L’adoption d’un logiciel de gestion d’équipe optimise la communication et l’organisation des tâches. Cela induit une amélioration de la productivité globale et de la qualité du travail.
Des outils simples, tels que les applications de suivi du temps ou les tableaux de tâches, peuvent déjà être d’une grande aide. Toutefois, il est parfois nécessaire d’opter pour une solution plus complète pour piloter intégralement la gestion de votre équipe.
Les listes de tâches et les réunions de planification ne sont que quelques aspects d’une gestion d’équipe réussie. Un logiciel aux multiples fonctionnalités permet d’améliorer la collaboration et de sauvegarder des informations cruciales sur vos projets, clients, tâches, ainsi que d’autres activités et ressources.
Le nombre de fonctionnalités logicielles à combiner dépend de la taille de votre équipe et de la nature de votre travail.
Voici les outils que votre équipe pourrait envisager pour maximiser son potentiel :
- La planification du travail, comprenant la répartition et l’organisation des tâches, ainsi que l’utilisation d’un calendrier partagé.
- Des outils de communication tels que les chats et le partage de fichiers, pour une meilleure coopération.
- La gestion de projets, qui englobe l’affectation des ressources humaines et des responsabilités aux projets collaboratifs, et le suivi de leur progression.
- Le stockage des données, pour centraliser l’accès aux informations sur vos clients, contacts, équipe, entreprise, et d’autres sujets importants.
- Les rapports et analyses, incluant les rapports de travail et de projet, le suivi du temps et les tableaux de bord.
Dans la plupart des situations, deux options s’offrent à vous :
Quel est l’enjeu ? Bien qu’il existe de nombreux programmes et outils avec une fonction unique, les options complètes sont moins nombreuses. C’est pourquoi nous allons examiner en détail Teamwork, un des meilleurs logiciels de gestion d’équipe du marché.
Présentation de Teamwork
Teamwork est une entreprise de logiciels basée sur le web, dont le siège social est situé à Cork, en Irlande. Une société privée irlandaise est à la tête de cette entreprise. Teamwork conçoit des logiciels destinés à faciliter la gestion des tâches et la collaboration en équipe.
L’entreprise a annoncé qu’en 2016, son logiciel était utilisé par plus de 370 000 organisations (dont Disney, Spotify et HP) et comptait plus de 2,4 millions d’utilisateurs. La société a été fondée en 2007.
Teamwork vous permet d’estimer le temps nécessaire pour accomplir une tâche, puis de suivre le temps réellement passé sur ces projets.
Au fil du temps, vous affinerez vos estimations et serez en mesure de déterminer avec une grande précision le temps nécessaire à la réalisation de tâches spécifiques.
Teamwork est bien plus qu’un simple logiciel de suivi du temps. Il permet de gérer les projets et propose actuellement en version bêta des fonctionnalités de communication d’équipe, comme Teamwork Chat. Teamwork se présente comme une solution tout-en-un pour la gestion du temps et des projets de votre équipe.
Teamwork commercialise divers services hébergés dans le cloud. Ces applications incluent Teamwork, Teamwork Desk, Teamwork Spaces, Teamwork CRM et Teamwork Chat.
Teamwork a été lancé publiquement le 4 octobre 2007. À cette époque, il proposait déjà des fonctions de gestion du temps, des jalons, du partage de fichiers, du suivi du temps et du chat.
La plateforme Teamwork s’intègre avec des applications de marketing digital comme HubSpot, ainsi qu’avec d’autres outils de productivité tels que Slack, Microsoft Teams, Zapier, Dropbox et QuickBooks.
Fonctionnalités de Teamwork
Les nombreuses fonctionnalités de Teamwork, conçues pour gagner du temps et améliorer la collaboration, rendent la gestion de projets bien plus efficace et pratique.
#1. Portfolio
L’outil de gestion de projets de portfolio de Teamwork permet d’obtenir un aperçu global de nombreux projets en simultané. Cela est utile pour accéder rapidement à des informations clés ou pour suivre l’état général d’un projet.
#2. Gestion des ressources
Une gestion efficace des ressources de votre équipe est essentielle pour livrer le travail des clients dans les délais et le budget imparti. Cela comprend aussi bien la planification à long terme que la gestion des capacités au quotidien.
Teamwork vous aide à gérer en temps réel le travail de votre équipe. Vous visualisez les capacités de chacun d’un coup d’œil, ce qui simplifie la réaffectation des tâches et la suppression des goulets d’étranglement.
