S’il fallait désigner un seul événement au sein du cadre Scrum qui est régulièrement sous-évalué, ce serait sans aucun doute la planification du sprint.
Cette réunion, qui devrait être un moment de collaboration où l’équipe Scrum prépare activement son travail pour le prochain sprint, ne devrait pas excéder deux heures pour un sprint de deux semaines. Cependant, elle se traduit trop souvent par une incertitude et une accumulation de travail supplémentaire pour clarifier la portée réelle du sprint à venir.
La Planification de Sprint : Un Pilier du Développement Agile
Cette phase cruciale est celle où l’équipe examine minutieusement le backlog produit, une liste comprenant les épopées et fonctionnalités, détaillant les exigences et les critères d’acceptation du produit. L’équipe sélectionne les éléments les plus prioritaires sur lesquels elle se concentrera durant le sprint. Ensuite, ces éléments sont décomposés en tâches précises, représentant le travail concret que l’équipe de développement doit réaliser pour accomplir et livrer le sprint avec succès.
La planification de sprint revêt une importance capitale car elle permet d’établir une compréhension commune du travail que l’équipe s’engage à réaliser. Elle détermine également les éléments les plus précieux à ce moment précis, optimisant ainsi la valeur apportée au client. Enfin, ce processus instaure un sentiment d’appropriation et d’engagement au sein de l’équipe, ce qui a pour effet d’augmenter naturellement sa productivité.
Les Composantes Essentielles de la Planification de Sprint
Toute réunion de planification de sprint dans Scrum doit intégrer un certain nombre d’éléments fondamentaux.
#1. Le Backlog Produit
Avant la planification du sprint, le Product Owner doit affiner le backlog produit pour s’assurer qu’il soit à jour et classé par ordre de priorité. Durant la réunion, l’équipe examine ce backlog et discute des éléments les plus importants en haut de la liste.
#2. L’Objectif du Sprint
L’équipe définit de manière collaborative un objectif de sprint, en se basant sur la vision du Product Owner. Cet objectif est une déclaration succincte qui décrit la valeur incrémentielle que l’équipe compte générer à la fin de ce sprint. L’objectif doit être précis, mesurable et réalisable dans le laps de temps du sprint.
#3. Le Contenu du Sprint
Les éléments du backlog sélectionnés pour le prochain sprint constituent le contenu du sprint. L’équipe doit s’assurer que tout ce qui fait partie du contenu peut être intégralement livré durant la période du sprint. Pour cela, l’équipe estime l’effort nécessaire pour chaque élément du contenu.
Les Différentes Étapes de la Réunion de Planification de Sprint
Pour mieux comprendre ces composantes, elles se traduisent en actions concrètes que l’on attend de la planification de sprint.
L’équipe affine le backlog. Cela implique une discussion entre le Product Owner (qui possède le contenu) et l’équipe de développement, qui cherche à comprendre l’objectif et les critères d’acceptation des éléments. Un élément est considéré comme affiné uniquement si toute l’équipe est d’accord sur sa clarté pour les activités de développement.
Les Objectifs à Atteindre
L’objectif final d’une réunion de planification de sprint est de définir clairement un objectif de sprint et de s’accorder sur le contenu du sprint sur lequel l’équipe se concentrera durant le prochain sprint.
Pour y parvenir, l’équipe doit disposer d’un nombre suffisant d’histoires et de fonctionnalités prêtes à l’emploi, qui pourront constituer ce contenu dans le backlog. Il est de la responsabilité du Product Owner de prioriser ces histoires avant la réunion, afin que l’équipe de développement soit informée des sujets qui ont la priorité commerciale la plus élevée. L’équipe de développement a quant à elle le devoir de se familiariser avec ces éléments et d’estimer l’effort nécessaire pour chacun d’eux.
Comment Procéder
La réunion de planification de sprint est un dialogue et une collaboration entre le Product Owner et l’équipe de développement. Ils travaillent ensemble pour clarifier la portée des éléments les plus prioritaires du backlog. Une fois que l’équipe a affiné suffisamment d’histoires prioritaires, le Product Owner définit l’objectif du prochain sprint. C’est un message adressé à toutes les parties prenantes externes, leur indiquant le principal focus du prochain sprint, l’intention et l’objectif de la livraison de ce sprint.
