplification de la facturation et à l'acceptation des paiements en ligne. Il est également possible de suivre les heures travaillées par un utilisateur et de les convertir en facture pour une facturation précise du travail réalisé.

FreshBooks assure un suivi automatique de toutes vos transactions lorsqu'il est connecté à un compte bancaire. Parallèlement, il enregistre et classe les transactions au même endroit, ce qui simplifie la période des déclarations fiscales.

Principales caractéristiques de FreshBooks

#1. Comptabilité, facturation et paiements

FreshBooks est un outil de comptabilité en partie double facile à utiliser, qui assure l'exactitude et la conformité. Il aide les utilisateurs à identifier et à isoler les sources de revenus et les dépenses associées afin de déterminer précisément les profits et les pertes. La fonction de vérification automatique du logiciel permet de s'assurer de la cohérence des montants débiteurs et créditeurs.

Les utilisateurs de FreshBooks peuvent accorder à leurs comptables un accès exclusif aux informations financières et aux rapports afin qu'ils puissent mieux accompagner leur entreprise. De plus, le logiciel facilite le rapprochement bancaire automatique, la gestion des crédits et des comptes fournisseurs.

La fonction de facturation rapide permet aux utilisateurs d'automatiser les rappels de paiement, de demander des acomptes partiels, des dépôts clients et d'envoyer des rappels de paiement automatiques.

#2. Suivi du temps et des dépenses

FreshBooks intègre un outil de suivi du temps et une feuille de temps d'équipe que les travailleurs indépendants peuvent utiliser pour enregistrer et intégrer automatiquement leur temps dans une facture.

Les utilisateurs peuvent également connecter un outil de suivi des dépenses pour mieux contrôler les flux de trésorerie en associant le logiciel à leurs comptes bancaires. De plus, ils peuvent catégoriser les dépenses ou les marquer comme facturables lors du suivi des dépenses liées à un projet pour établir un budget.

#3. Projets et rapports centralisés

Les organisations utilisant FreshBooks peuvent facilement collaborer avec leurs partenaires commerciaux et sous-traitants grâce au stockage centralisé de fichiers, qui offre une autorisation intégrée sécurisant l'accès.

Les outils de rentabilité du logiciel affichent des ventilations, des synthèses et des rapports détaillés. En outre, le logiciel propose des propositions et des estimations prêtes à l'emploi, des états financiers, la gestion des clients, des applications iOS et Android, ainsi que le suivi automatique du kilométrage.

QuickBooks contre FreshBooks

#1. Facturation

Les modèles de factures personnalisables de FreshBooks intègrent un bouton de paiement pour faciliter le règlement des factures en ligne. Le logiciel peut récupérer les données directement à partir de la fonction de suivi du temps. Parmi les autres fonctions automatisées, on retrouve les factures récurrentes pour les heures facturables et les e-mails de relance pour les paiements en souffrance. Les destinataires peuvent régler leurs factures instantanément via Apple Pay et les cartes de crédit ACH.

QuickBooks assure le suivi des heures facturables en intégrant des applications externes de suivi du temps comme TSheets et Google Calendar. Les données sont ensuite intégrées aux factures. Le générateur de factures du logiciel comprend des options de personnalisation, comme la modification des couleurs ou l'ajout d'un logo, que les utilisateurs peuvent utiliser avant d'envoyer les factures. Les options de paiement incluent un bouton de paiement qui permet aux clients de choisir entre le règlement via Apple Pay, carte de crédit ou paiement ACH. Il offre également la possibilité d'envoyer des rappels pour les plateformes en retard et récurrentes.

#2. Suivi du temps

Le suivi du temps intégré de FreshBooks est idéal pour les entreprises axées sur les dossiers et les projets, où les employés suivent les heures facturables et les dépenses associées. Les utilisateurs peuvent afficher les heures sur le tableau de bord, suivre les employés individuellement et importer les données dans le système comptable en temps réel.

QuickBooks propose un module complémentaire appelé QuickBooks Time. Les utilisateurs intéressés par le suivi des heures travaillées par les employés à temps plein ou à temps partiel doivent payer un supplément pour ce service. Les entreprises qui ne paient pas pour ce module complémentaire doivent saisir la masse salariale comme une dépense et catégoriser le service offert, ce qui peut s'avérer fastidieux pour suivre le temps d'un employé ou d'un pigiste.

#3. Suivi des dépenses

QuickBooks offre une prise en charge des cartes de débit et de crédit, informant régulièrement les utilisateurs sur les marges bénéficiaires pendant le cycle comptable mensuel. Le seul inconvénient est qu'il nécessite une saisie manuelle. En effet, QuickBooks en ligne n'affiche que les éléments de ligne et non des ventilations plus détaillées. Les utilisateurs peuvent mettre à jour les remboursements mensuels à l'aide de l'application mobile QuickBooks afin de prendre des photos et de télécharger des reçus.

FreshBooks est conçu spécifiquement pour la facturation et l'encaissement des paiements, ce qui signifie que les utilisateurs doivent intégrer un système comptable externe. Néanmoins, le logiciel offre des fonctionnalités exceptionnelles de suivi des dépenses, telles que le suivi du temps lié à un projet, le suivi des reçus et la gestion de la taxe de vente, utiles pour les entreprises en phase de démarrage.

