La conception d’une structure de répartition du travail (SRT), ou WBS en anglais, exploitable représente un défi pour tout propriétaire ou gestionnaire de projet. Cet outil est fondamental pour la conduite efficace de tout projet commercial, et les outils dédiés à la WBS sont d’une grande aide pour les chefs de projet.
Si vous éprouvez des difficultés à créer un modèle de WBS pour votre prochain projet, vous êtes au bon endroit ! Nous allons vous expliquer ce qu’est une WBS dans le contexte de la gestion de projet, en utilisant un langage simple. De plus, nous vous présenterons des outils populaires et performants que les meilleurs chefs de projet utilisent pour élaborer leurs WBS.
Qu’est-ce qu’une structure de répartition du travail (WBS) ?
Une structure de répartition du travail (WBS) est un tableau qui identifie et liste les composantes et les livrables d’un projet. En gestion de projet, une WBS sert de support visuel aux chefs de projet, leur offrant une vision claire du contenu, produit ou service que le projet doit fournir au client.
Essentiellement, la création d’un modèle WBS implique de structurer les éléments que le projet doit produire sous forme hiérarchique. Cette organisation facilite également la répartition des tâches et des responsabilités au sein de l’équipe projet en blocs d’objectifs plus petits et gérables.
La plupart des outils de WBS pour les projets d’entreprise proposent plus de trois niveaux de profondeur. Cependant, les petits projets peuvent avoir des WBS avec seulement deux à quatre niveaux de hiérarchie pour les livrables et les éléments.
Quels sont les différents types de WBS ?
#1. WBS basée sur les livrables
Comme son nom l’indique, cette approche de WBS met l’accent sur les livrables du projet. Ceux-ci peuvent être des produits physiques, du contenu numérique ou des services en ligne (site web ou application mobile). Elle permet de relier facilement la portée du projet à chaque livrable. Les chefs de projet utilisent souvent cette approche pour établir des budgets et des estimations de ressources.
Un exemple concret serait une WBS pour la fabrication d’une automobile. L’intérieur, la carrosserie et l’électronique constitueraient les premiers niveaux de la hiérarchie. Ensuite, il serait possible de lister les composants spécifiques nécessaires à la fabrication de chacun de ces éléments.
#2. WBS basée sur les processus
Ce type de WBS organise le projet en fonction des phases de travail, des fonctions et des étapes. Il facilite l’attribution des différentes étapes aux compétences et disciplines appropriées, aidant ainsi à identifier les outils et les compétences nécessaires.
Un exemple serait une WBS pour un projet de développement d’application mobile. Les phases de développement telles que la conception, les tests systèmes, l’examen des systèmes critiques et les tests utilisateurs constitueraient la hiérarchie de premier niveau, et d’autres phases pourraient ensuite être rattachées.
Pourquoi la WBS est-elle une solution clé pour les chefs de projet ?
#1. Elle offre une vision claire des ressources responsables de chaque tâche, permettant aux chefs de projet de contacter rapidement le bon membre de l’équipe pour des mises à jour.
#2. Un modèle WBS efficace assure qu’aucune étape ou aucun livrable n’est oublié.
#3. La WBS mettant en évidence tous les livrables et les étapes, les chefs de projet peuvent s’assurer que chaque partie du travail est achevée dans les délais prévus.
#4. La WBS aide également à identifier les erreurs et les défauts qui ne sont pas immédiatement visibles au début du projet.
Voici une sélection des meilleurs outils pour vous aider à créer une structure de répartition du travail efficace :
Monday
En plus d’être un logiciel de gestion de projet de premier plan, monday.com propose également un modèle de WBS. Il permet aux chefs de projet de planifier et de suivre leurs projets en toute simplicité. Ce modèle gratuit est prêt à l’emploi, vous offrant un exemple de WBS pour démarrer immédiatement.
Les utilisateurs peuvent personnaliser ce modèle intuitif en ajoutant des actions et en réorganisant les tâches selon les priorités. L’exécution du plan devient ainsi un processus fluide.
Il suffit d’affecter chaque action aux membres de l’équipe. Le suivi des progrès est possible à chaque étape grâce à diverses mesures. Le modèle comprend également des fonctionnalités comme l’ajout d’éléments en un clic, la recherche ou le filtrage du tableau, le partage, etc.