L’équipe de développement calcule ensuite sa capacité pour le sprint et complète le contenu du sprint avec les éléments les plus prioritaires qui correspondent à l’objectif du sprint.
Finalement, l’équipe peut ajouter d’autres histoires au contenu du sprint, même si elles ne correspondent pas directement à l’objectif du sprint, simplement pour utiliser toute la capacité de sprint disponible. L’objectif du sprint reste toutefois la principale valeur incrémentielle que l’équipe communique.
Selon le niveau de préparation initiale, la réunion de planification de sprint peut être soit une discussion assez longue, soit une prise de décision rapide. Si l’équipe est expérimentée, il est possible qu’il y ait déjà suffisamment d’histoires bien préparées dans le backlog pour les deux ou trois prochains sprints.
Dans ce cas, la réunion se résume principalement à définir l’objectif du sprint et à extraire les éléments pertinents du backlog. Si ces histoires ne sont pas prêtes avant la réunion, elles doivent être complétées durant cette réunion, ce qui implique un dialogue interactif entre le Product Owner et l’équipe de développement.
Rôles et Responsabilités
Trois rôles clés sont impliqués dans chaque réunion de planification de sprint : le Product Owner (PO), l’équipe de développement et le Scrum Master (SM). Chaque rôle a des responsabilités spécifiques durant cette réunion.
Le PO est responsable du contenu du backlog et de s’assurer qu’il est à jour et classé par ordre de priorité. Il est le responsable final de la réunion de planification du sprint, chargé d’animer la discussion autour des éléments du backlog, afin d’aider l’équipe à comprendre la valeur commerciale de chaque élément. Le PO travaille avec l’équipe de développement pour définir l’objectif du sprint et s’assurer que le contenu du sprint correspond à la vision globale du produit.
L’équipe de développement est responsable de la sélection des éléments du backlog sur lesquels elle travaillera durant le sprint et de la création efficace du contenu du sprint. Seule l’équipe peut s’engager sur les éléments spécifiques du backlog. Elle a également pour devoir d’estimer l’effort nécessaire pour chaque tâche et de les attribuer aux membres de l’équipe.
Le SM a pour rôle d’organiser les cérémonies de sprint et d’animer la réunion de planification, veillant à ce que tout se déroule correctement. Il aide l’équipe à comprendre l’objectif de la réunion et l’importance d’une vision commune du travail. Il doit également former l’équipe aux meilleures pratiques agiles tout au long du processus.
Chaque membre, dans le cadre de son rôle, collabore pour parvenir à un accord commun sur le travail du prochain sprint et sur la manière dont l’équipe l’accomplira. Les membres ont le devoir de poser des questions, de partager leurs points de vue et de travailler ensemble pour créer le contenu du sprint, avec l’objectif de fournir des livrables de haute qualité durant la période du sprint.
Comment Se Préparer à la Planification de Sprint
La majeure partie du travail de préparation incombe au Product Owner. Il est responsable de la préparation du backlog. Cela ne signifie pas que le PO doit définir toutes les histoires et fonctionnalités du backlog, mais il doit en assumer la responsabilité et la gestion. Il lui revient également de s’approprier cette réunion et de mener la discussion sur le contenu.
L’équipe de développement doit étudier le backlog bien avant la planification du sprint afin que la réunion se déroule sans accroc. Si les membres lisent les éléments pour la première fois durant la planification, il faudra évidemment beaucoup plus de temps pour les clarifier.
Chaque élément discuté lors de la planification de sprint doit avoir des critères d’acceptation déjà définis, une autre responsabilité du PO. Le contenu de l’élément et les critères d’acceptation sont les deux entrées les plus importantes pour la planification. S’ils manquent ou sont instables (une histoire contenant uniquement le titre et aucun contenu), l’équipe ne peut pas s’y préparer correctement.
Fixer l’Objectif de la Bonne Manière
La méthode la plus efficace pour définir les buts et les objectifs lors de la planification du sprint est de suivre une approche itérative, qui comprend les étapes suivantes :
- Examiner le backlog produit avant la planification pour savoir de quoi discuter et éviter de perdre du temps durant la réunion.