#4. Facilité d'utilisation

QuickBooks et FreshBooks proposent des tableaux de bord intuitifs, avec des graphiques faciles à interpréter et des barres latérales verticales qui permettent aux utilisateurs d'accéder aux différentes fonctionnalités, même s'ils n'ont que peu ou pas de connaissances en comptabilité. Toutefois, QuickBooks semble plus facile à configurer que FreshBooks. Les utilisateurs peuvent facilement enregistrer et modifier les écritures de journal dans FreshBooks, ainsi que gérer les soldes et les comptes bancaires.

FreshBooks simplifie la saisie des données. Toutefois, les utilisateurs ne peuvent pas clôturer une transaction d'une période antérieure, ce qui est essentiel pour empêcher les modifications non sollicitées des données comptables. Bien qu'il soit possible de saisir des soldes d'ouverture et de modifier les écritures de journal sur FreshBooks, vous devez être un utilisateur enregistré avec une adresse e-mail différente pour le faire.

#5. Calculs d'impôt

Intuit, le créateur des célèbres TurboTax et QuickBooks en ligne, a intégré de nombreuses fonctionnalités fiscales dans le logiciel. L'outil est conçu pour générer autant de déclarations fiscales de fin d'année que le nombre d'employés d'un utilisateur. De plus, les propriétaires d'entreprise peuvent organiser les dépenses et les impôts sur le revenu par catégorie afin de calculer le montant des impôts trimestriels. Le logiciel suit également la taxe de vente et ajoute automatiquement les taxes à payer sur les factures.

FreshBooks propose une fonctionnalité de planification fiscale, mais elle est moins polyvalente que celle offerte par son principal concurrent. Cela peut rendre la planification fiscale un peu difficile pour les travailleurs indépendants et les non-comptables. FreshBooks offre également une assistance fiscale. Toutefois, il ne permet pas de suivre les dépenses via la numérisation des reçus. En effet, les utilisateurs ne peuvent suivre les taxes qu'en connectant leurs comptes bancaires. Bien que cela soit suffisant, l'absence d'un scanner de reçus intégré peut s'avérer frustrant pour les entreprises actives.

#6. Comptabilité

FreshBooks se distingue par sa fonction de comptabilité en partie double, qui permet de suivre les éléments de revenus par rapport aux dépenses. Ainsi, les utilisateurs ont une idée approximative de leurs profits et pertes. Cette fonctionnalité garantit également l'équilibre entre les montants débiteurs et créditeurs. Elle permet d'identifier instantanément les erreurs afin d'éviter les difficultés lors de la période fiscale.

Les utilisateurs de FreshBooks peuvent importer et classer les transactions financières en utilisant différentes catégories pour les transferts, les capitaux propres ou les remboursements. Ils peuvent également synthétiser des rapports qui peuvent être exportés vers Excel. Il est également facile pour les utilisateurs d'ajouter leur comptable au compte FreshBooks afin qu'il puisse avoir un accès exclusif.

QuickBooks est conçu pour suivre toutes les dépenses en classant les transactions et en les répartissant en catégories fiscales. Le logiciel relie également les photos des reçus aux transactions correspondantes et utilise des données brutes pour générer différents types de rapports. L'application mobile QuickBooks utilise le GPS des smartphones pour suivre automatiquement la distance parcourue par un utilisateur en kilomètres et crée un rapport qui enregistre avec précision les déductions pour les déplacements professionnels.

#sept. Rapports et tableaux de bord

Les deux logiciels de comptabilité proposent différents types de rapports. FreshBooks génère des rapports spécifiques sur les profits et les pertes, les comptes clients, les synthèses de taxes de vente, les dépenses et les paiements collectés. Le tableau de bord de l'outil contient également les tableaux et graphiques les plus pertinents, qui couvrent les revenus récurrents mensuels, les revenus exceptionnels, les flux de revenus, le bénéfice total, les dépenses et le temps non facturé.

Le tableau de bord QuickBooks, quant à lui, dispose d'un centre de rapports dans son menu de navigation qui permet aux utilisateurs de trouver rapidement les modèles de rapports prédéfinis et de personnaliser leurs propres rapports. Une section "rapports de gestion" permet aux utilisateurs de créer des rapports professionnels avec des pages de couverture, des pages préliminaires, des tables des matières et des notes de fin.

Parmi les exemples de rapports inclus dans les modèles prédéfinis, on retrouve les bilans, les rapports de taxe de vente, les journaux d'audit, les états des flux de trésorerie, les factures ouvertes, les profits et pertes, les aperçus budgétaires et les rapports clients compilés par classe, client, mois et année.

#8. Tarification

QuickBooks et FreshBooks proposent tous deux des forfaits par abonnement. En matière d'évolutivité, le premier offre une meilleure grille tarifaire que le second. Avec QuickBooks, vous pouvez lier votre comptable et rejoindre une communauté en ligne de plus de 5 millions de personnes.