#3. Automatisation
L’automatisation de la gestion de projet vous libère du temps pour vous concentrer sur des actions plus stratégiques et créatives.
#4. Applications
Vous n’êtes pas obligé d’être assis à votre bureau pour donner le meilleur de vous-même. Grâce aux applications Teamwork pour iOS et Android, vous pouvez poursuivre votre travail même en déplacement.
Leurs applications mobiles intègrent toutes les fonctionnalités nécessaires pour réaliser un travail de qualité, vous permettant ainsi de gérer plus facilement l’ensemble de vos projets, où que vous soyez.
#5. Suivi du temps
Pour gérer efficacement votre travail, vos heures facturables et vos projets, il est crucial de bien comprendre comment (et où) votre temps est dépensé.
C’est là que Teamwork intervient : l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet avec un suivi du temps intégré permet aux utilisateurs de rester concentrés, de s’assurer que leur travail est terminé à temps et d’obtenir des informations plus précises sur leurs activités.
#6. Diagramme de Gantt
Teamwork vous permet de créer un diagramme de Gantt en ligne, afin de vous assurer que vos projets respectent les délais. Découvrez comment l’utilisation d’un planificateur de projet Gantt dans Teamwork vous aide à mieux gérer vos échéances et à fournir un travail de meilleure qualité.
#7. Collaboration
Il est révolu le temps où il fallait un crayon et du papier pour suivre tout ce qui doit être fait. Le logiciel que vous utilisez pour gérer vos projets doit pouvoir effectuer une grande partie du travail à votre place.
Teamwork prend en charge tous les détails en vous fournissant les outils nécessaires pour centraliser votre travail, échanger efficacement avec votre équipe et faciliter la collaboration. Ainsi, votre équipe peut se concentrer sur ce qu’elle fait le mieux, ce qui vous libère du temps pour vos tâches prioritaires.
#8. Équipes
Rationalisez le processus de planification et de mise en place d’un projet en déléguant des tâches à différentes équipes et sous-équipes. Cela vous fera gagner du temps sur des tâches administratives et vous fournira une vue d’ensemble claire des responsabilités et de la charge de travail de chaque équipe.
#9. Affichage Kanban
Vous pouvez utiliser les tableaux Kanban de Teamwork pour cartographier votre flux de travail, avoir un aperçu rapide de l’état d’avancement des activités et automatiser vos workflows.
Vous obtenez ainsi une vision globale de la logistique de vos projets et suivez la progression de vos tâches en temps réel.
#10. Utilisateurs clients gratuits illimités
Offrir à vos clients toutes les fonctionnalités de Teamwork sans frais supplémentaires améliore leur coopération, leur visibilité et leur expérience.
Les utilisateurs clients vous permettent d’impliquer vos clients dans vos projets sans frais supplémentaires. Cela en fait donc une solution idéale pour les agences de publicité et autres prestataires de services professionnels.
Les fonctionnalités sont divisées en cinq étapes du cycle de vie d’un projet de gestion, elles-mêmes subdivisées en sous-catégories.
Examinons ces fonctionnalités plus en détail.
#1. Planifier
- Calendrier
- Responsable du projet
- Jalons
- Modèles de listes de tâches
- Tâches et sous-tâches
#2. Collaborer
- Carnets de notes
- Gestion des fichiers et des versions
- Suiveurs
- Messages
- Confidentialité
- Autorisations
#3. Livrer
- Suivi des dépenses
- Budgets de listes de tâches
- Budget du projet
- Facturation
- Registre des risques
- Suivi du temps
#4. Signaler
- Rentabilité du projet
- Filtres
- Tableau de bord
- Mises à jour du projet
- Historique des tâches
#5. Intégrer
- Espaces de travail d’équipe
- Bureau de travail d’équipe
- CRM de travail d’équipe
- Chat de travail d’équipe
En quoi les fonctionnalités de Teamwork sont-elles utiles pour la gestion d’équipe ?
Teamwork propose de nombreuses fonctionnalités. La création de listes de tâches est particulièrement utile pour la gestion d’équipe. Cela permet de fixer des priorités à votre équipe.
Vous pouvez également diviser chaque tâche en sous-tâches pour obtenir plus de détails et de précision. Les informations les plus récentes sont disponibles en suivant la progression des tâches en temps réel.
Teamwork vous alerte en cas de problème, de tâche terminée ou de blocage. Cela s’avère très pratique dans votre rôle de chef d’équipe, car cela facilite la supervision du travail de toute l’équipe.
