Comment utiliser le Workflow Builder de Slack

Slack, l'outil de communication en milieu professionnel très répandu, intègre désormais un constructeur de flux de travail, conçu pour automatiser vos tâches répétitives. Découvrons ensemble ce que c'est, ses fonctionnalités et comment vous pouvez en tirer parti.

Le Constructeur de flux de travail est accessible uniquement avec les offres payantes de Slack : Standard, Plus ou Entreprise. Si vous utilisez la version gratuite, une mise à niveau sera nécessaire pour utiliser cette fonctionnalité. Cependant, vous pouvez profiter d'un essai gratuit des plans payants si vous souhaitez l'expérimenter.

Qu'est-ce que le Constructeur de flux de travail ?

Le Constructeur de flux de travail permet de définir un élément déclencheur, suivi d'une série d'actions. Lorsque l'événement déclencheur se produit, la séquence d'actions est exécutée. En utilisant l'un des exemples proposés par Slack, l'événement déclencheur peut être l'arrivée d'un nouvel utilisateur dans un canal. La série d'actions pourrait alors consister à lui envoyer automatiquement un message privé contenant des informations utiles et un court formulaire de présentation aux autres membres du canal.

Vous pouvez choisir parmi les déclencheurs suivants :

Menu Action : l'utilisateur sélectionne manuellement le flux de travail dans le menu du canal.
Nouveau membre du canal : un nouvel utilisateur rejoint le canal.
Réaction emoji : l'utilisateur réagit à un message avec un emoji.

Votre flux de travail peut comprendre autant d'étapes que vous le souhaitez, mais vous devez choisir parmi les actions suivantes :

Envoyer un message : à une personne ou un canal.
Envoyer un formulaire : à une personne ou un canal.

Bien que les déclencheurs et les actions soient simples, il est possible de créer des flux de travail assez complexes, tels que des approbations ou la collecte de données. Slack prévoit d'ajouter prochainement la prise en charge du déclenchement de flux de travail via une API. En théorie, cela signifie qu'il serait possible d'utiliser des services comme IFTTT ou Microsoft Flow pour démarrer un flux de travail Slack, ou de créer un déclencheur dans votre propre application.

Cependant, pour l'instant, tous les déclencheurs et actions de Slack sont internes.

Comment utiliser le Constructeur de flux de travail ?

Vous créez un flux de travail, puis vous le publiez afin de le rendre accessible aux autres utilisateurs. Pour commencer, cliquez sur la flèche à côté du nom de votre espace de travail pour ouvrir le menu principal, puis cliquez sur « Constructeur de flux de travail ».

Dans le panneau du Constructeur de flux de travail, cliquez sur « Créer un flux de travail ».

Attribuez un nom à votre flux de travail – il sera visible par les autres, choisissez donc un nom descriptif. Après avoir nommé votre flux de travail, cliquez sur « Suivant ».

Sélectionnez une action de déclenchement pour démarrer le flux de travail. Pour cet exemple, nous utiliserons le « Menu Actions », afin que les utilisateurs puissent lancer ce flux de travail lorsqu'ils en ont besoin.

L'étape suivante variera selon le déclencheur que vous aurez choisi. Si vous sélectionnez « Nouveau membre du canal », vous devrez choisir le canal sur lequel le flux de travail devra s'exécuter. Si vous choisissez « Réaction Emoji », vous devrez sélectionner l'emoji qui déclenchera le flux de travail.

Puisque nous avons choisi « Menu Actions », nous devons choisir le canal dans lequel les utilisateurs pourront démarrer le flux de travail, puis le nommer pour pouvoir le sélectionner. Après cela, nous cliquerons sur « Enregistrer ».

Le flux de travail est créé et affiché dans la page « Présentation du flux de travail ». Cliquez sur « Modifier » pour ajuster les détails. Pour un flux de travail « Menu Actions », vous pouvez changer le nom du flux de travail et le canal dans lequel il apparaît, mais vous ne pouvez pas modifier l'action de déclenchement. Il faudra créer un nouveau flux de travail pour cela.

Maintenant, vous devez ajouter une ou plusieurs actions pour que le flux de travail s'exécute. Cliquez sur « Ajouter une étape ».

Vous pouvez choisir « Envoyer un message » ou « Créer un formulaire ». Pour notre exemple, nous cliquons sur « Ajouter » à côté de l'option « Créer un formulaire ».

Dans le panneau « Créer un formulaire », vous saisissez un titre et une question, puis vous sélectionnez le type de question dans le menu déroulant parmi les options suivantes :

Réponse courte
Réponse longue
Choisissez dans une liste
Sélectionnez une personne
Sélectionnez un canal ou un MP

Pour notre exemple, nous choisirons « Choisir dans une liste ». Nous ajoutons également une valeur à la liste des options, puis cliquons sur « Ajouter un élément de liste » pour en ajouter un autre. Répétez cette action jusqu'à ce que vous ayez listé toutes les options parmi lesquelles vous souhaitez qu'une personne puisse choisir.

Vous pouvez utiliser les boutons à droite pour déplacer les éléments vers le haut ou le bas, ou pour les supprimer de la liste. Vous pouvez aussi choisir une « Sélection par défaut » (si vous le souhaitez) dans le menu déroulant sous les éléments de la liste.

Une fois votre question terminée, vous pouvez la rendre obligatoire, puis en ajouter une autre. Vous pouvez ajouter des questions jusqu'à ce que votre formulaire soit complet, puis choisir le canal (ou la personne) auquel vous souhaitez envoyer les résultats.

Lorsque vous avez terminé votre formulaire, cliquez sur « Enregistrer ».

La « Présentation du flux de travail » affiche maintenant l'étape que vous avez ajoutée. Cliquez sur « Ajouter une étape » pour ajouter d'autres étapes jusqu'à ce que votre flux de travail soit terminé.

Lorsque le flux de travail est prêt, cliquez sur « Publier » en haut à droite de la page.

Un panneau apparaît, indiquant que votre flux de travail a été publié, accompagné d'une pluie de confettis.

Un message est publié dans le canal pour informer les utilisateurs de la publication d'un flux de travail.

Nous avons ajouté notre flux de travail à un canal que tous peuvent utiliser, le symbole du flux de travail (l'éclair) est donc maintenant visible. Si vous cliquez sur l'icône, votre flux de travail sera visible par tous, et ils pourront cliquer sur l'icône pour le sélectionner et l'utiliser.

Lorsque vous cliquez sur votre flux de travail, le formulaire que vous avez créé s'affiche.

Pour modifier ou ajuster votre flux de travail, cliquez sur la flèche à côté du nom de votre espace de travail afin d'ouvrir le menu principal, puis cliquez sur « Constructeur de flux de travail ».

Le panneau du Constructeur de flux de travail s'ouvre.

Pour modifier votre flux de travail, il suffit de cliquer dessus. Cliquez sur les trois points à droite pour ouvrir un menu vous permettant d'effectuer d'autres actions, telles que l'annulation de la publication ou la suppression du flux de travail.

Au fil du temps, nous nous attendons à ce que Slack enrichisse encore davantage les fonctionnalités de ses flux de travail. En attendant, c'est un outil utile pour améliorer la communication et la collaboration.