Airtable se présente comme un instrument de productivité multifonctionnel, fusionnant la puissance d’une base de données et l’adaptabilité d’un tableur. Cette combinaison optimise la manière dont vous enregistrez et manipulez vos informations.
Parmi les fonctions fondamentales d’un tableur, on retrouve les formules. Vous pourriez vous interroger sur leur intégration dans vos bases Airtable. Voici un guide pour démarrer avec le champ Formule d’Airtable.
Intégration du champ Formule à votre tableau
Pour utiliser les formules dans Airtable, l’ajout du champ Formule à votre tableau est la première étape.
Dans la vue Grille de votre tableau, identifiez le bouton avec un signe plus (« + ») à l’extrémité de la ligne des en-têtes de champ, en haut du tableau. Si vous avez un grand nombre de champs, il faudra peut-être faire défiler vers la droite pour le localiser. Dans le menu qui apparaît, choisissez « Formule ». Un nouvel écran, « Modifier le champ », s’ouvrira pour accueillir votre formule.
En fonction de la formule que vous saisissez, Airtable identifiera automatiquement certains types de données, tels que les nombres, pourcentages et dates. Il vous offrira la possibilité de modifier leur présentation dans le champ via l’onglet « Formatage ».
Une fois votre formule finalisée, cliquez sur « Créer un champ » pour l’incorporer à votre tableau. Si vous avez déjà utilisé des fonctions et des formules dans Microsoft Excel, vous comprendrez aisément le fonctionnement du champ Formule dans Airtable.
Cependant, quelques distinctions existent : certaines fonctions spécifiques, notamment celles liées à la finance ou à l’ingénierie, ne sont pas disponibles. Plus important, le champ Formule applique la même formule à chaque enregistrement du tableau. Il n’est pas possible d’ajuster la formule ou d’utiliser une formule distincte pour certaines cellules spécifiques.
Comment référencer des cellules dans le champ Formule d’Airtable
Dans la continuité de la comparaison avec Excel, vous pourriez vous demander comment référer dans vos formules à des valeurs spécifiques situées ailleurs dans votre tableau. Airtable ne gère pas les cellules comme A1 ou C5. Alors, comment renvoyer à d’autres valeurs de champs ?
Dans Airtable, vous pouvez faire référence à d’autres champs simplement en inscrivant leurs noms. Ainsi, si vous avez un champ intitulé « Prix », vous saisirez simplement :
Prix
Si le nom du champ que vous souhaitez référencer est constitué de plusieurs mots, vous devez le placer entre accolades ({ et }) pour l’identifier. Par exemple, pour un champ nommé « Quantité de commande », vous écrirez :
{Quantité de commande} L’utilisation d’accolades pour des noms de champ composés d’un seul mot est optionnelle.
De cette manière, les références de cellules dans Airtable s’apparentent à l’utilisation de plages nommées dans Excel. La différence est que les noms sont déjà définis, les espaces sont autorisés, et vous pouvez les utiliser immédiatement sans configuration préalable.
Utilisation d’opérateurs dans le champ Formule
Airtable prend en charge un ensemble de symboles qui vous permettent d’exécuter un certain nombre d’opérations logiques, textuelles et numériques. Ces symboles sont collectivement appelés « opérateurs ».
Vous reconnaîtrez facilement les opérateurs des équations mathématiques courantes. Le signe plus (+) sert à l’addition, le tiret (-) à la soustraction, l’astérisque (*) à la multiplication et la barre oblique (/) à la division. Des parenthèses ( ( et ) ) peuvent être utilisées pour organiser des équations complexes.
La perluète (&) est utile pour combiner rapidement du texte, de manière similaire à la fonction CONCAT dans Excel. Airtable dispose également de sa propre version, CONCATENATE(), qui a la même fonction.
Si vous souhaitez ajouter du texte additionnel à la sortie du champ avec l’une ou l’autre de ces fonctions, il faudra le placer entre guillemets (« »), y compris les espaces et autres caractères spéciaux. Pour insérer des guillemets dans l’affichage, utilisez une barre oblique inverse suivie du guillemet (\\ »), dans la formule.