Votre équipe prend-elle du retard ou respecte-t-elle les échéances ? La fonctionnalité des jalons de Teamwork vous permettra de répondre à cette question. Elle vous permet de visualiser des tableaux de bord qui comparent les dates d’échéance aux résultats obtenus.
Grâce aux jalons, votre équipe pourra accomplir tout ce qui doit être fait. Cela vous permet également de créer des objectifs clairs, d’y associer des listes de tâches et de suivre les progrès.
Inutile de perdre du temps à chercher des fichiers de projet cruciaux qui auraient pu être égarés pendant l’organisation du projet. Avec Teamwork, vous pouvez enregistrer tous vos fichiers importants au même endroit, et vous pouvez facilement télécharger de nouvelles versions dès que nécessaire pour montrer vos progrès.
La fonctionnalité Followers de Teamwork permet à vos clients de suivre l’avancement d’un projet en temps réel. C’est utile si vous avez des clients qui souhaitent être informés de la progression d’un projet.
Tarifs de Teamwork
Les tarifs de ce logiciel de gestion d’équipe se déclinent en quatre catégories : Free Forever, Deliver, Grow et Scale. Ces différentes offres peuvent répondre aux besoins et aux capacités de différentes entreprises.
Teamwork propose deux options de fréquence de paiement : mensuelle et annuelle. Le plan annuel est bien sûr plus avantageux que le mensuel.
| Forfait mensuel/utilisateur | Forfait annuel/utilisateur | |
| Free Forever | 0 $ | 0 $ |
| Deliver | 13,99 $ | 119,8 $ |
| Grow | 24,99 $ | 215,8 $ |
| Scale | Contacter Teamwork | Contacter Teamwork |
Alternatives à Teamwork
Wrike
Wrike est un outil performant qui se distingue dans les logiciels de communication et de gestion de projet. Il a été conçu spécifiquement pour les équipes. Wrike est une plateforme de communication d’équipe en ligne pour la gestion des tâches et des projets.
La société, qui appartient désormais à Citrix, poursuit son développement dans ces domaines tout en introduisant de nouvelles fonctionnalités.
L’application a été mise à jour pour intégrer des fonctionnalités d’intelligence de travail, comme la prévision du risque de retard d’un projet, et l’identification des raisons potentielles de ce risque.
Wrike est plus facile à configurer et à utiliser que de nombreuses applications de gestion de projet similaires, même si son coût est plus élevé.
SmartSuite
SmartSuite est une plateforme de gestion du travail collaboratif qui permet aux équipes de planifier, mesurer et gérer tout flux de travail, qu’il soit lié à un projet, à un processus en cours ou à des activités quotidiennes. Le prix par utilisateur et par mois commence à 10 $, et 15 langues différentes sont proposées.
Vous avez accès à tous les outils nécessaires pour mettre en place un système unifié de gestion de projets sur une plateforme unique.
Vous pouvez suivre l’état d’avancement de tous vos projets en gérant les tâches, les jalons, les responsables et les ressources. Des rapports et des vues chronologiques vous permettent de visualiser l’ensemble de vos projets.
L’avis de l’auteur sur Teamwork
La simplicité d’utilisation et les nombreuses fonctionnalités de Teamwork, notamment la facturation et le suivi des paiements, en font un outil adapté aux équipes qui gèrent du travail client facturable.
Bien que son prix augmente progressivement, il reste un excellent investissement. Teamwork propose une application mobile pour iOS et Android, ce qui permet à chacun de rester informé des projets et des tâches, où qu’il soit.
C’est particulièrement pratique si vous travaillez souvent avec des collègues en déplacement. L’application mobile de Teamwork vous donne une vue d’ensemble de l’état actuel des tâches et des délais associés.
Cependant, elle n’intègre pas toutes les fonctionnalités disponibles dans l’application web. L’application mobile est utile pour rester en contact avec votre équipe, mettre à jour votre statut ou enregistrer les heures passées sur une tâche, mais elle n’est pas conçue pour remplacer l’application web.
Conclusion
Vous pouvez créer des rapports, visualiser votre travail via des tableaux Kanban, attribuer des tâches, créer des listes, gérer le temps, interagir avec d’autres utilisateurs, le tout via l’interface conviviale et simple de Teamwork.
Teamwork peut vous aider à exécuter vos projets et à obtenir les résultats souhaités, que vous ayez de l’expérience en gestion de projet ou qu’il s’agisse de votre première expérience. L’avantage est que vous pouvez commencer à utiliser Teamwork sans dépenser un centime.