Gagnez du temps et de l’argent avec les signatures numériques

Votre contrat n’a pas besoin d’être signé manuellement pour être juridiquement contraignant – vous pouvez signer numériquement un document et gagner du temps, de l’argent et des tracas en utilisant Zoho Sign.

Dans le monde d’aujourd’hui, où la paperasserie devient progressivement obsolète, il est logique de passer aux signatures numériques. Les signatures numériques sont non seulement plus rapides et plus pratiques, mais elles sont également respectueuses de l’environnement.

Bien qu’il existe différents logiciels de signature numérique sur le marché, vous devez choisir une solution fiable comme Zoho Sign, qui est à la fois performante et abordable.

Qu’est-ce qu’une signature numérique ?

Une signature numérique est une technique qui valide l’authenticité et l’intégrité d’un document, d’un logiciel ou d’un message numérique. Il utilise la cryptographie pour protéger le document contre la falsification et l’usurpation d’identité. Les signatures numériques sont considérées comme juridiquement contraignantes dans de nombreux pays, y compris les États-Unis.

Pourquoi avez-vous besoin d’une signature numérique ?

Économisez du temps et de l’argent

Le traitement manuel des documents pour les signatures comprend la rédaction, l’impression, la numérisation et l’envoi à d’autres parties. Cela pourrait même prendre des semaines pour les récupérer après leur signature. La signature numérique vous fait gagner du temps et de l’argent en éliminant ces tâches.

Efficace et sécurisé

Les signatures numériques fonctionnent comme une alternative sécurisée aux signatures traditionnelles sur papier. Vous n’avez pas besoin d’imprimer, de numériser ou d’envoyer les documents physiques aux autres parties. Cela réduit également le risque de contrefaçon.

Accessibilité

Pour tout type de document distant et global, la signature numérique est très pratique. Il aide les parties à signer des documents en toute sécurité depuis n’importe quel endroit et améliore ainsi l’efficacité de l’entreprise.

Meilleure image de l’entreprise

L’utilisation du papier pour les signatures de documents a également un impact sur l’environnement. Avec les signatures numériques, vous pouvez réduire cela et créer une impression respectueuse de l’environnement dans le monde des affaires.

Dans de nombreux pays, les signatures numériques sont légalement valides, comme les signatures manuscrites. Qu’il s’agisse d’un contrat, d’un accord, d’une transaction électronique ou de tout autre document juridique, les signatures numériques garantissent son authenticité et son intégrité pour le faire reconnaître comme juridiquement contraignant devant les tribunaux.

Intégrité

Une signature numérique est également utile pour maintenir l’intégrité d’un document numérique. Il utilise des algorithmes cryptographiques pour générer une valeur de hachage unique. Si quelqu’un modifie ce document, il y aura une valeur de hachage différente qui servira de preuve de modification du document.

Automatisation du flux de travail

Les signatures papier nécessitent une coordination et un suivi manuel pour garantir que les documents sont signés avec précision et que la confidentialité des données est protégée. De plus, il existe des risques de retards, d’erreurs et de violations des politiques dans les signatures manuelles.

Passer à une signature numérique signifie passer à un flux de travail standard et automatisé, cohérent et sans erreur.

Comment Zoho Sign peut aider avec la signature numérique

Si vous dépendez toujours de la méthode traditionnelle du stylo et du papier pour signer des documents commerciaux, il est temps de choisir Zoho Sign. Ce logiciel facilite la signature et la gestion sécurisées des documents commerciaux depuis n’importe quel emplacement mondial en quelques clics.

Cette application de signature numérique complète vous aide à éliminer le processus fastidieux de signature manuelle d’un document. Avec son aide, vous pouvez obtenir des documents juridiquement valides et infalsifiables qui ne peuvent être modifiés une fois signés. De plus, ce logiciel vous permet de vérifier l’identité du signataire et de signer des documents de n’importe où avec une conformité légale maximale.

Examinons maintenant les principales fonctionnalités de Zoho Sign.

Facilité de signature et d’envoi

Zoho Sign déploie une approche simple pour signer et envoyer des documents pour signature numérique. Vous pouvez facilement télécharger le document, ajouter les destinataires et placer des champs de formulaire pour eux avant de l’envoyer. Pour signer, vous devez ouvrir le lien envoyé par e-mail, entrer le code de vérification si nécessaire et signer le document.

Gestion transparente des documents

La gestion des documents sur cette plate-forme est également sans tracas. Il vous permet de vérifier l’état du document et de prendre d’autres mesures en fonction de celui-ci. De plus, Zoho Sign peut être utilisé pour des pistes d’audit complètes. Il vous offre un historique complet des actions effectuées sur un document et la certification de réalisation pour les documents sans tâches en attente.

