Les présentations Microsoft PowerPoint sont souvent riches en contenu, intégrant de nombreuses images, animations GIF, vidéos, graphiques et autres éléments. Il n’est donc pas surprenant que la taille des fichiers puisse devenir conséquente. Voici quelques méthodes pour diminuer l’encombrement de vos présentations.
Des fichiers volumineux peuvent s’avérer problématiques. Ils monopolisent un espace disque précieux, ralentissent l’exécution et peuvent même empêcher l’envoi de courriels en raison du dépassement de la limite de taille autorisée. Pour éviter ces désagréments, il est judicieux de réduire la taille de vos présentations.
Comme mentionné précédemment, les images sont souvent la principale source de volume dans les fichiers. Il est donc crucial de se pencher sur leur gestion. La compression des images est une étape essentielle. Si vous soupçonnez que les images sont la cause principale de la taille excessive de votre fichier PowerPoint, nous vous encourageons à lire notre article sur la réduction de la taille des documents Office contenant des images.
Si après avoir mis en œuvre ces premières recommandations, vous constatez que la taille de votre présentation est toujours trop importante, voici quelques astuces supplémentaires.
Convertir votre présentation au format PPTX
Microsoft a introduit le format PPTX avec Office 2007. Malgré cela, il est encore fréquent de trouver des fichiers au format PPT. Quelle est la différence entre ces deux formats ? Le format PPTX compresse l’ensemble du contenu de la présentation. Ainsi, la conversion d’un fichier PPT en PPTX entraîne une diminution de la taille du fichier.
Cette conversion est très simple et se réalise en quelques clics. Ouvrez votre fichier PPT, puis allez dans l’onglet « Fichier » et cliquez sur « Convertir ».
L’explorateur de fichiers Windows s’ouvrira. Vous remarquerez que le type de fichier proposé est « Présentation PowerPoint », qui correspond au format PPTX. Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».
Votre fichier PPT est désormais converti en fichier PPTX et sa taille a diminué.
Dans notre exemple, le fichier « HTG Presentation 2 » est notre fichier PPT d’origine et « HTG Presentation 3 » est le même fichier converti en PPTX. Cette simple conversion a permis une réduction de 335 Ko.
Bien que cette diminution puisse paraître modeste, nous avons pu observer une réduction bien plus importante sur un document Word, passant de 6 001 Ko à 721 Ko. Le gain dépend donc du contenu du fichier. Avec un peu de chance, cette étape suffira. Si ce n’est pas le cas, poursuivez votre lecture.
Insérer les images – Éviter le copier-coller
Il est tentant de copier-coller une image dans PowerPoint plutôt que d’utiliser la fonction d’insertion. Cela ne pose pas de problème si la taille du fichier n’est pas une préoccupation. Cependant, le copier-coller peut entraîner une reconversion de votre image en BMP ou PNG. Pourquoi est-ce problématique ? Ces formats de fichiers sont plus volumineux que le format JPG.
L’exemple ci-dessus montre qu’un fichier PNG pèse 153 Ko contre 120 Ko pour la même image au format JPG. À chaque fois que vous copiez-collez un fichier JPG dans PowerPoint et qu’il est converti en PNG, vous ajoutez de manière inutile du poids à votre présentation. L’utilisation de la fonction d’insertion garantit que vos images sont insérées dans le format approprié.
Modifier les images dans un éditeur dédié, pas dans PowerPoint
Lorsque vous insérez une image dans PowerPoint, assurez-vous qu’elle ne nécessite aucune modification. Si c’est le cas, il est préférable de la modifier dans un éditeur d’images. Pourquoi ? PowerPoint enregistre toutes les modifications apportées à une image au sein de la présentation. Par exemple, si vous convertissez une image en noir et blanc, PowerPoint conserve également une copie de l’image en couleur, ce qui augmente inutilement la taille du fichier.
Si vous ne disposez pas d’un éditeur d’images ou si vous devez impérativement utiliser PowerPoint, assurez-vous de demander à PowerPoint de supprimer les données superflues issues des modifications. Cela vous permettra de gagner un peu de place, mais l’utilisation d’un éditeur d’images reste préférable.
Compresser l’ensemble des images de votre présentation
Vous pouvez compresser les images individuellement ou en bloc. Si vous souhaitez compresser toutes les images de votre présentation, voici la marche à suivre.
Ouvrez votre présentation, allez dans l’onglet « Fichier », puis choisissez « Enregistrer sous » dans le menu de gauche.
Cliquez ensuite sur « Plus d’options », situé sous la zone où vous nommez votre fichier et choisissez son format.
La fenêtre « Enregistrer sous » apparaît, avec de nouvelles options. À côté du bouton « Enregistrer », cliquez sur « Outils ».
Dans le menu déroulant qui apparaît, sélectionnez « Compresser les images ».
La fenêtre « Compresser les images » s’ouvre. Vous pouvez y choisir la résolution des images (en PPI). Vous remarquerez que l’option « Appliquer uniquement à cette image » dans le groupe « Options de compression » est désactivée car vous avez accédé à cet outil d’une manière spécifique.
Remarque : Pour compresser une seule image, sélectionnez-la, puis allez dans Outils Image Format > Compresser les images.
Une fois satisfait de votre choix, cliquez sur « OK ».
N’oubliez pas d’enregistrer votre présentation une fois la compression effectuée.
Ne pas intégrer les polices
L’intégration des polices peut sembler pratique, notamment lorsque vous utilisez des polices spécifiques. Cela évite les problèmes d’affichage si les personnes avec lesquelles vous partagez la présentation ne disposent pas des mêmes polices. Cependant, cette pratique augmente la taille du fichier.