Lucidchart
Lucidchart est un logiciel de création de diagrammes qui favorise l’innovation grâce à la création de visuels et à la collaboration. Son créateur de WBS permet aux utilisateurs de construire une structure en quelques minutes. L’outil est doté d’une interface intuitive et de fonctionnalités robustes pour personnaliser une WBS en fonction de vos besoins.
Pour démarrer, les utilisateurs peuvent glisser-déposer des formes sur la toile et y insérer des tâches. Il est également possible de définir le propriétaire de chaque tâche et de différencier les tâches et sous-tâches grâce à des options de formatage avancées.
Lucidchart offre une collaboration en temps réel, un chat intégré et des commentaires avec mentions pour des mises à jour et un partage immédiat. Accessible depuis n’importe où et sur n’importe quel appareil, cet outil cloud propose également une mise en forme conditionnelle pour coder les tâches par couleur et organiser les rôles et les éléments de la structure.
Creately
L’outil de WBS de Creately vous permet d’améliorer la gestion des livrables de vos projets. Grâce à ce logiciel, les chefs de projet peuvent visualiser la portée des projets. Sur cette plateforme visuelle intuitive, il est possible de diviser un projet en étapes plus petites et plus faciles à gérer.
Creately permet d’ajouter des documents, des liens et des pièces jointes à chaque livrable de la WBS. Il prend également en charge l’importation de données depuis des outils de gestion de projet, afin d’identifier les lacunes et les chevauchements dans les exigences du projet.
La plateforme WBS propose divers outils intégrés pour créer des tableaux de bord, des présentations et des rapports pour les parties prenantes. Elle prend également en charge plusieurs intégrations d’applications pour l’import et l’export de données de projet.
Cet outil a été conçu pour une collaboration d’équipe efficace. Il permet aux équipes interfonctionnelles de rester alignées grâce à une communication et une collaboration en temps réel. Il propose des fonctionnalités telles que la collaboration multi-utilisateurs, les commentaires avec mentions, le suivi de l’état au niveau de l’espace de travail, différents niveaux d’accès, et des notifications intelligentes pour connecter tout le monde.
EdrawMax
Si vous cherchez un logiciel de WBS avec des modèles gratuits et faciles à personnaliser, EdrawMax vous permet de visualiser toute la portée de votre projet en créant une WBS interactive. Cet outil permet d’organiser les objectifs de manière simple et prévisible.
Vous pouvez choisir parmi plusieurs modèles de WBS prêts à l’emploi. Il possède également une riche bibliothèque de symboles à glisser-déposer sur la toile. EdrawMax permet d’importer et d’exporter des données supplémentaires pour personnaliser le diagramme.
Les utilisateurs peuvent télécharger leur WBS dans divers formats (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG et PNG) et partager les fichiers sur différentes plateformes. Il prend également en charge l’intégration du diagramme dans les emails, les réseaux sociaux et les sites web.
PlanHammer
PlanHammer est une plateforme pour créer facilement des graphiques WBS en ligne. Ce logiciel puissant offre des fonctionnalités avancées de gestion de projet. Il permet aux utilisateurs de décomposer leurs projets, d’attribuer des tâches et de collaborer avec leurs équipes simultanément.
PlanHammer permet de créer une structure flexible, en développant ou en réduisant les arborescences de tâches pour afficher uniquement la branche sur laquelle vous travaillez. En cliquant sur le bouton d’information, les utilisateurs peuvent aussi consulter les détails d’une tâche.
PlanHammer facilite l’ajout et la suppression de tâches et sous-tâches dans la WBS. Pour chaque tâche parente, vous avez la liberté d’afficher les sous-tâches en mode développé ou en liste.
Cet outil de création de graphiques WBS interactif facilite le partage d’écran et la diffusion basée sur Chromecast pour des présentations attrayantes. Vous pouvez aussi l’imprimer au format PDF et partager la version papier avec les parties prenantes.
Praxie
Avec Praxie, vous pouvez exceller dans la gestion de projet WBS de deux façons. Vous pouvez utiliser son application interactive pour créer une WBS de zéro ou bien utiliser son modèle WBS pour le personnaliser.
