Airtable s’est imposé comme un outil de productivité très prisé, notamment grâce à la diversité de ses fonctionnalités. L’une de ses caractéristiques distinctives réside dans sa capacité à intégrer et à se connecter à une multitude de données et d’informations.
Parmi les fonctionnalités les plus remarquables d’Airtable qui permettent cette prouesse, on trouve la possibilité d’intégrer des documents directement à vos enregistrements. Voici un examen détaillé du champ de pièce jointe d’Airtable et de la manière de l’ajouter à votre base de données.
Qu’est-ce que le champ de pièce jointe dans Airtable ?
Le champ Pièce jointe dans Airtable offre la possibilité de lier n’importe quel type de fichier directement aux enregistrements de votre base. Cela vous permet d’enrichir vos données avec des informations complémentaires, telles que des images, des documents, des présentations ou encore des tableurs, vous offrant une gestion de projet simplifiée avec Airtable.
Le champ Pièce jointe est compatible avec diverses sources pour vos fichiers joints, y compris le stockage sur votre ordinateur local et des services cloud populaires tels que Google Drive, OneDrive et Dropbox. Il est essentiel de noter que la taille des fichiers téléchargés ne doit pas dépasser cinq gigaoctets.
Les formats de fichiers courants, comme les images PNG et JPG, les documents Word, les fichiers Photoshop et les PDF, afficheront des aperçus miniatures dans votre tableau. En cliquant sur ces vignettes, vous pourrez visualiser le fichier en plein écran. Les formats de fichiers moins répandus n’afficheront pas d’aperçu, mais vous pourrez toujours interagir avec eux dans Airtable.
Comment intégrer le champ de pièce jointe à votre base Airtable
Il existe deux méthodes simples pour ajouter le champ Pièce jointe à votre base dans Airtable. Vous pouvez l’ajouter à partir des différentes vues d’Airtable, comme la vue Grille, ou directement depuis un enregistrement.
1. Intégration de champs de pièce jointe via la vue Grille
Dans la vue Grille d’Airtable, cliquez sur le symbole plus (+) à l’extrémité de la ligne supérieure des en-têtes de votre tableau. Il se peut que vous deviez faire défiler vers la droite en fonction de la taille de votre écran et du nombre de champs déjà présents.
Un menu contextuel apparaîtra, présentant tous les types de champs disponibles. Sélectionnez Pièce jointe dans cette liste pour ajouter le champ correspondant. Si vous le souhaitez, vous pouvez attribuer un nom à ce champ, qui figurera parmi les en-têtes. Une fois la configuration de votre champ terminée, cliquez sur Créer un champ pour l’ajouter à votre base.
2. Intégration de champs de pièce jointe au sein d’un enregistrement
Dans un enregistrement de votre base, cliquez sur Ajouter un nouveau champ à cette table, situé au bas de l’enregistrement. Cliquez sur le menu déroulant Texte sur une seule ligne, puis sélectionnez Pièce jointe dans la liste proposée. Saisissez un titre si désiré et cliquez sur Enregistrer.
Dans la fenêtre contextuelle Modifier le champ, vous trouverez également une option pour Afficher les pièces jointes dans l’ordre inverse, particulièrement utile si vous utilisez un modèle. Cette option fait en sorte que les nouvelles pièces jointes soient ajoutées au début de la liste plutôt qu’à la fin. Cette fonctionnalité a été supprimée depuis avril 2020 et vous pouvez désormais glisser-déposer les pièces jointes dans le champ pour les réorganiser manuellement.
Ajouter un fichier via le champ de pièce jointe
Une fois que vous avez ajouté le champ Pièce jointe, vous pouvez l’utiliser soit depuis la vue Grille, soit depuis les enregistrements individuels.
Dans la vue Grille, cliquez sur le champ Pièce jointe dans la ligne d’un enregistrement pour accéder aux options d’ajout d’un nouveau fichier (via le bouton plus) ou glissez-déposez un fichier directement sur la cellule.
À l’intérieur d’un enregistrement, le champ Pièce jointe se présente sous la forme d’une grande zone indiquant « Faites glisser les fichiers ici ou parcourez ». Vous pouvez soit glisser-déposer des fichiers dans cette zone, soit cliquer sur le lien Parcourir les fichiers pour ouvrir une fenêtre de sélection de fichiers avec davantage d’options.
En cliquant sur le bouton plus en mode Grille ou sur le lien Parcourir les fichiers dans un enregistrement, une fenêtre contextuelle s’ouvre, vous permettant de choisir des fichiers à partir de diverses sources. Vous pouvez glisser-déposer des fichiers depuis votre stockage local pour les ajouter en tant que pièces jointes.
Vous pouvez également sélectionner d’autres options dans la barre latérale pour rechercher un fichier à joindre. Vous avez la possibilité de lier un fichier à partir d’une URL ou d’une recherche sur le web, de prendre une photo avec votre webcam ou d’ajouter des fichiers depuis des services de stockage en ligne tels que Google Drive, OneDrive, Dropbox et Box, ainsi que des photos de Facebook.
Il est important de noter que vous devez connecter vos comptes de ces services à Airtable avant de pouvoir ajouter des fichiers à votre base. Vous pouvez établir ces connexions en suivant les instructions fournies après avoir cliqué sur un service.
Connectez aisément votre flux de travail avec Airtable
Compte tenu du nombre d’éléments à gérer dans les flux de travail numériques d’aujourd’hui, il peut être difficile de maintenir une organisation efficace et de connecter votre travail aux informations pertinentes.
Le champ Pièce jointe d’Airtable vous aide à relever ce défi en reliant vos fichiers directement aux informations dont vous avez besoin au sein de son solide système de base de données. Cela favorise une meilleure organisation et une productivité accrue, en garantissant que toutes les ressources nécessaires sont à portée de main.