Vous hésitez entre Confluence et SharePoint pour votre entreprise ? Ce guide comparatif détaillé vous aidera à prendre la meilleure décision.
Pour faciliter la collaboration et le partage d’informations entre vos différents services, voire avec des collaborateurs externes, vous recherchez un outil de gestion des connaissances et de travail collaboratif.
Confluence et SharePoint sont deux des plateformes les plus populaires dans ce domaine. Continuez votre lecture pour découvrir leurs différences et similitudes, et comment choisir l’outil le plus adapté à vos besoins spécifiques.
Confluence : Présentation
Confluence est un outil robuste de gestion des connaissances et de brainstorming, adapté aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. Il permet de créer des espaces de travail d’équipe pour divers processus métiers, tels que :
- Élaboration de stratégies commerciales
- Conception de services, produits, applications, etc.
- Gestion des ressources humaines et de la paie
- Activités de marketing et de vente
- Création de documentation et de rapports
- Planification de projets
- Gestion de produits
- Définition des politiques et règlements de l’entreprise
L’outil vous permet de créer des espaces thématiques, au sein desquels vous pouvez organiser un grand nombre de pages. Pour une meilleure organisation, vous pouvez utiliser un système d’arborescence, créant une hiérarchie de pages avec des métadonnées.
Confluence est une solution cloud, avec des options d’hébergement sur des centres de données ou des serveurs sur site. Si vous collaborez avec des entreprises internationales, des agences de production de contenu ou des sociétés de gestion de produits et de projets, il est fort probable que vous ayez déjà reçu des liens vers des pages Confluence à des fins professionnelles.
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Confluence : Un outil collaboratif par excellence
Confluence offre des outils intuitifs, essentiels pour une collaboration efficace, que l’équipe soit en télétravail, en présentiel ou en mode hybride. Il permet de créer un espace d’équipe avec une vue d’ensemble claire du projet, en utilisant les champs suivants :
- Image d’en-tête
- Description de l’espace
- Objectifs de l’équipe
- Informations de contact
Ainsi, avec Confluence, toutes les informations essentielles sont facilement accessibles à vous, vos employés et vos collaborateurs externes. L’outil permet le téléchargement de divers types de contenu (images, textes, documents, PDF, fichiers multimédias, codes, etc.), faisant de Confluence la source unique de vérité pour les données de votre entreprise, accessibles à tout moment et en tout lieu.
La plateforme favorise la mobilité grâce à ses applications Android et iOS. Vous pouvez effectuer la plupart des tâches depuis un appareil mobile, assurant la continuité de vos activités, même lorsque vous ou certains de vos responsables clés êtes en déplacement.
Les avantages de Confluence
- Confluence facilite la création de bases de connaissances accessibles à tous, que ce soit depuis un ordinateur ou un téléphone mobile.
- L’outil rationalise et organise le processus de création et de publication de contenu, grâce à un espace d’édition collaboratif, l’automatisation de l’approbation et la protection du contenu.
- En diffusant du contenu professionnel via Confluence, vous renforcez la sécurité et limitez les risques de duplication non autorisée ou d’attaques de ransomware.
- En cas de publication d’un contenu erroné, vous pouvez rapidement le corriger en utilisant l’historique des versions pour les textes, codes et tableaux blancs.
- Les entreprises utilisant déjà Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management, etc., utilisent souvent Confluence pour la gestion de leur contenu numérique.
SharePoint : Présentation
Microsoft SharePoint est une plateforme de publication de sites intranet et Internet, qui offre des fonctionnalités d’archivage, de publication et de distribution de contenu. Si votre entreprise a besoin de portails Web distincts pour le contenu destiné au public et aux employés, Microsoft SharePoint est une solution à considérer.
Avec SharePoint, vous n’avez pas à vous préoccuper du développement de pages web, de la gestion de contenu ou de sa publication. Il suffit de déployer SharePoint dans le cloud et d’utiliser ses modèles intégrés pour créer rapidement des sites attrayants tels que les sites Hub, Team et Communication.
Les entreprises utilisaient principalement SharePoint pour organiser d’importants volumes de données commerciales. Cependant, son utilisation est en déclin en raison de sa complexité en termes de développement, de gestion et de sécurité.
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SharePoint : Un outil de travail collaboratif
SharePoint fonctionne principalement comme un intranet d’entreprise. Les employés, qu’ils soient sur site ou à distance, peuvent y accéder via des appareils autorisés. Ils peuvent ensuite accéder à l’onglet « Contenu et documents » pour retrouver les fichiers nécessaires à leur projet ou à leurs activités courantes.
Le système de stockage de documents de SharePoint fonctionne avec un système de contrôle de version. Il enregistre toutes les versions des fichiers, documents, images et fichiers multimédias téléchargés. Pour travailler en collaboration sur un fichier, vous pouvez utiliser les outils en ligne de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
La fonction de « verrouillage » est un atout pour les grandes entreprises. Vous pouvez verrouiller un document pour empêcher d’autres personnes de le modifier jusqu’à ce que vous ayez terminé.
