Si votre espace Google Drive n’est pas parfaitement organisé, la recherche d’un document spécifique peut s’avérer fastidieuse. Cet article vous propose des astuces pour retrouver rapidement vos fichiers sur Google Drive.
Utiliser l’accès rapide
Google Drive intègre une fonctionnalité pratique, située en haut de la page d’accueil, qui suggère des fichiers récemment ouverts, modifiés ou potentiellement pertinents. Cet outil, appelé « Accès rapide », est idéal pour retrouver un document que vous consultez régulièrement. Vous pouvez activer cette fonctionnalité à tout moment via les paramètres.
Pour activer l’accès rapide, rendez-vous sur la page d’accueil de Drive, cliquez sur l’icône « Paramètres » (engrenage) en haut à droite, puis sélectionnez « Paramètres ».
Dans la section « Suggestions », cochez la case « Afficher les fichiers pertinents dans l’accès rapide », puis cliquez sur « Terminé ».
Dès que l’accès rapide est activé, une section apparaît en haut de votre Drive avec des propositions de documents pertinents.
Effectuer une recherche ciblée
Si votre fichier ne figure pas dans l’accès rapide, une autre option consiste à effectuer une recherche directement dans votre Drive. Utilisez la barre de recherche située en haut de la page.
Commencez à saisir le nom du fichier dans la barre de recherche. Google Drive analysera dynamiquement vos documents et affichera les correspondances. Cliquez sur le fichier voulu dans les résultats pour l’ouvrir.
Filtrer les résultats de recherche
Depuis février 2019, Google a mis en place un système de filtrage plus avancé. Vous pouvez maintenant cibler des types de fichiers spécifiques pour affiner votre recherche.
Sur la page d’accueil de Google Drive, cliquez dans la barre de recherche. Une liste de types de fichiers s’affichera : PDF, documents, feuilles de calcul, présentations, photos, images et vidéos.
Sélectionnez le type de fichier qui vous intéresse.
Tous les fichiers correspondant au type sélectionné seront affichés. Double-cliquez sur un fichier pour l’ouvrir.
Utiliser les filtres de recherche avancée
Si vous ne parvenez toujours pas à retrouver votre fichier, les filtres de recherche avancée vous offrent un contrôle encore plus précis.
Cliquez dans la barre de recherche, puis sur « Plus d’outils de recherche » en bas de la liste.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre, vous proposant plusieurs critères de recherche:
| Type | Choisir parmi documents, images, PDF, audio, dossiers ou fichiers compressés. |
| Propriétaire | Sélectionner la personne qui possède le fichier : n’importe qui, vous, pas vous, ou une personne spécifique (nom/adresse e-mail). |
| Emplacement | Indique si le fichier se trouve dans un dossier spécifique, « Corbeille » ou « Favoris ». Inclut également les fichiers accessibles à votre organisation. |
| Date de modification | Spécifie la dernière date de modification du fichier. |
| Nom de l’élément | Saisir le titre ou un terme du nom de fichier. |
| Contient les mots | Recherche des mots ou phrases spécifiques dans le contenu du fichier. |
| Partagé avec | Indiquer la personne avec laquelle le fichier est partagé (nom/adresse e-mail). |
| Suivi | Filtrer les fichiers ayant des actions à réaliser ou des suggestions. |
Remplissez les champs pertinents, puis cliquez sur « Rechercher ».
Les résultats correspondant à vos critères de recherche s’affichent. Pour ouvrir un fichier, double-cliquez dessus.
Trier les fichiers par taille
Si vous devez retrouver un fichier en fonction de sa taille, vous pouvez trier votre Drive par taille. Vous pouvez afficher les plus gros fichiers en premier, ou inversement.
Dans le volet gauche, sous « Stockage », cliquez sur la quantité de stockage utilisée (par exemple, « 1,6 Go sur 17 Go »). Vos fichiers s’afficheront alors dans la section principale du Drive, triés par défaut du plus grand au plus petit.
Pour trier du plus petit au plus grand, cliquez sur « Stockage utilisé ». La flèche à côté du texte changera de sens, indiquant l’inversion de l’ordre.
