L’automatisation des flux de travail : un atout majeur pour votre entreprise
Dans le paysage entrepreneurial actuel, un logiciel d’automatisation des flux de travail est devenu un outil indispensable, en particulier pour les organisations qui traitent un volume important de documents critiques. Parmi les solutions disponibles, airSlate se distingue comme un outil particulièrement performant pour automatiser les processus documentaires.
Les processus de gestion documentaire sont souvent entachés de tâches manuelles répétitives, sources d’erreurs. L’automatisation permet de confier ces tâches à un outil dédié plutôt qu’à des ressources humaines. De nombreux outils d’automatisation des flux de travail ont ainsi vu le jour, mais il est crucial de choisir celui qui répond le mieux à vos besoins.
Cet article explore en détail le logiciel d’automatisation des flux de travail airSlate, afin de déterminer s’il constitue un véritable atout pour votre entreprise.
Qu’est-ce que l’automatisation des flux de travail ?
L’automatisation des flux de travail consiste à concevoir, mettre en œuvre et automatiser un processus d’entreprise en s’appuyant sur des règles internes spécifiques. Les entreprises qui manipulent un grand nombre de contrats, documents, fichiers et supports utilisent souvent cette automatisation pour acheminer efficacement les tâches entre les personnes et les systèmes, en fonction de critères prédéfinis.
Aujourd’hui, les espaces de travail en ligne permettent à tous les membres d’une équipe de collaborer et d’organiser leurs tâches. Les responsables peuvent ainsi vérifier les documents, les envoyer pour approbation ou les retourner à leur auteur pour modification.
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de l’automatisation des flux de travail ?
Réduire les erreurs humaines
Les erreurs humaines sont fréquentes lors de l’exécution de tâches répétitives. Or, les tâches répétitives sont le domaine de prédilection de l’automatisation en informatique. Il est donc essentiel d’automatiser votre flux de travail documentaire pour limiter les erreurs.
Améliorer la précision du contenu
En utilisant des outils automatisés et des modèles pour gérer vos documents commerciaux, vous améliorez leur précision et leur aspect professionnel.
Garantir la cohérence des documents
L’automatisation permet également d’éviter les incohérences, comme l’envoi de plusieurs devis avec des valeurs différentes. La gestion automatisée des contrats contribue à maintenir l’uniformité de vos documents.
Renforcer l’image de marque
L’utilisation d’éléments de marque distinctifs renforce l’impact de votre entreprise auprès de ses clients. En utilisant un logiciel d’automatisation, vous vous assurez que chaque document intègre votre identité visuelle de manière cohérente.
Accroître la productivité opérationnelle
Avec l’automatisation, votre entreprise peut générer et diffuser rapidement un grand nombre de contrats, de contenus et de documents pour approbation ou signature électronique. L’automatisation est essentielle pour les entreprises qui traitent des volumes importants de documents importants.
Optimiser l’efficacité des processus
Un système automatisé permet d’équilibrer la quantité et la qualité des documents, optimisant ainsi l’efficacité de vos opérations commerciales.
Garantir l’évolutivité
Si votre entreprise subit des variations saisonnières dans le volume de documents à traiter, l’automatisation des flux de travail vous permet de gérer cette fluctuation sans avoir à recourir à de la main-d’œuvre temporaire.
Qu’est-ce qu’airSlate ?
airSlate est une solution cloud tout-en-un qui permet de gérer l’ensemble de votre processus de flux documentaire, de la création à l’analyse. Cet outil est également accessible sans nécessiter de codage, évitant ainsi le recours à un spécialiste ou des formations spécifiques pour vos employés.
airSlate propose de nombreux robots d’intégration et des modèles d’automatisation « sans code ». En exploitant pleinement ses capacités, vous pouvez réduire de moitié le travail manuel de votre service de gestion documentaire. Cela permet de libérer des employés qui peuvent être affectés à des fonctions plus génératrices de revenus, comme les ventes ou le marketing.
De plus, airSlate est entièrement compatible avec le cloud, ce qui évite d’héberger des données ou des logiciels sur le site de l’entreprise. Il peut être connecté à d’autres applications cloud utilisées par votre entreprise, comme NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Salesforce et Microsoft Power Automate.
airSlate offre une vaste bibliothèque de dizaines de milliers de modèles d’automatisation documentaire pour divers secteurs d’activité. Vous pouvez ainsi bénéficier de flux de travail automatisés même sans expertise spécifique en automatisation, en utilisant simplement ces modèles.
Les principaux outils d’airSlate
airSlate regroupe tous les outils nécessaires à l’automatisation complète des processus documentaires. Voici les principaux outils de cette application cloud :
#1. Créateur de flux
Le créateur de flux permet de visualiser le flux de travail de vos documents à travers une interface graphique intuitive (glisser-déposer). Il automatise le routage conditionnel en temps réel et l’affectation des étapes, permettant de créer et de lancer rapidement des flux de travail rationalisés.