Bien que son utilisation soit moins répandue, certaines entreprises et grands groupes du secteur des technologies de l’information continuent d’utiliser SharePoint pour leurs sites Web internes et leurs applications mobiles.
Les avantages de SharePoint
- Les grandes organisations et les administrations publiques utilisent souvent SharePoint pour diffuser des données et des fichiers sur l’internet public en toute sécurité.
- L’utilisation de SharePoint comme intranet réduit les coûts de développement d’intranets et d’embauche de développeurs web.
- SharePoint peut être utilisé pour créer des boutiques en ligne, gérer les appareils informatiques, archiver du contenu, etc.
- Il s’intègre parfaitement avec les applications Microsoft 365, ce qui vous permet de créer des rapports, des diapositives ou des applications mobiles en déplacement, depuis un ordinateur portable ou un appareil mobile.
- Les listes SharePoint facilitent la gestion des tâches et la prise de notes.
- Vous pouvez importer et exporter votre calendrier Outlook pour planifier et gérer vos événements.
Confluence vs SharePoint : Processus de travail
La principale différence entre Confluence et SharePoint réside dans leur processus de travail. Confluence est très facile à prendre en main. L’outil vous guide pas à pas lors de la création de vos espaces et de vos pages.
SharePoint est une solution de gestion de contenu plus complexe. Sa configuration est aussi élaborée que son architecture sur internet ou intranet. Vous (ou l’administrateur de vos sites SharePoint) devez avoir une bonne expérience de l’outil. Alors que tout le monde peut configurer un site et une page Confluence, la configuration d’un site SharePoint fonctionnel nécessite l’intervention d’un administrateur informatique.
Le processus de travail de Confluence
Confluence offre un tableau de bord qui vous donne un aperçu des tâches, des dernières actualités de votre organisation, des activités des espaces, etc. Atlassian a mis en place les interfaces suivantes :
- Votre nom et l’espace
- « Reprendre où vous vous étiez arrêté » pour reprendre les tâches en cours
- « Découvrez ce qui se passe » : un flux de contenu populaire et suivi
- Espaces : tous les espaces de travail et les pages que vous avez créés ou qui ont été partagés avec vous
- Annonces
- Calendriers : calendriers personnels et d’équipe
Les « Espaces » de Confluence regroupent toutes les activités d’un projet, d’une équipe, d’un service ou d’une organisation. Une petite entreprise peut n’avoir qu’un seul Espace, tandis qu’une multinationale peut en avoir des centaines.
Chaque Espace contient un ensemble de Pages. Si vous utilisez l’espace de gestion de projet préconfiguré de Confluence, vous trouverez les pages suivantes :
- Plan de projet
- Documents de décision
- Rapport de situation
Contrairement à SharePoint, vous pouvez restreindre l’accès à vos espaces, pages ou blogs Confluence. Vous pouvez inviter des collaborateurs externes, mais ils devront créer un compte Confluence (gratuit ou payant) pour pouvoir collaborer.
Le processus de travail de SharePoint
L’accès initial à SharePoint et la prise en main de l’outil peuvent être difficiles. Vous devez vous rendre sur le portail Microsoft 365 et trouver SharePoint dans le menu « Applications » du panneau de navigation à gauche.
Sur la page d’accueil de SharePoint, vous pouvez créer de nouveaux sites ou publications. Vous ne pouvez pas créer de publications autonomes sans avoir configuré un site SharePoint. Un site SharePoint comprend les éléments suivants :
- Accueil
- Conversations
- Documents
- Bloc-notes
- Pages
- Contenu du site
- Corbeille
- Modifier
Lors de la création d’un site, vous pouvez choisir entre un site d’équipe et un site de communication. Après sa création, vous pouvez le rendre public ou privé en fonction du contenu hébergé. Que le site soit public ou fermé, vous devez inviter les visiteurs à partir du panneau « Partage de site ». Votre site vous permet, ainsi qu’à vos employés, de rester productifs en utilisant les applications Teams, Lists, OneNote, OneDrive, etc. via SharePoint.
Confluence vs SharePoint : Utilisation
Utilisations de Confluence
Voici les principaux usages de Confluence :
- Développement de sites et de pages wiki d’entreprise
- Gestion des tâches et des projets avec le contenu
- Création d’un flux de publication de contenu pour les médias en ligne et hors ligne
- Élaboration de plans de développement de carrière pour les employés
- Mise en place d’un glossaire de conception de contenu
Utilisations de SharePoint
Voici les utilisations les plus courantes de SharePoint :
- Conception et édition de sites intranet pour les entreprises
- Création de bibliothèques de documents pour les équipes ou l’ensemble de l’organisation
- Configuration d’un espace de stockage pour les fichiers professionnels volumineux (vidéos, codes, modules d’application, etc.)