Modèles de documents réutilisables

La fonctionnalité de modèles de Zoho Sign vous évite de créer de nouveaux accords à partir de zéro chaque fois que vous souhaitez les utiliser. En tant qu’utilisateur des plans Professionnel et Entreprise, vous pouvez créer des modèles de contrats de vente, de contrats d’embauche et de politiques de médias sociaux que vous devrez peut-être utiliser fréquemment.

Après avoir créé les modèles pour les besoins de votre entreprise, vous pouvez afficher et modifier ces modèles pour chaque occasion unique, changer de propriétaire, créer SignForm (disponible uniquement pour les administrateurs de l’organisation) et supprimer les modèles. Ces modèles resteront dans votre compte jusqu’à ce que vous les supprimiez manuellement.

Envoi de documents en masse

Zoho Sign vous permet d’envoyer un ou plusieurs documents à plusieurs destinataires à la fois à l’aide de la fonction d’envoi en masse. Disponible uniquement avec le plan Entreprise, il est pratique lorsque les responsables des ressources humaines doivent faire signer la politique mise à jour par les employés d’une organisation.

Prise en charge de l’intégration Open AI

Si vous disposez d’un abonnement payant à Zoho Sign utilisant des centres de données américains et une clé API OpenAI valide générée par l’utilisateur, vous pouvez utiliser ChatGPT et l’intégration OpenAI via l’assistant AI de Zoho, Zia. Grâce à cette intégration, vos données de document sont partagées avec Open AI et peuvent être utilisées à diverses fins, notamment pour obtenir un résumé de document.

AES et QES

Les utilisateurs de tous les plans payants et des centres de données américains peuvent obtenir des certificats AES (Advanced Electronic Signature) pour leurs signatures via TrustFactory, basé en Afrique du Sud. Les utilisateurs doivent s’inscrire auprès de TrustFactory et configurer cette intégration pour obtenir cette fonctionnalité.

Zoho Sign collabore également avec Uanataca SA, qui est un fournisseur de services de vérification d’identité basé dans l’UE. Avec son aide, les utilisateurs de l’abonnement Enterprise peuvent signer des documents via QES (Qualified Electronic Signature).

Applications mobiles Zoho Sign

Si vous êtes toujours en déplacement, vous pouvez installer les applications Android ou iOS de Zoho Sign sur vos appareils mobiles. Ces applications sont tout aussi efficaces pour signer, suivre et envoyer des documents que pour gérer des modèles.

API Zoho Sign

Zoho Sign propose également des API pour l’intégration de la signature numérique dans n’importe quelle application. Quelle que soit l’exigence de votre projet, vous pouvez facilement appliquer les exemples de code dans votre langage de programmation préféré.

Les API flexibles et évolutives peuvent être implémentées en quelques minutes. Tous les documents signés à l’aide de ces API sont 100 % recevables devant les tribunaux. Vous bénéficiez du plus haut niveau de sécurité avec le protocole OAuth 2.0 standard de l’industrie.

Intégration avec les meilleures plateformes

Vous utilisez peut-être des outils commerciaux et de communication pour votre organisation. Zoho Sign peut être intégré à des applications de premier plan telles que Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents et Integromat.

Générer des rapports

Les administrateurs de l’organisation peuvent accéder aux rapports détaillés générés par Zoho Sign pour tous les documents signés et envoyés à l’aide de votre compte. Des filtres de catégorie sont également disponibles pour le type de document, le statut du document (terminé, rappelé, refusé, expiré), la validité du document et l’historique des activités.

Il génère des rapports pour les 30 derniers jours par défaut ; cependant, vous pouvez générer des rapports sur une base hebdomadaire et mensuelle. Vous pouvez également télécharger les rapports sur le système local au format de fichier CSV.

Tarification des panneaux Zoho

Les utilisateurs uniques peuvent opter pour le plan Zoho Sign gratuit qui vous permet de signer cinq documents par mois. Si vous avez plus d’exigences, vous pouvez choisir parmi les forfaits Standard, Professionnel et Entreprise, à partir de 10 $/utilisateur/mois.

Un essai gratuit de 14 jours est disponible sur Zoho Sign, où vous pouvez essayer toutes les fonctionnalités du plan Enterprise. Il a même un plan d’API de signature numérique simple et transparent à la carte.

Derniers mots

La signature numérique offre non seulement une commodité pour la signature de documents à distance, mais ajoute également une couche de sécurité supplémentaire contre la falsification. Il s’agit d’un processus respectueux de l’environnement qui n’implique pas de paperasse et qui est traçable pour les pistes d’audit.

Zoho Sign est une application de signature numérique abordable qui vous permet de créer des documents et de les envoyer à d’autres pour une signature rapide. Les petites et grandes entreprises et les utilisateurs personnels peuvent utiliser ce logiciel pour la documentation juridique.

Les entreprises peuvent également opter pour d’autres applications Zoho telles que Zoho Assist et Zoho Payroll.

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