Quant à FreshBooks, il n'offre pas de rapprochement bancaire pour les utilisateurs qui choisissent le plan Lite, et le nombre d'utilisateurs doit être plus élevé. Il est important de noter que la mise à l'échelle devient de plus en plus coûteuse.

Tarification de QuickBooks

• Simple Start : 1 utilisateur, 25 $ par mois, 2 cabinets comptables
• Essentials : 3 utilisateurs, 50 $ par mois, 2 cabinets comptables
• Plus : 5 utilisateurs, 80 $ par mois, 2 cabinets comptables
• Advanced : 25 utilisateurs, 180 $ par mois, 3 cabinets comptables

Tarifs FreshBooks

• Lite : 180 $ par an ou 15 $ par mois
• Plus : 300 $ par an ou 25 $ par mois
• Premium : 600 $ par an ou 50 $ par mois
• Select : Tarification personnalisée

Tous les forfaits FreshBooks, à l'exception de Select, incluent un seul utilisateur. Les utilisateurs paient 10 $ pour tout membre supplémentaire de l'équipe.

#9. Prise en charge de l'intégration/Intégrations

QuickBooks inclut au moins 400 intégrations natives. Celles-ci comprennent les services bancaires aux entreprises, les logiciels de paiement, le commerce électronique, le CRM, ainsi que plusieurs autres catégories qui offrent un contrôle et une visibilité sur les données financières et les processus de vente des utilisateurs. Parmi les autres compléments, on retrouve PayPal et ReceiptBank, qui permettent de maintenir les transactions à jour.

FreshBooks intègre plus de 100 intégrations ciblant les propriétaires de petites entreprises et les indépendants. Ces intégrations facilitent la connexion de l'application aux outils de déclaration fiscale et aux ressources humaines du cycle paie-impôt-facturation. Des intégrations telles que Squarespace ou Zapier aident les utilisateurs à suivre les paiements, en plus de traiter et d'organiser des dizaines d'autres systèmes.

#dix. Paie

QuickBooks propose un plan de paie complet avec des cycles de paie illimités et des formulaires de fin d'année. Parmi les autres fonctionnalités, on retrouve les taxes calculées automatiquement, un portail en ligne qui permet aux employés de consulter leurs données fiscales et leurs fiches de paie, et la prise en charge des saisies-arrêts et des déductions, en plus des rapports de données historiques téléchargeables. Les utilisateurs peuvent également accéder à un plan premium qui prend en charge un dépôt direct le jour même et l'administration des employés et le centre de support des ressources humaines.

FreshBooks prend en charge la paie des employés via des intégrations externes, car il ne dispose pas de sa propre fonction de paie native. Le logiciel prend en charge Gusto, qui facture entre 6 $ et 12 $ par utilisateur et par mois, ainsi que des frais mensuels de lancement de 39 $. Il prend également en charge le service de paie PaymentEvolution, basé au Canada, qui propose une version gratuite limitée ou un forfait à 22 $ par mois.

#11. Service client

QuickBooks gère le support client en ligne, ce qui signifie que vous devez être connecté pour y accéder. Il existe également une base de connaissances intégrée où les utilisateurs peuvent poser des questions et rechercher des sujets, ainsi qu'un forum communautaire où ils peuvent trouver des réponses.

Le service client de FreshBooks propose une option de chat en direct, ainsi qu'un support client téléphonique pendant 12 heures, cinq jours par semaine. Le site web de l'entreprise gère un centre d'aide consultable qui aborde les sujets les plus fréquents en matière de service client.

QuickBooks vs Freshbooks : résumé des différences

Note de l'auteur

Quand choisir QuickBooks

QuickBooks est idéal pour les professionnels qui vendent des produits et gèrent des stocks, car sa fonction de gestion des stocks permet de suivre les ventes quotidiennes de marchandises depuis différents canaux, notamment Shopify et PayPal. Sa fonctionnalité complète qui intègre d'autres produits Intuit à mesure que le point de vente QuickBooks se développe, lui permet de croître avec l'activité d'un utilisateur.

En tant que solution la plus populaire, QuickBooks est également apprécié par les comptables et les propriétaires d'entreprise qui souhaitent collaborer avec leurs comptables, car il gère efficacement les intégrations, les flux bancaires et la conformité fiscale. Choisissez QuickBooks si vous avez besoin d'un logiciel de comptabilité abordable conçu pour évoluer avec votre entreprise.

Quand choisir FreshBooks

FreshBooks est un choix populaire auprès des entrepreneurs solos, des indépendants et des propriétaires de petites entreprises à la recherche d'un logiciel de comptabilité haut de gamme, sans nécessairement se concentrer sur les comptables.

Il propose des fonctionnalités de suivi du temps et de facturation, de gestion de projet, de facturation et des intégrations tierces avec des outils de paiement populaires tels que Stripe, qui sont idéales pour les petites entreprises ou les débutants.

La convivialité de FreshBooks est conçue pour le grand public et est donc facile à configurer et à administrer. Il permet également des intégrations rapides et faciles avec les petits outils professionnels populaires.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter un logiciel de paie pour les start-ups et les moyennes entreprises.