- Automatisation des flux de travail d’entreprise grâce à des outils Microsoft (Power Automate et Power Apps)
Confluence vs SharePoint : Comparaison des fonctionnalités
| Fonctionnalités | Confluence | SharePoint |
| Édition en temps réel | Disponible | Disponible |
| Commentaires en ligne | Disponible | Disponible |
| Découverte de contenu | Simple | Complexe |
| Accès au contenu par défaut | Ouvert | Caché dans l’interface utilisateur |
| Navigation | Intuitive | Nécessite une formation approfondie |
| Hiérarchie de l’organisation du contenu | Espaces > Arborescences de pages > Pages > Blogs | Site d’équipe/Communication > Documents > Bibliothèques de documents |
| Tableau de bord/Accueil avec flux d’activités et tâches | Disponible | Non disponible ; Nécessite la création via des applications et des pages |
| Analyses des Espaces/Pages | Facilement accessible via le panneau de navigation | Les analyses standard ne sont pas disponibles ; Il faut passer par l’utilisation du site ; Des analyses avancées sont possibles via des applications tierces |
| Pages flexibles avec la création de champs modulaires | Disponible | Non disponible ; Nécessite la création de macros de mise en page complexes |
| Sites | Contenu disponible | Contenu non disponible ; Nécessite l’utilisation de scripts Power Automate complexes |
| Tableau blanc numérique visuel | Disponible avec des intégrations (Miro, Lucidchart, Mural, etc.) | Disponible (limité) avec SharePoint Online Plan 2 ou Office 365 E3 (ou version supérieure) |
| Abonnement gratuit | Gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs | Pas de version d’essai ou gratuite |
Confluence vs SharePoint : Cas d’utilisation
Cas d’utilisation de Confluence
#1. Planification des capacités
Vous pouvez utiliser Confluence pour planifier la capacité de l’ensemble de l’équipe pour une tâche spécifique, ou pour classer par capacité les membres de l’équipe pour différents projets. Dans une feuille d’allocation individuelle, chaque membre de l’équipe renseigne son nom, ses tâches, le temps nécessaire et le temps par tâche.
Ensuite, dans le tableau de capacité de l’équipe pour le projet, ils remplissent les valeurs correspondantes au rôle, % du temps hebdomadaire consacré au projet, heures hebdomadaires sur le projet, etc.
#2. Document de gestion des modifications
Confluence est un outil précieux pour gérer les changements au sein de votre entreprise. L’éditeur de texte compatible avec les contenus multimédias permet de créer tous les brouillons du processus de transformation. Vous pouvez ainsi structurer votre démarche en listant les étapes clés : énoncé du problème, principe directeur, messages aux employés, canaux de communication, workflow de gestion du changement, rôles et responsabilités, etc.
Cas d’utilisation de SharePoint
#1. Gestion des ventes
L’un des cas d’utilisation les plus courants d’un site d’équipe SharePoint est la gestion des opérations de vente. La page d’accueil sert de tableau de bord pour les dernières actualités de l’équipe ou de l’organisation.
L’onglet « Conversations » peut être utilisé pour accéder à la communication en temps réel via Teams, ou à la communication asynchrone via Outlook. Les commerciaux et les responsables peuvent utiliser l’onglet « Documents » pour accéder aux devis, contrats, brochures, factures, etc. L’onglet « Bloc-notes » permet de prendre des notes rapidement lors des visites de clients ou de fournisseurs.
#2. Créer une bibliothèque de documents
Autre utilisation intéressante de SharePoint : la création de bibliothèques de documents pour les équipes, les services ou l’ensemble de l’organisation, ce qui permet d’éviter les silos de données. Vous pouvez ajouter des dossiers pour mieux classer les documents et les fichiers. La bibliothèque de documents permet également de créer des fichiers Word, Excel, PowerPoint, etc.
Confluence vs SharePoint : Le verdict
Vous devriez maintenant être en mesure de déterminer si Confluence ou SharePoint est le plus adapté à votre entreprise. Tout d’abord, si votre organisation cherche à réduire les coûts de maintenance des serveurs et du personnel informatique, Confluence est la solution idéale.
De plus, Confluence est un excellent choix si vous recherchez une plateforme qui facilite la création de bases de connaissances, la collaboration sur les documents, le brainstorming en temps réel et la gestion des tâches.
À l’inverse, SharePoint est une bonne option si votre entreprise utilise déjà beaucoup les applications Microsoft 365. En effet, un abonnement SharePoint seul vous priverait de nombreuses fonctionnalités qui nécessitent d’autres outils Microsoft (Outlook, OneDrive, Power Apps, Power Automate, Exchange, etc.).
Un abonnement SharePoint pour entreprise coûte à partir de 10$/utilisateur/mois, ce qui est plus cher que Confluence, sans compter le temps et les efforts nécessaires à la configuration des sites.
En conclusion, Confluence est une plateforme de gestion de contenu et de collaboration plus abordable et plus efficace que SharePoint.
N’hésitez pas à vous renseigner sur les logiciels d’automatisation documentaire pour gagner un temps précieux.