Lorsque vous utilisez Google Sheets pour travailler en collaboration, il est crucial de contrôler la qualité des données saisies. La validation des données est une fonctionnalité qui vous permet d’éviter que des informations incorrectes ou mal formatées ne soient ajoutées dans vos feuilles de calcul. Cette méthode limite les types de données acceptables pour des plages de cellules spécifiques, garantissant ainsi la cohérence et la fiabilité de vos données.
Utilisation de la validation des données dans Google Sheets
Pour commencer, ouvrez votre navigateur et accédez à la page d’accueil de Google Sheets. Sélectionnez la feuille de calcul concernée et mettez en évidence la zone où vous souhaitez appliquer des restrictions de saisie.
Ensuite, dans le menu, cliquez sur « Données », puis choisissez « Validation des données ».
Une fenêtre de configuration s’ouvre alors. Dans celle-ci, repérez le menu déroulant intitulé « Critères ». C’est ici que vous définirez les contraintes d’entrée pour les cellules sélectionnées. Par exemple, pour notre cas, nous allons nous assurer que les utilisateurs saisissent une année de film, qui est un nombre à quatre chiffres. Choisissez donc l’option « Nombre ». Diverses options s’offrent à vous : texte uniquement, dates, une liste d’options prédéfinies, des éléments d’une plage spécifiée ou même une formule de validation personnalisée.
Chaque option de validation possède ses propres paramètres. Puisque nous cherchons à valider l’année de sortie d’un film, nous opterons pour la validation « Entre ». Nous fixons une valeur minimale de 1887, année du premier film créé, et une valeur maximale de 2500, ce qui devrait être largement suffisant pour les besoins de notre feuille de calcul.
Vous pouvez ensuite décider de la réaction de Google Sheets en cas de non-respect des règles de validation. Soit un message d’avertissement est affiché, soit l’entrée est purement et simplement rejetée, accompagnée d’un message d’erreur.
Si vous choisissez « Afficher un avertissement », l’utilisateur est informé que la valeur saisie doit respecter une plage spécifique, mais la donnée erronée est conservée, accompagnée d’une notification en rouge.
En optant pour « Rejeter l’entrée », une fenêtre s’affiche avec un message d’erreur sans description précise si les données saisies ne sont pas valides et toutes les données incorrectes sont supprimées.
Vous pouvez améliorer cette dernière option en choisissant « Rejeter l’entrée » et en cochant « Afficher le texte d’aide à la validation ». Cela vous permet de préciser le type de données attendu, ce qui aide l’utilisateur à comprendre et à corriger son erreur. Enfin, cliquez sur « Enregistrer » pour fermer l’outil.
Désormais, si un utilisateur tente d’insérer des données qui ne respectent pas les critères définis, un message d’erreur clair l’aidera à rectifier son erreur.
La validation des données est un outil incontournable lorsque vous collaborez sur des feuilles de calcul et que vous voulez garantir que les informations saisies sont correctes. Elle évite l’introduction de données erronées et peut s’avérer extrêmement utile lorsque vous avez mis en place des formules ou des scripts automatisés qui dépendent de la qualité des données.