#2. Signature électronique
Vous pouvez facilement mettre en place des signatures électroniques juridiquement valides pour les formulaires, enquêtes et documents numériques. Plus de 100 robots sans code sont disponibles pour l’attribution des étapes, l’automatisation, l’intégration avec les CRM et la gestion des notifications.
#3. Automatisation des processus robotiques
Les robots d’airSlate simplifient l’automatisation des processus robotiques sans nécessiter de codage. Ils gèrent de nombreuses tâches liées au traitement documentaire, comme la création de documents, le routage, l’envoi pour approbation, la collecte de signatures électroniques, les notifications et l’analyse de données.
#4. Négociation de contrat
Cet outil permet de générer automatiquement des contrats adaptés à différents formats et exigences réglementaires. Il pré-remplit les documents contractuels avec les données de votre entreprise (serveurs, applications cloud, feuilles de calcul, CRM, bases de données SQL).
Il facilite le routage des contrats à vos clients, permet d’y apporter des modifications en un clic et de parvenir à un accord sans longues attentes.
#5. Génération de documents
Cet outil vous permet de générer rapidement des formulaires, contrats, rapports, etc. Certains robots peuvent même remplir les documents avec les données de votre entreprise et les éléments de votre marque.
#6. Sondages en ligne
L’outil Sondages en ligne vous permet de créer des enquêtes, des questionnaires, des quiz, des formulaires de test d’application, etc. Vous pouvez intégrer différents outils cloud (CRM, ERP, bases de connaissances) pour partager les données entre les enquêtes et les systèmes.
#sept. Formulaires Web
Les formulaires web vous aident à recueillir des données et des commentaires auprès de vos employés ou clients. Ces formulaires sont compatibles avec les ordinateurs, les tablettes et les mobiles.
#8. Paiements
Cet outil automatise la gestion des paiements en intégrant une plateforme de paiement sur les factures, les contrats et les flux de travail comptables.
#9. Analyse de processus
Le module Analyse vous donne les outils nécessaires pour réaliser des audits de flux de travail, créer des rapports et analyser l’efficacité de vos processus.
#dix. Édition PDF
L’éditeur PDF permet à vos équipes et clients de réaliser toutes les tâches courantes et avancées d’édition de PDF, comme la modification de contenu, le remplacement de signatures, la mise en surbrillance, l’annotation, l’ajout d’images ou la rédaction de documents.
#11. Logiciel d’automatisation du flux de travail
Cet outil permet d’intégrer des étapes à un flux de travail automatisé, de faciliter le routage conditionnel, d’automatiser les tâches répétitives et d’intégrer les données aux CRM.
#12. La gestion des contrats
L’outil de gestion des contrats simplifie vos processus d’achat et de vente. Il permet de générer des commandes, devis, contrats et factures. Il permet également de recevoir des paiements et de suivre le traitement des contrats.
airSlate, un outil d’automatisation des flux de travail
airSlate est avant tout un outil d’automatisation des flux de documents. Vous pouvez créer de nombreux flux de documents et automatiser les processus à l’aide de robots. Il est aussi possible d’affecter des employés pour superviser l’ensemble des opérations.
airSlate vous permet de mettre en place :
- Des modèles de documents commerciaux pour une utilisation future
- Des intégrations, notifications et automatisations de routine
- Un outil de signature électronique pour les processus d’approbation des documents
De plus, vous pouvez collaborer avec des partenaires externes ou internes pour la production de documents et les partager par des codes QR, SMS, etc.
Avantages du logiciel d’automatisation des flux de travail airSlate :
- Il propose des flux de travail de base et avancés.
- Vous pouvez aussi créer des flux de travail personnalisés pour des besoins spécifiques.
- La bibliothèque de modèles airSlate contient déjà de nombreux flux de travail pour les différents secteurs d’activité.
- Le routage conditionnel est réalisable sans codage.
- L’application enregistre votre document à chaque étape, facilitant la récupération de versions précédentes.
Fonctionnalités du logiciel d’automatisation du flux de travail airSlate
- Flux de travail de base pour les petites et moyennes entreprises
- Flux de travail avancés pour les startups et les grandes entreprises
- Routage conditionnel sans code
- Flux de travail personnalisés
- Développement de robots personnalisés
- Contrôle de version du contenu à chaque étape de son cycle de vie
- Rôles des destinataires dans les contrats, documents, formulaires, etc.
- Flux de travail intégrés
- Automatisation des flux multi-cloud et synchronisation des données
- Affectation de tâches en ligne
- Signature électronique
Comment fonctionne l’automatisation des flux de travail airSlate ?
