Un formulaire PDF interactif est un document numérique doté de zones spécifiques, appelées champs, où les utilisateurs peuvent saisir des informations. Il s’agit d’une version moderne et pratique des formulaires papier traditionnels. Ces fichiers offrent une sécurité accrue, car leur contenu ne peut être modifié, hormis les champs prévus à cet effet. De plus, ils intègrent souvent des mécanismes de protection tels que le chiffrement, les filigranes et les signatures numériques.
Tout document peut être transformé en formulaire PDF à remplir en y insérant divers champs interactifs. Une fois créé, le formulaire peut être complété directement sur un ordinateur ou un appareil mobile, puis transmis en ligne. Cette approche élimine le besoin d’imprimer, de remplir manuellement puis de numériser le document, ce qui représente un gain de temps considérable. Les avantages sont nombreux : réduction des coûts d’impression, de stockage et de distribution, accélération du traitement des informations, et suppression des erreurs liées à la saisie répétitive.
Les formulaires d’ONLYOFFICE Docs : une approche intégrée
ONLYOFFICE Docs est une suite bureautique open source, entièrement compatible avec les formats Word, Excel et PowerPoint. Elle peut être utilisée dans le cloud, hébergée sur un serveur ou via une application de bureau gratuite pour Windows, Linux et macOS.
Les formulaires d’ONLYOFFICE ne sont pas un logiciel distinct, mais une fonctionnalité ajoutée à son traitement de texte. L’avantage majeur est qu’il n’est plus nécessaire de créer un document dans un logiciel, puis de le mettre en forme et d’ajouter des champs interactifs dans un autre. Cela évite également d’acheter et d’installer des logiciels supplémentaires, comme Adobe Acrobat par exemple.
Comme pour les documents texte, les feuilles de calcul et les présentations, la création de formulaires peut se faire collaborativement en ligne. Plusieurs personnes, même géographiquement éloignées, peuvent travailler simultanément sur le même document, le commenter, suivre les modifications et consulter l’historique des versions. ONLYOFFICE s’intègre avec les outils de communication français Rainbow et Jitsi, permettant ainsi des échanges audio et vidéo directement dans l’interface pour faciliter la discussion autour des détails du document.
Créer des formulaires PDF interactifs avec ONLYOFFICE Docs : Guide pratique
Pour commencer, ouvrez un nouveau document vierge ou un fichier DOCX existant.
Dans l’onglet « Formulaires », vous avez le choix entre différents types de champs interactifs. ONLYOFFICE propose une variété de champs : texte, listes déroulantes, cases à cocher, boutons radio, images, champs complexes et champs pour numéros de téléphone. Ces outils combinent les fonctionnalités des contrôles de contenu de Microsoft Office et des formulaires d’Adobe.
Une fois un champ ajouté, vous pouvez modifier ses propriétés dans la barre latérale droite. Les paramètres varient selon le type de champ. Pour un champ de texte, vous pouvez par exemple limiter le nombre de caractères, autoriser la saisie sur plusieurs lignes, ajuster la taille, définir des symboles spécifiques ou encore définir le format attendu : aucun, chiffres, lettres, masque personnalisé (pour les numéros de téléphone) ou expression régulière (pour les adresses e-mail). Il est également possible d’ajouter des conseils, des espaces réservés, de marquer des champs comme obligatoires ou de regrouper des champs pour les remplir simultanément.
De plus, vous pouvez personnaliser l’apparence des champs, ajuster les couleurs de bordure et d’arrière-plan, les déplacer et les faire pivoter.
Le document final peut être sauvegardé au format .oform ou .pdf. Le format .oform est spécifique aux formulaires à remplir en ligne. Il permet aux utilisateurs de ne remplir que les champs prévus, sans modifier le texte. Le format .pdf permet quant à lui d’utiliser des logiciels standards pour remplir le formulaire. Cette fonctionnalité fait d’ONLYOFFICE un concurrent sérieux d’Adobe et d’Abbyy dans ce domaine.
Une fois l’ajout et la configuration des champs terminés, l’option « Voir le formulaire » dans l’onglet « Formulaires » vous permet de visualiser l’aspect final du formulaire. Si le résultat vous convient, cliquez sur « Fichier », « Télécharger comme » puis choisissez PDF. Le fichier PDF enregistré contiendra les champs interactifs à remplir.
Le formulaire PDF ainsi créé peut être diffusé à d’autres utilisateurs, qui pourront remplir les champs interactifs et vous renvoyer le document par email ou les réseaux sociaux.
Si vous manquez de temps pour concevoir un formulaire, vous trouverez des exemples dans la bibliothèque ONLYOFFICE.
Alternatives pour créer des formulaires PDF à remplir
Adobe Acrobat DC est l’une des solutions les plus populaires pour travailler avec les formulaires PDF interactifs. Cette application offre des fonctionnalités d’édition avancées pour créer des fichiers complexes. Son principal inconvénient est son coût, car l’abonnement peut être onéreux.
D’autres alternatives existent, comme PDFEscape, Platoforms, DocHub ou JotForm. Elles ont toutes leurs propres avantages et inconvénients, mais permettent de créer facilement des formulaires PDF à remplir, en ligne ou hors ligne.
Conclusion
Les formulaires PDF interactifs simplifient considérablement la gestion des documents numériques. Ils permettent de gagner du temps en créant des documents standardisés à partir de modèles et contribuent à optimiser le processus de gestion des documents tout en réduisant les coûts. N’hésitez pas à essayer la création de formulaires PDF avec ONLYOFFICE Docs ou d’autres solutions adaptées pour en tirer tous les bénéfices.