Outlook vous permet de partager votre calendrier avec des personnes individuelles, mais vous pouvez également publier votre calendrier afin que toute personne disposant du lien approprié puisse le voir. Voici comment procéder et pourquoi vous pourriez le trouver utile.
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Quelle est la différence entre le partage et la publication?
Vous pouvez mettre votre calendrier Outlook à la disposition d’autres personnes de deux manières:
Partagez votre calendrier. Lorsque vous partagez votre calendrier, seule la personne avec laquelle vous le partagez peut le voir. Vous pouvez partager votre calendrier plusieurs fois et gérer chaque partage individuellement. Par exemple, vous pouvez partager votre calendrier avec Alice, puis le partager avec Bob; plus tard, vous pouvez supprimer l’accès de Bob tout en conservant l’accès d’Alice. Le partage est la meilleure option si vous voulez être certain que seules les personnes de votre choix peuvent voir le calendrier.
Publiez votre calendrier. Lorsque vous publiez votre calendrier, toute personne disposant du lien peut le voir. Quiconque trouve le lien par accident est pratiquement impossible, bien que les gens puissent partager le lien avec d’autres. La publication est tout ou rien, donc si vous supprimez le lien de publication, cela ne fonctionnera pour personne. La publication est la meilleure option pour un calendrier public auquel plusieurs personnes doivent accéder, comme votre équipe de projet au travail ou une équipe sportive que vous organisez le week-end.
Un petit mot pour les utilisateurs de l’informatique d’entreprise: de nombreuses entreprises rendent par défaut les calendriers de leur personnel visibles en interne. Cela permet à tous les membres de votre organisation de voir les calendriers de chacun, ce qui facilite grandement la réservation de réunions. Ce n’est pas la même chose que la publication de votre calendrier, qui est principalement utilisé pour partager votre calendrier avec des personnes extérieures à votre organisation.
Comment publier votre calendrier Outlook
Dans les itérations précédentes d’Outlook, vous pouviez publier votre calendrier à partir du client Outlook sur votre ordinateur portable. Mais depuis l’introduction d’Office 365 (O365), Microsoft vous permet de publier un calendrier avec des personnes extérieures à votre organisation uniquement à l’aide de l’application Web Outlook.
Connectez-vous à votre Compte O365 et accédez à Outlook en cliquant sur le lanceur d’applications (les 9 points dans le coin supérieur gauche) et en sélectionnant l’icône Outlook.
Cliquez sur Paramètres> Afficher tous les paramètres Outlook.
Ouvrez Calendrier> Calendriers partagés.
Dans la section « Publier un calendrier », choisissez le calendrier que vous souhaitez partager (si vous n’avez configuré qu’un seul calendrier, il s’appellera simplement « Calendrier »), sélectionnez « Peut afficher tous les détails » dans la deuxième liste déroulante, puis cliquez sur « Publier. »
Cela créera deux liens: un lien HTML et un lien ICS.
Le lien HTML permet aux utilisateurs de consulter votre calendrier dans un navigateur. Utilisez cette option si vous souhaitez que les utilisateurs voient le calendrier séparément de leur propre calendrier. Ceci est particulièrement utile si vous souhaitez un calendrier public car vous pouvez intégrer le lien dans une page Web.
Le lien ICS permet aux utilisateurs d’importer votre calendrier dans leurs programmes de calendrier. ICS est le type de fichier pour le format iCalendar (.ics). C’est un format ouvert pour les informations de calendrier qui existe depuis plus de 20 ans. Chaque application de calendrier que vous êtes susceptible d’utiliser acceptera un calendrier au format .ics. Le lien fonctionnera dans Google Agenda, Apple Calendar, Yahoo! Calendrier, Lightning pour Thunderbird ou toute autre application de calendrier que vous utilisez.
Cliquez sur le lien HTML ou sur le lien ICS et un menu apparaîtra. Sélectionnez l’option « Copier le lien » pour copier le lien dans votre presse-papiers.
Comment annuler la publication de votre calendrier Outlook
«Annuler la publication» et «Réinitialiser les liens» sont vos deux options dans la section Calendrier> Calendriers partagés> Publier un calendrier.
«Annuler la publication» annulera la publication du calendrier, ce qui signifie que les liens HTML et ICS cesseront de fonctionner. Quiconque accède au lien HTML verra une page d’erreur au lieu de votre calendrier (en particulier une page d’erreur HTTP 503, qui s’affiche lorsqu’un serveur n’est pas disponible). Ceux qui ont ajouté le lien ICS à leur calendrier ne pourront plus voir vos rendez-vous (l’affichage d’un message ou d’une page d’erreur dépend de leur programme de messagerie).
« Réinitialiser les liens » annulera également la publication de votre calendrier mais fournira de nouveaux liens pour HTML et ICS. Ceci est utile si vous craignez que les gens y aient accès alors qu’ils ne le devraient pas. (Par exemple, lorsque les membres de votre équipe ont changé et que vous voulez vous assurer que seuls les membres actuels ont accès au calendrier.) Les anciens liens ne fonctionneront plus, mais de nouveaux liens vous sont fournis que vous pouvez utiliser ou envoyer aux personnes.