L’outil reproduit les tâches manuelles et répétitives de traitement documentaire. Une fois que vous avez créé un flux ou réutilisé un modèle de sa bibliothèque, il crée un document lorsqu’un signal de déclenchement est reçu.
Il remplit ensuite le document (par exemple, un devis commercial) avec les données de votre entreprise (applications, serveurs cloud) et le transmet au responsable concerné pour approbation. Après validation, le devis est envoyé soit à un commercial, soit directement au client.
L’outil enregistre une version du devis à chaque étape. Il est donc facile de revenir à une version antérieure sans avoir à tout recommencer.
Comment utiliser airSlate ?
- Inscrivez-vous gratuitement avec un compte Google, Facebook ou Apple.
- Dans le tableau de bord airSlate, cliquez sur « Créer un nouveau flux ».
- Sur l’écran « Ajouter des documents et des formulaires », vous pouvez créer un flux personnalisé en important ou en téléchargeant des documents.
- Pour créer un flux à partir d’un processus existant, choisissez parmi les 9 options proposées dans la section « Créer ».
- Une fois un document téléchargé, sélectionnez « Flux de travail » et « Bots » pour l’automatisation.
- Dans « Flux de travail », vous pouvez ajouter un déclencheur de démarrage automatique.
- Ces déclencheurs peuvent provenir de SharePoint, de mises à jour Google Sheets ou d’un démarrage programmé.
- Ajoutez ensuite une nouvelle étape pour affecter un destinataire dans le flux de travail.
- Pour faire approuver un document par plusieurs responsables, ajoutez une nouvelle branche puis de nouvelles étapes.
- Ajoutez des robots pour automatiser des tâches comme le pré-remplissage de fichiers SharePoint, l’exportation vers PostgreSQL ou l’enregistrement sur Dropbox.
- Cliquez sur « Continuer » pour envoyer le flux aux destinataires que vous avez ajoutés dans la section « Flux de travail ».
Domaines d’application du flux de travail airSlate
airSlate est adapté aux entreprises opérant dans les secteurs suivants :
- Éducation : demandes de cours, demandes d’aide aux étudiants, changement de programme
- Gouvernements : enregistrement des plaintes, réparation des griefs, demandes d’informations, délivrance de certificats
- Assurance : souscription de polices, gestion des réclamations, révision des contrats
- Santé : inscription des patients, traitement des dossiers médicaux.
Cette liste n’est pas exhaustive. airSlate peut aussi être utilisé dans la construction, le recrutement, l’informatique, le conseil, la banque, les services financiers, le juridique, les voyages, le commerce électronique, etc.
Tarification d’airSlate
Comparativement à d’autres logiciels d’automatisation de flux de travail, airSlate se distingue par un rapport qualité-prix particulièrement intéressant. Une version presque complète est disponible gratuitement pour 30 jours.
Après cette période d’essai, vous pouvez opter pour l’abonnement Basic (36 $ Flow Creator/mois) ou Business Cloud (50 $ Flow Creator/mois), avec des réductions sur les abonnements annuels.
L’abonnement Business Cloud est recommandé pour un accès illimité à toutes les fonctionnalités, outils, robots et intégrations.
Alternatives à airSlate
L’évaluation d’un outil en ligne pour les opérations commerciales est plus complète si l’on compare ses caractéristiques avec celles de solutions similaires. Voici quelques alternatives à airSlate :
Avokaado
Avokaado est un outil de gestion du cycle de vie des contrats avec des fonctions d’automatisation des flux de travail. Il offre un espace de travail partagé pour tous les documents, facilitant la collaboration, les approbations et la signature électronique. Une version gratuite est proposée, mais elle n’est pas adaptée aux besoins des entreprises.
Document360
Document360 est une plateforme de base de connaissances en libre-service avec certaines fonctionnalités d’automatisation des flux de travail. Elle permet de créer une base de connaissances interne ou externe pour vos représentants du service client.
L’automatisation du processus de gestion de la base de connaissances est possible avec des intégrations tierces. L’outil est gratuit pour 5 équipes au maximum, mais pour une automatisation complète, il est préférable d’opter pour airSlate.
Conclusion
Cet article a exploré les bases de l’automatisation des flux de travail et ses avantages pour votre entreprise. Le logiciel d’automatisation du flux de travail airSlate a été examiné en détail pour les opérations commerciales basées sur du contenu ou des documents.
L’analyse de l’outil airSlate révèle qu’il s’agit d’une solution complète pour l’automatisation des flux de travail documentaires, adaptée aux petites, moyennes, startups et grandes entreprises. airSlate dispose des modules nécessaires et d’une capacité de traitement élevée pour les entreprises de niveau entreprise.
Vous pourriez également être intéressé par des plateformes d’automatisation et d’intégration de flux de travail pour une utilisation professionnelle ou personnelle.