Planifier des réunions n’est pas amusant. Peu importe que vous utilisiez toutes les formes de communication disponibles pour informer tout le monde de la réunion et que tout le monde confirme sa présence. Il y aura toujours quelqu’un qui arrivera en retard, quelqu’un qui annulera à la dernière minute ou quelqu’un qui ne savait tout simplement pas à propos de la réunion malgré la confirmation de sa participation quelques minutes après l’envoi de l’invitation. Après avoir établi que les réunions sont difficiles à planifier, vous ne devriez pas avoir à vous tuer en essayant de les planifier. WeTime est une application iOS qui facilite la planification de réunions sur votre iPhone. L’application dispose d’un service fonctionnant en arrière-plan et peut ajouter des événements qui se synchronisent avec iCloud. Une réunion, une fois créée, peut être envoyée à d’autres par e-mail et SMS. Les personnes que vous invitez à la réunion peuvent répondre à partir de leur navigateur ou de l’application WeTime si elles l’ont installée sur leur appareil. Vous pouvez indiquer votre propre disponibilité pour un événement et voir combien de vos participants totaux ont accepté le créneau horaire donné. Les participants peuvent à leur tour laisser des commentaires et suggérer des plages horaires alternatives.
L’application est complexe et il vous faudra un certain temps pour apprendre toutes ses fonctionnalités et comment les utiliser au mieux. Ajoutez votre première réunion en saisissant un nom et sélectionnez la durée de la réunion. L’application vous permet ensuite de sélectionner un créneau horaire pour la réunion en vous connectant à l’application Calendrier sur votre téléphone. Vous pouvez ajouter un emplacement et une description de la réunion qui peut inclure l’ordre du jour de la réunion.
Une fois les détails renseignés, l’application vous demandera d’ajouter votre nom. Il s’agit d’une étape unique et vous pouvez modifier votre nom ultérieurement à partir des paramètres de l’application. Le but est de faire savoir à tout le monde qui a créé cette réunion. Lorsque vous avez terminé, il est temps de partager la réunion avec les personnes que vous souhaitez inviter. C’est là que vous apprécierez mieux l’application; il vous permet de partager la réunion / l’événement par e-mail ou SMS. Les informations que vous avez renseignées lors de la configuration de la réunion sont automatiquement renseignées dans le message envoyé. Ce modèle par défaut peut être modifié à partir des paramètres de l’application.
Pour chaque événement, vous obtenez un tableau de bord et un onglet qui vous permet d’indiquer votre disponibilité. De même, les gens peuvent suggérer des plages horaires alternatives si celle que vous avez proposée ne leur convient pas. En fin de compte, en tant qu’administrateur d’une réunion, vous pouvez voir combien de personnes ont accepté un créneau horaire et combien ont indiqué qu’elles ne pouvaient pas y participer.
Les paramètres de l’application vous permettent de modifier le modèle de message par défaut, de gérer la synchronisation du compte, les notifications push et les calendriers.
L’application est ce que vous considérez comme une combinaison complète pour créer et partager des événements, mais elle sera déroutante au début simplement en raison de sa complexité. Ce qui reste un mystère pour moi, c’est pourquoi mes réunions disent qu’aucune date n’a été fixée pour une réunion malgré les participants confirmant leur disponibilité pendant les plages horaires. Il ne semble pas non plus y avoir de moyen d’ajouter une date confirmée à un événement.