Parmi les fonctionnalités d’Outlook, l’outil de suivi, souvent sous-estimé, se révèle particulièrement pratique pour gérer ses rappels d’e-mails. Si vous avez du mal à vous souvenir des messages auxquels vous devez répondre une fois qu’ils ne sont plus en haut de votre boîte de réception, cette fonction est faite pour vous.
Le suivi permet de programmer des rappels pour les e-mails à la date souhaitée, en les intégrant à votre liste de tâches Outlook. Une fois le rappel traité et marqué comme terminé, il est automatiquement retiré de votre liste. C’est un processus simple, rapide et efficace.
Pour démarrer, sélectionnez un e-mail dans Outlook, puis dirigez-vous vers l’onglet « Accueil » et cliquez sur « Suivi » (situé dans le groupe « Balises »).
Dans le menu déroulant qui apparaît, choisissez la date à laquelle vous souhaitez être rappelé pour cet e-mail. Microsoft propose des options rapides comme « Aujourd’hui », « Demain » ou « Semaine prochaine ». Vous pouvez également opter pour « Personnalisé » afin de sélectionner une date précise.
L’e-mail est alors mis en évidence en jaune, vous permettant d’identifier rapidement les messages concernés par un suivi. Il est également ajouté à votre liste de tâches Outlook.
Cette action est souvent décrite comme « ajouter un indicateur » à un e-mail. Une fois fait, vous pouvez déplacer le message dans n’importe quel dossier, comme votre archive, il restera visible dans votre liste de tâches. Il suffit de double-cliquer dessus pour l’ouvrir.
Par défaut, Outlook vous rappelle l’e-mail le jour que vous avez sélectionné. Si vous souhaitez personnaliser l’heure du rappel, allez dans « Accueil » > « Suivi », puis choisissez « Ajouter un rappel ».
Cela ouvre le panneau « Personnalisé », où vous pouvez modifier le nom de l’indicateur, définir les dates de début et d’échéance, ainsi que la date et l’heure du rappel.
Il est également possible d’accéder à ce panneau en allant dans « Accueil » > « Suivi », puis en sélectionnant « Personnalisé ».
L’option « Marquer vers » correspond au nom de l’indicateur que vous donnez à l’e-mail. Il s’affiche en haut du message sous forme d’info-bulle. Par défaut, il indique « Suivi », ainsi que les dates de début et d’échéance.
Vous pouvez choisir un autre nom d’indicateur dans le menu déroulant ou saisir le vôtre.
Dans cet exemple, nous avons renommé l’indicateur en « Révision », ce qui a modifié l’info-bulle en conséquence.
Pour modifier la date de suivi de l’e-mail, il suffit d’ajuster les valeurs « Date de début » et « Date d’échéance ».
Par défaut, la liste de tâches Outlook fonctionne selon la « date d’échéance ». Cette date détermine le moment où l’e-mail apparaît dans votre liste de tâches.
Vous pouvez également définir la date et l’heure exactes auxquelles vous souhaitez recevoir un rappel contextuel. Outlook utilise le son d’alerte par défaut, mais il est possible de le personnaliser.
Une fois vos paramètres définis, cliquez sur « OK » pour fermer le panneau « Personnalisé ».
Si vous utilisez fréquemment la fonction de suivi, l’option « Clic rapide » pourrait vous intéresser. Elle permet d’ajouter un indicateur par défaut à un e-mail en un seul clic. Si vous n’avez pas encore modifié les options par défaut d’Outlook, il suffit de survoler un e-mail pour voir apparaître les boutons d’action rapide sur la droite. L’un d’eux est un indicateur de suivi.
Si cette option n’est pas visible, consultez notre guide sur les actions rapides pour l’ajouter. Lorsque vous cliquez sur le bouton « Action rapide », l’e-mail est marqué pour un suivi « Aujourd’hui » par défaut.
Pour modifier ce paramètre, allez dans « Accueil » > « Suivi », puis sélectionnez « Définir un clic rapide ».
Dans le menu déroulant, choisissez la date que vous souhaitez attribuer par défaut au bouton « Action rapide », puis cliquez sur « OK ».
Désormais, lorsque vous survolerez un e-mail et cliquerez sur l’indicateur de suivi dans les « Actions rapides », la date que vous avez sélectionnée sera automatiquement utilisée. Cette option est très pratique lorsque vous parcourez vos e-mails en fin de journée pour vous rappeler de les traiter plus tard.
Une fois que vous avez terminé avec un e-mail, allez dans « Accueil » > « Suivi », puis choisissez « Marquer comme terminé » ou « Effacer l’indicateur ».
« Marquer comme terminé » marque la tâche comme étant terminée et la supprime de la liste des tâches visibles, tandis que « Effacer l’indicateur » supprime simplement la tâche. Les deux options sont valables, mais nous préférons « Marquer comme terminé » car elle donne l’impression de cocher un élément dans une liste.
Vous voilà désormais prêt à utiliser l’indicateur de suivi!