- Définir l’objectif du sprint une fois que les histoires potentielles pour le prochain sprint sont prêtes à être examinées par l’équipe.
- Sélectionner les éléments du backlog qui correspondent à l’objectif de sprint défini, en s’assurant qu’ils sont tous réalisables pendant le sprint.
- Affiner l’objectif du sprint, si nécessaire, après avoir défini le contenu du sprint avec les éléments du backlog. Ajuster ce qui est nécessaire pour garantir une communication claire et appropriée concernant les incréments de sprint avec toutes les personnes extérieures à l’équipe.
- Revoir et réviser les objectifs du sprint même durant le sprint, surtout en cas de complications graves et imprévues. Dans ce cas, une redéfinition des objectifs est nécessaire, et plus elle intervient tôt, mieux ce sera.
Il est essentiel de se rappeler que chaque objectif de sprint doit refléter la capacité réelle du sprint (la disponibilité de l’équipe) et que l’effort estimé pour chaque élément du contenu doit être calculé.
Meilleures Pratiques pour la Planification de Sprint
Pour réussir cette réunion, il faut toujours se préparer à l’avance. Ce message s’adresse principalement aux Product Owners, mais l’équipe de développement n’est pas épargnée. Chacun doit examiner l’état actuel du backlog bien avant la réunion.
Cela permet d’éviter de demander aux participants si c’est la première fois qu’ils voient une histoire. Dans un scénario idéal, certaines des histoires les plus simples devraient déjà être estimées, même si cela n’est pas toujours réaliste.
Le SM doit faire de son mieux pour que la réunion reste concentrée sur l’ordre du jour et les sujets à aborder. C’est particulièrement difficile si l’équipe n’est pas encore mature. Il y a une forte tendance à discuter de tout et de chaque détail et à remettre en question même les faits fondamentaux. Le SM doit intervenir et ramener l’équipe sur les rails.
La collaboration et la communication sont les clés d’une équipe Scrum performante. Chacun doit avoir la possibilité de poser des questions, alors il faut encourager les interactions. Il n’y a rien de pire qu’une planification de sprint où l’on entend uniquement le Product Owner (ou pire encore, uniquement le Scrum Master).
La réunion de planification de sprint doit avoir des limites de temps précises. Il ne faut pas dépasser ce temps convenu. Et il est impératif de ne pas créer une seconde partie (spéciale) à la planification, car la première n’était pas suffisante. Il faut tirer les leçons de ces erreurs et faire mieux la prochaine fois.
Un Écueil Absolu à Éviter
Ne terminez jamais une planification de sprint sans avoir divisé les éléments en histoires. C’est une erreur courante de penser que cela peut être fait plus tard. Cela impacte directement la précision des estimations du contenu du sprint.
De plus, vous déplacez une partie des activités de la planification vers une période dédiée au développement. Vous réduisez le temps de développement du contenu du sprint sans même lui accorder une limite de temps.
Il n’est jamais judicieux d’augmenter, de prolonger ou de multiplier les cérémonies de sprint. Pourtant, c’est ce qui se produit trop souvent. Il ne faut pas suivre cette tendance.
Voici quelques outils de planification que vous pouvez utiliser lors de vos sessions de planification de sprint. Ils pourraient vous aider à gagner en efficacité, même si, selon moi, le moyen le plus efficace reste une équipe mature, sans outils supplémentaires.
#1. Tara
Source: tara.ai
Tara.ai est un outil de planification de sprint qui utilise l’intelligence artificielle (IA) pour améliorer l’efficacité de la planification et de la gestion des sprints. L’outil est conçu pour automatiser les tâches manuelles, comme l’estimation de l’effort et l’attribution des tâches. Tara.ai fournit également des informations et des analyses en temps réel pour suivre les progrès et identifier les axes d’amélioration.
L’une des principales différences entre Tara.ai et d’autres outils similaires réside dans l’utilisation de l’IA. Tara.ai utilise des algorithmes d’apprentissage automatique pour analyser les données des sprints précédents et fournir des recommandations afin d’améliorer le processus pour les sprints suivants. L’outil peut également aider à créer des user stories plus précises et détaillées.