En règle générale, sauf si vous êtes certain qu’une police particulière doit être affichée, il est recommandé de désactiver l’intégration des polices.
Pour cela, allez dans l’onglet « Fichier », puis sélectionnez « Options » en bas du menu de gauche.
Dans l’onglet « Enregistrer », décochez la case « Incorporer les polices dans le fichier », puis cliquez sur « OK ».
Nous avons effectué des tests en enregistrant une même présentation avec les polices intégrées, sans polices intégrées et avec uniquement les polices utilisées dans la présentation intégrées. Les résultats sont les suivants :
Ces résultats sont éloquents.
Privilégier les liens vers les fichiers plutôt que leur intégration
Tenez compte de la différence de taille de fichier entre l’intégration directe d’une vidéo YouTube et la simple redirection vers celle-ci. L’intégration d’une vidéo complète augmente considérablement la taille de votre présentation. Bien que l’intégration offre certains avantages, notamment lorsque le destinataire n’a pas accès à Internet, il est préférable d’éviter cette pratique si la taille du fichier est un problème.
Ne pas stocker de vignette pour la présentation
Auparavant, Office permettait d’enregistrer des vignettes de votre présentation pour faciliter son aperçu dans l’explorateur de fichiers. Windows a évolué et n’a plus besoin de cette fonctionnalité. Cependant, l’option est toujours disponible.
Nous avons effectué des tests pour évaluer l’impact de cette option sur la taille des fichiers. Voici les résultats :
Avec l’option « Vignette » activée, notre fichier pesait 2 660 Ko. En désactivant cette option, la taille a été réduite à 2 662 Ko, soit un gain de 7 Ko.
Bien que le gain soit modeste dans ce cas, nous avons observé des résultats plus significatifs sur un document Word, avec une différence de taille de 721 Ko (sans vignette) à 3 247 Ko (avec vignette).
Bien que les résultats diffèrent selon les applications, il est toujours judicieux d’explorer cette option. Pour désactiver la fonctionnalité, ouvrez votre présentation, allez dans l’onglet « Fichier », puis sélectionnez « Propriétés » sur la droite, puis « Propriétés avancées ».
Vous arriverez à l’onglet « Résumé » de la fenêtre « Propriétés ». En bas de la fenêtre, décochez la case « Enregistrer l’image d’aperçu », puis cliquez sur « OK ».
Supprimer les informations personnelles et masquées de votre présentation
Microsoft Office enregistre vos informations personnelles (nom de l’auteur par exemple) et les propriétés masquées dans votre présentation. La suppression de ces informations peut vous faire gagner de l’espace.
Ouvrez votre présentation, allez dans l’onglet « Fichier », sélectionnez l’option « Vérifier les problèmes », puis « Inspecter le document ».
La fenêtre « Inspecteur de document » s’ouvre. Assurez-vous que la case « Propriétés du document et informations personnelles » est cochée, puis cliquez sur « Inspecter ».
Dans la fenêtre suivante, sélectionnez « Supprimer tout ». Les informations sont maintenant supprimées, ce qui vous fait gagner quelques Ko.
Désactiver la récupération automatique
Cette option n’est à utiliser qu’en dernier recours, car la récupération automatique est un outil essentiel. Si vous avez déjà perdu un document avant de l’enregistrer, vous comprendrez l’importance de cette fonctionnalité.
Chaque fois qu’Office utilise la récupération automatique, il ajoute un peu de poids à votre fichier. Pour désactiver la récupération automatique, allez dans l’onglet « Fichier » et sélectionnez « Options » en bas du menu de gauche.
Dans l’onglet « Enregistrer » de la fenêtre « Options », décochez la case « Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les xx minutes ».
Si vous enregistrez et fermez immédiatement la présentation, vous ne constaterez aucune différence. Cependant, au fil du temps, l’utilisation de la fonctionnalité de récupération automatique peut augmenter la taille du fichier.
Copier tout le contenu dans une nouvelle présentation
Pendant la création d’une présentation, PowerPoint enregistre des informations en arrière-plan pour faciliter la tâche. Bien que nous ayons abordé plusieurs méthodes pour désactiver ces fonctionnalités, il est possible que certaines données inutiles persistent. Dans ce cas, copier votre contenu dans une nouvelle présentation peut s’avérer utile.
Il faut copier-coller chaque diapositive (et les masques de diapositives) manuellement. La nouvelle présentation sera ainsi débarrassée des sauvegardes en arrière-plan, des informations de récupération automatique et des anciennes versions du fichier. Cela devrait entraîner une réduction de la taille du fichier.
L’ampleur de cette réduction variera en fonction du contenu de chaque présentation. Néanmoins, cette approche vaut la peine d’être testée.
Une option : décompresser puis recompresser la présentation
Comme mentionné précédemment, un fichier PPTX est un fichier compressé. C’est pourquoi sa taille est bien plus petite qu’un fichier PPT. Cela signifie que vous pouvez ouvrir le fichier avec un outil tel que 7-Zip ou WinRar, extraire tous les fichiers de votre PPTX, les ajouter dans une archive compressée, puis renommer l’archive en une extension de fichier PPTX.
Cependant, cette technique a présenté quelques problèmes lors de nos tests.
Lors de ses tests avec un document Word, Rob a réussi à réduire la taille du fichier de 721 Ko à 72 Ko. Cependant, le fichier a été corrompu pendant le processus. Lors de mes propres tests avec un fichier de 2 614 Ko, la taille a été réduite à 2 594 Ko, soit un gain