Airtable offre également un ensemble d’opérateurs logiques. Ils renvoient « TRUE » si leurs conditions sont remplies et « FALSE » dans le cas contraire. Il s’agit de « supérieur à » (>), « inférieur à » (<), « supérieur ou égal à » (>=), « inférieur ou égal à » (<=), « égal à » (=) et « différent de » (!=).
Fonctions basiques disponibles dans Airtable
Si vous souhaitez vous familiariser rapidement avec les formules, voici quelques fonctions basiques que vous pouvez utiliser dans Airtable.
Ce n’est qu’un aperçu des possibilités disponibles ; la documentation d’Airtable contient une liste exhaustive des fonctions. Vous y trouverez même une base d’exemples de sorties que vous pouvez copier dans votre espace de travail et modifier.
La fonction SI
La fonction IF (SI) est l’une des plus fondamentales des tableurs, et son fonctionnement dans Airtable est identique à celui d’Excel.
IF(expression, valeur1, valeur2)
Cette fonction évalue la logique entrée dans le champ « expression », puis renvoie « valeur1 » si la logique est vraie, ou « valeur2 » si elle est fausse. Comme dans Excel, vous pouvez créer des instructions IF imbriquées et insérer d’autres fonctions dans votre formule IF.
Les instructions IF complexes sont plus faciles à visualiser grâce à la fonctionnalité « d’édition multiligne » d’Airtable, qui permet de taper les formules de manière plus proche de l’écriture de code, avec des indentations pour les instructions imbriquées et des couleurs différentes pour les parties de la syntaxe.
Une différence importante est l’absence d’équivalent à la fonction ISBLANK d’Excel. Il faut utiliser à la place une comparaison avec BLANK().
La fonction SOMME
La fonction SOMME est aussi courante que la fonction IF et fonctionne de la même manière que dans les autres tableurs, en additionnant toutes les valeurs contenues dans la fonction (qu’il s’agisse de valeurs de champs ou de nombres définis directement dans la formule).
SUM(nombre1, [nombre2, ...])
La fonction DATEADD
Parmi les fonctions moins courantes mais très utiles, vous pouvez utiliser DATEADD pour ajouter une certaine durée aux dates et heures.
DATEADD(janvier 9, 2025, [
Dans la première partie de la syntaxe, vous spécifiez une date seule, ou une date et une heure, soit directement, soit depuis un champ « Date et heure ». (Vous ne pouvez pas ajouter une heure à cette formule sans date. Une erreur s’affichera et vous devrez modifier la formule).
Ensuite, indiquez une valeur numérique et une unité de temps parmi : ‘millisecondes’, ‘secondes’, ‘minutes’, ‘heures’, ‘jours’, ‘semaines’, ‘mois’, ‘trimestres’ (d’une année), ou ‘années’.
Les fonctions telles que TODAY() (qui affiche la date actuelle) ou NOW() (qui renvoie la date et l’heure actuelles, mises à jour toutes les 15 minutes et à chaque fois que la base est recalculée) peuvent également être utilisées avec DATEADD à la place d’un champ ou d’une valeur spécifique.
Une fonction DATEADD remplie peut ressembler à ceci :
DATEADD("18/07/23 14:55:29", 760, "minutes") Optimisation de votre flux de travail dans Airtable
Le champ Formule enrichit l’analyse et la manipulation de données dans Airtable. Qu’il s’agisse de calculs simples ou de créations complexes avec de multiples fonctions, la polyvalence des formules apporte certaines des fonctionnalités les plus utiles d’un tableur dans votre base de données.
Si vous êtes habitué aux tableurs, vous pourrez facilement adapter vos compétences pour obtenir de nouvelles informations, tout en tirant parti du modèle de base de données d’Airtable. Il s’agit là d’une des nombreuses fonctionnalités qui font d’Airtable un outil si populaire pour améliorer la productivité.