Lorsque vous ajoutez des commentaires à un document Word, une feuille de calcul Excel ou une présentation PowerPoint, Office 365 vous permet de mentionner un autre utilisateur à l’aide du signe «@» (comme la plupart des applications de chat). Voici à quoi servent les mentions d’Office 365 et comment les utiliser efficacement.
Les mentions n’ont de sens que lorsque vous travaillez avec d’autres personnes.Par conséquent, même si vous pouvez les utiliser avec un abonnement Office 365 (O365) personnel, vous devrez ajouter d’autres personnes à cet abonnement pour qu’elles en aient une grande utilité. Cela signifie que les mentions ont tendance à être plus utiles au sein d’une organisation où tout le monde possède une licence O365.
Vous n’utiliserez jamais Word, Excel ou PowerPoint comme applications de chat, mais cela ne signifie pas que vous souhaitez quitter le fichier que vous consultez pour envoyer un message à l’auteur. Auparavant, vous pouviez ajouter des commentaires à un fichier Office pour que toute autre personne ayant accès à ce fichier puisse le lire, mais cela reposait sur l’ouverture du fichier et la lecture des commentaires. Avec les mentions, vous pouvez envoyer un message à quelqu’un de manière proactive.
Ce message peut être une question (« Sandra, pouvez-vous confirmer que ces chiffres sont corrects? »), Une modification (« John, cette section est trop verbeuse, pouvez-vous la réduire s’il vous plaît. »), Ou simplement un commentaire (« Jean , j’adore cette diapositive, c’est vraiment efficace »). Quoi qu’il en soit, une mention enverra automatiquement à cette personne une alerte email avec un lien vers le commentaire. Plus besoin d’attendre que quelqu’un ouvre le fichier « juste au cas où » vous auriez ajouté un commentaire!
Nous allons le démontrer avec Word, mais le processus est exactement le même dans Excel et PowerPoint.
Sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter, puis cliquez sur Insérer> Nouveau commentaire (ou cliquez avec le bouton droit sur le texte en surbrillance et sélectionnez «Nouveau commentaire» dans le menu contextuel).
Dans la zone de commentaire qui apparaît, tapez «@» et le nom de la personne que vous souhaitez mentionner. Écrivez le reste de votre message, puis cliquez sur le bouton «Publier».
Et c’est tout, vous avez mentionné quelqu’un.
La personne que vous avez mentionnée recevra une alerte par e-mail indiquant votre commentaire, le texte que vous avez commenté et un bouton pour la diriger directement vers votre commentaire dans le document.
Mentionne en général le travail dans les applications mobiles, les applications Web et les clients de bureau de Microsoft pour Word, Excel et PowerPoint.
L’alerte par e-mail a des fonctionnalités supplémentaires qui afficheront également tout fil de commentaire, le contexte du document environnant et vous donneront la possibilité de répondre au commentaire depuis l’e-mail.
Cette fonctionnalité supplémentaire est disponible dans les applications mobiles et les applications Web pour Word, Excel et PowerPoint, et le client Excel (version 1911 ou ultérieure pour Windows, version 16.31 ou ultérieure pour Mac). Les alertes par e-mail des applications clientes Word et PowerPoint bénéficieront de cette fonctionnalité supplémentaire dans le courant de 2020.