Introduction
Google Sheets se présente comme un instrument puissant doté d’une multitude de fonctionnalités pour la gestion et l’analyse de données. Cependant, l’élaboration de formules complexes peut souvent s’avérer ardue, voire intimidante, surtout pour les utilisateurs peu familiers avec les fonctions avancées. L’arrivée de Gemini, l’intelligence artificielle de Google, directement intégrée à Google Workspace, a radicalement changé la donne. Gemini non seulement simplifie la création de formules imbriquées, mais il automatise également la recherche de données et facilite la génération de formules de date et d’heure. Cet article explore comment Gemini révolutionne l’usage de Google Sheets, rendant l’analyse de données plus accessible et moins chronophage. Découvrez comment cette technologie, de son intégration à ses impressionnantes capacités d’automatisation, peut transformer votre manière de travailler avec les feuilles de calcul.
Points Essentiels
- Gemini simplifie l’écriture de formules SI imbriquées, permettant une analyse de données avancée dans Google Sheets.
- Gemini automatise la recherche de données, optimisant ainsi le temps passé à trouver des valeurs spécifiques.
- Gemini facilite la création de formules de date et d’heure dans Google Sheets en exploitant les fonctions intégrées de Google.
Comment Activer Gemini dans Google Sheets
Pour bénéficier de cette fonctionnalité, vous devez vous inscrire aux Google Workspace Labs. L’inscription est simple, à condition que vous résidiez dans un pays ou territoire éligible. Si vous avez déjà accès aux Workspace Labs, vous pouvez ignorer cette section.
Pour commencer avec Gemini dans Workspace, visitez le site des Workspace Labs. Cochez les cases au bas de la page pour accepter les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité, puis cliquez sur « Soumettre ».
Si vous vous êtes déjà inscrit aux Workspace Labs, puis retiré, vous ne pourrez pas vous réinscrire avec le même compte.
Les abonnés à Google One AI Premium bénéficient également de l’accès à Gemini dans Google Workspace, ainsi qu’à plusieurs autres fonctionnalités. La fenêtre suivante devrait s’afficher dès l’ouverture de Google Sheets.
Conception de Formules SI Imbriquées
La fonction SI vous permet de tester une condition et de définir une valeur à retourner si elle est vraie, et une autre si elle est fausse. Vous pouvez ajuster les conditions SI à l’aide des opérateurs logiques ET, OU et NON, et même imbriquer plusieurs conditions SI pour une analyse de données plus élaborée dans Google Sheets.
Cependant, l’imbrication peut être à double tranchant. Elle est certes puissante, mais peut s’avérer complexe et difficile à manipuler si vous débutez avec les fonctions et formules. Toutefois, avec Gemini comme assistant, vous pouvez concevoir des formules visuellement complexes qui répondent précisément à vos besoins.
Ouvrez votre feuille de calcul dans Google Sheets. Cliquez sur l’icône en forme de losange « Demander à Gemini » située à côté du bouton « Partager », ce qui fera apparaître un panneau latéral. Gemini analysera le contenu de la feuille et proposera un résumé.
Dans la zone de texte au bas du panneau latéral, entrez votre requête. Pour calculer les notes d’une classe, j’ai saisi : « Créer une formule SI imbriquée qui calcule la note des étudiants en fonction de leur score. A pour 90 et plus, B pour 80 à 89, etc. » Gemini a parfaitement réussi dès le premier essai, générant une formule opérationnelle. L’icône d’insertion sous la formule permet de l’ajouter à la feuille de calcul.
Automatisation de la Recherche de Données
Avec Gemini, plus besoin d’écrire de formules de recherche horizontales ou verticales. Tirez parti de sa capacité à analyser les données et à répondre à vos demandes en langage naturel. Vous obtenez ainsi les résultats souhaités en moins de temps et avec moins d’efforts.
En ayant deux tableaux dans une feuille de calcul, un principal et un de recherche, je peux demander à Gemini de trouver la valeur associée à un élément du tableau principal.
Pour localiser l’adresse de Mark Twain, j’ai entré la requête : « Trouver l’adresse de Mark Twain dans le tableau de F4 à G9 ». Gemini a généré la formule suivante : =FILTRE(G4:G9; EQ(F4:F9; « mark twain »)), fournissant l’adresse recherchée. Cela peut paraître simple sur une feuille avec peu de données, mais change la donne avec des milliers d’éléments.
Bien qu’il existe de nombreuses astuces pour guider l’IA, il est crucial d’être précis et descriptif dans vos requêtes.
Génération de Formules de Date et d’Heure
Gemini est capable de faire référence à toutes les fonctions intégrées de date et d’heure de Google lors de la création de formules. Il vous permet d’ajouter l’heure actuelle à votre feuille, de calculer la différence entre deux dates, de convertir des textes en dates, et d’utiliser d’autres fonctions de date et d’heure sans avoir à mémoriser de syntaxe particulière.
Par exemple, la requête suivante génère une formule pour calculer la différence entre deux dates : « Calculer le nombre de jours entre les dates de début et de fin de chaque tâche du projet. »
Fonctions de Manipulation de Texte
En plus des formules de date et d’heure, Gemini gère aussi les opérations de manipulation de texte dans Google Sheets. Il peut extraire des portions spécifiques de texte, convertir des textes en nombres (et inversement), et formater du texte sans que vous ayez besoin d’écrire de formules. Il est aussi capable de générer du texte, de faire des suggestions de validation de données et de résumer du texte dans votre feuille.
Vous pouvez même faire référence à votre boîte de réception Gmail et à vos fichiers Drive, avec des requêtes telles que : « Lister les sujets des trois derniers emails envoyés à [Nom] » ou « Résumer les points clés de [Nom de fichier] dans Drive ». Cliquez sur « Sources » sous la réponse pour voir les fichiers utilisés par Gemini.
Création de Fonctions Personnalisées
Les fonctions personnalisées permettent d’étendre les fonctionnalités de Google Sheets, en utilisant Google Apps Script, une plateforme de script cloud de Google Workspace.
Si vous avez une idée de fonction personnalisée, mais que vous manquez de compétences en codage, vous pouvez décrire votre idée à Gemini qui générera le code pour vous. Par exemple, j’ai utilisé Gemini pour créer un script simple qui convertit des pieds en centimètres. Gemini peut aussi gérer des tâches plus complexes, comme la traduction ou la récupération de données en direct sur internet.
Bien que Gemini ne soit pas infaillible, mon expérience montre qu’il génère correctement les formules environ sept fois sur dix. Malgré ses imperfections, il constitue un gain de temps considérable et un outil d’apprentissage précieux. Cependant, si vous écrivez fréquemment des formules, rien ne remplace la maîtrise des fonctions essentielles de Google Sheets. Gemini est un assistant puissant, mais la compréhension des bases reste essentielle pour tirer le meilleur parti de vos feuilles de calcul.
Conclusion
En résumé, l’intégration de Gemini dans Google Sheets transforme la manière dont les utilisateurs interagissent avec leurs données. De la création de formules complexes à l’automatisation de la recherche de données, en passant par la manipulation de texte et la création de fonctions personnalisées, Gemini simplifie et enrichit l’analyse de données. Bien qu’il ne remplace pas la compréhension des fonctions de base, Gemini se révèle un outil précieux qui simplifie grandement l’usage de Google Sheets.