Pour utiliser le modèle, il faut examiner les tâches incluses dans le projet, les détailler étape par étape, lister toutes les sous-tâches, et compléter le tableau avec les données nécessaires. Les membres de l’équipe doivent ensuite mettre à jour le tableau au fur et à mesure de l’avancement pour que le chef de projet puisse en avoir une vision claire.
Toute équipe ou entreprise peut démarrer avec les outils de collaboration de Praxie en définissant des tâches et en créant des actions. Son logiciel cloud offre des fonctionnalités telles que les tableaux de bord de progression, l’importation de données depuis différentes applications ou documents SaaS, et une interface intuitive.
OpenProject
OpenProject vous propose un logiciel de gestion de projet open source à la fois robuste et sécurisé. Cet outil vous accompagne dans votre processus de gestion de projet de bout en bout avec la structure de répartition du travail.
Avec OpenProject, vous pouvez diviser votre projet en livrables et activités gérables en utilisant sa vue liste. Vous pouvez créer rapidement une tâche en ligne, ou utiliser la vue plein écran pour des tâches avec des informations détaillées. Il affiche également l’avancement et le temps passé pour une meilleure analyse du projet.
MatchWare MindView
MatchWare MindView est un outil de cartographie mentale qui permet également de développer une WBS. Ce logiciel de développement de concept efficace offre six vues interchangeables pour créer une WBS. La structure peut être créée de haut en bas ou de gauche à droite.
Les données peuvent être exportées vers un diagramme de Gantt intégré dans des applications telles que MS Excel et MS Projects. MindView est un outil idéal pour créer des graphiques WBS car il permet de saisir différents éléments en un coup d’œil et de les organiser dans une structure adaptée à votre projet spécifique. La structure peut également être modifiée facilement si nécessaire.
JadeALM
JadeALM vous permet de créer des graphiques WBS pour vos projets afin d’avoir une structure claire. Son tableau hiérarchique est idéal pour décomposer la progression de haut en bas. Vous pouvez facilement visualiser où chaque sous-tâche se situe dans l’ensemble du projet.
Cette structure permet également de savoir ce qui se passe et où. Les utilisateurs peuvent diviser le projet en sous-tâches plus petites, ce qui leur permet de ne pas perdre de vue la valeur et l’objectif fondamentaux. JadeALM aide à la réorganisation et à la prévisibilité en gérant les dépendances entre les personnes, les tâches, les fonctionnalités et les processus.
Cet outil de WBS est particulièrement utile pour gérer les petits livrables. Sa mise à jour en temps réel permet de suivre les progrès, les ressources et les affectations depuis un seul outil, avec une cohérence et une transparence totales.
Cacoo
Cacoo est un outil essentiel pour les équipes qui souhaitent effectuer une répartition organisée et visuelle des tâches et sous-tâches. Il offre un modèle de WBS sophistiqué que les utilisateurs peuvent personnaliser en fonction des besoins de leurs projets.
Il peut être utilisé pour un seul projet avec plusieurs tâches attribuées à différentes personnes, ou pour des projets plus importants impliquant plusieurs équipes.
Même les nouveaux utilisateurs peuvent rapidement apprendre à utiliser cet outil. Il propose de nombreux tutoriels comprenant des guides et des vidéos détaillés. Vous pouvez également consulter son blog et sa base de connaissances pour en savoir plus sur son fonctionnement.
Cacoo prend en charge l’intégration avec divers outils tels que Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio et Zapier, ce qui facilite la gestion de projet.
Peut-on utiliser un diagramme de Gantt comme WBS ?
Un diagramme WBS illustre la portée du projet et ses étapes clés, tandis qu’un diagramme de Gantt permet de visualiser la chronologie des activités du projet.
Le diagramme de Gantt est souvent perçu comme une forme de WBS pour la gestion de projet. Les utilisateurs peuvent organiser leur WBS sous la forme d’un diagramme de Gantt avec des liens entre les dépendances des tâches et les jalons du projet.
En conclusion
Cet article a exploré les bases de la WBS en gestion de projet et présenté des outils de premier plan pour vous aider à créer un modèle WBS professionnel et efficace.
La capacité à créer une WBS est un élément qui distingue un chef de projet compétent d’un débutant. En adoptant un modèle WBS, vous réduisez les blocages, augmentez la productivité et générez finalement plus de revenus qu’une entreprise qui n’utiliserait pas cet outil.
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