La personnalisation est un autre aspect spécifique de Tara.ai. L’outil peut être configuré pour répondre aux besoins spécifiques de chaque équipe et s’intégrer assez facilement à d’autres outils et plateformes.
#2. ClickUp
Source: clickup.com
ClickUp est un outil de planification de sprint offrant une plateforme complète pour la gestion de projet, y compris la planification de sprint. Il est très riche en fonctionnalités et compatible avec de nombreuses intégrations.
La principale différence entre ClickUp et les autres outils réside dans sa flexibilité. Vous pouvez personnaliser ClickUp en créant des flux de travail et des processus sur mesure pour répondre aux besoins de votre projet. L’outil propose des modèles et des flux de travail prédéfinis que vous pouvez également personnaliser.
ClickUp prend en charge une multitude d’intégrations avec d’autres outils et plateformes, comme Slack, Trello et Google Drive, permettant aux équipes de rationaliser leur flux de travail et de collaborer plus facilement.
ClickUp offre un large éventail de fonctionnalités pour faciliter la planification et la gestion des sprints : gestion des tâches, suivi du temps et reporting. L’outil fournit également des informations et des analyses en temps réel pour suivre les progrès de l’équipe et identifier les axes d’amélioration.
#3. Lucidspark
Source: lucidspark.com
Lucidspark est un outil de planification de sprint qui fournit un tableau blanc virtuel pour permettre aux équipes de collaborer et de planifier leurs sprints. Il vise à aider les équipes à échanger des idées et à organiser l’information, afin de planifier plus efficacement le travail.
Lucidspark se distingue par son orientation vers la collaboration visuelle. L’outil fournit de nombreux modèles et éléments visuels pour aider les équipes à organiser leurs idées et à planifier leurs sprints. Le tableau blanc virtuel permet de collaborer en temps réel, supprimant les inconvénients liés aux différentes localisations.
Lucidspark s’intègre également avec de nombreux outils et plateformes, comme Slack, Google Drive et Trello.
Lucidspark propose des fonctionnalités pour faciliter la planification et la gestion des sprints : gestion des tâches, suivi du temps et reporting, ainsi que des informations et des analyses en temps réel pour suivre les progrès et identifier les axes d’amélioration.
#4. Wrike
Source: wrike.com
Wrike est un outil de planification de sprint qui fournit une plateforme complète pour la gestion de projet, y compris la planification de sprint.
L’une des principales différences entre Wrike et d’autres outils similaires est son accent mis sur la collaboration en temps réel. Wrike propose des fonctionnalités de collaboration, comme l’édition, les commentaires et l’attribution de tâches en temps réel. L’outil prend également en charge de nombreux outils de communication : chat, email et visioconférence.
Wrike s’intègre avec des outils similaires comme Slack, Google Drive mais aussi Microsoft Teams, ce qui peut être un avantage pour certaines entreprises.
Wrike propose également des fonctionnalités pour aider les équipes à planifier et gérer leurs sprints : gestion des tâches, suivi du temps et reporting.
#5. Zoho
Source: zoho.com
Zoho Sprint est un autre outil de planification offrant une plateforme complète pour la gestion de projet Agile.
Zoho Sprint se caractérise par son accent mis sur la simplicité. L’outil propose une interface simple, intuitive et facile à utiliser, même pour les équipes débutantes en gestion de projet Agile. L’outil fournit des modèles et des flux de travail prédéfinis qui peuvent être personnalisés.
Comme d’autres outils de la liste, Zoho Sprint propose également la gestion des tâches, le suivi du temps et la création de rapports, ainsi que des informations et des analyses en temps réel pour aider les équipes à identifier les axes d’amélioration.
Conclusion
Réussir une planification de sprint est un processus qui ne peut être maîtrisé qu’avec l’expérience. Même si vous assimilez toute la théorie, la première réaction lors d’une réunion sera de s’éloigner du sujet.
Une équipe experte techniquement est aussi une équipe pleine de complications. La maturité d’une équipe se mesure à sa compréhension de l’état d’esprit plutôt qu’à son niveau d’expérience technique. C’est pourquoi il est essentiel de savoir où s’améliorer et comment y parvenir.
Maintenant, découvrez les processus néfastes qui peuvent compromettre votre sprint.