Apprenez à protéger par mot de passe un fichier PDF pour ne plus vous soucier des fichiers confidentiels provenant de sources professionnelles ou personnelles.
Les pirates trouvent toujours des moyens de piéger les entreprises et les particuliers en accédant à leurs données sensibles et en les exploitant à des fins monétaires.
Selon Statista, il y a eu 15 millions de violations de données dans le monde au 3ème trimestre 2022. C’est une forte augmentation de 167% par rapport au 2ème trimestre de la même année.
Une part importante de ces énormes violations de données provient de documents PDF. Une raison essentielle est que les entreprises et les particuliers hésitent à protéger les PDF par mot de passe ou ne savent pas comment le faire.
Si vous êtes préoccupé par la confidentialité de vos données professionnelles ou personnelles dans des fichiers PDF et que vous cherchez un remède, vous êtes au bon endroit ! Lisez la suite pour découvrir les vulnérabilités possibles des documents PDF, les cas d’utilisation de la protection par mot de passe PDF et les outils pour vous aider à protéger les PDF par mot de passe.
Table des matières
Vulnérabilités des documents commerciaux privés
Arrêtez de faire circuler des documents PDF professionnels parmi les clients, les clients et les employés si vous utilisez des PDF non protégés à des fins professionnelles. Lorsque votre fichier PDF professionnel est ouvert, n’importe qui peut accéder à son contenu et l’utiliser d’une manière avantageuse que vous pourriez ne pas approuver.
De plus, les pirates n’ont pas toujours accès à vos données commerciales sensibles directement depuis votre entreprise. Il se peut que des tiers avec lesquels vous avez partagé vos PDF professionnels soient victimes d’une attaque de piratage et, par la suite, votre organisation.
Les fichiers PDF commerciaux révèlent des informations sensibles et utiles que les pirates pourraient utiliser pour accéder aux serveurs de votre organisation.
Par exemple, vous faites circuler un PDF non protégé parmi des clients/clients/fournisseurs. Les pirates pourraient cibler et accéder aux e-mails ou au stockage en nuage des personnes qui ont stocké le document de votre entreprise au format PDF.
Grâce au libre accès, le mauvais acteur saura comment vous formatez vos fichiers professionnels. Ils en créeront un faux, ajouteront un fichier exécutable malveillant (.exe) dans le PDF et le renverront à votre entreprise, imitant une réponse d’un client.
Votre employé, s’il n’est pas formé à la cybersécurité de manière approfondie, pourrait ne pas douter du document et l’ouvrir avec le fichier exécutable. Cela pourrait installer un rançongiciel sur le serveur de votre organisation, mettant vos données d’entreprise entre les mains du pirate.
Comment la protection par mot de passe PDF aide-t-elle ?
#1. Empêcher la copie non autorisée
Quelqu’un qui ne connaît pas le mot de passe pour ouvrir un PDF ne peut pas accéder au document. Il vous aide à protéger les informations sensibles contre les copier-coller indésirables.
Lorsque vous partagez le fichier PDF protégé par mot de passe avec un client/fournisseur/employé, vous savez que vous pouvez lui faire confiance. S’ils ne respectent pas les politiques de confidentialité, vous savez qu’il provient d’un ensemble spécifique de personnes avec lesquelles vous avez partagé le PDF.
#2. Arrêtez l’accès illégal aux données sensibles
Si vous stockez des fichiers PDF sans mot de passe sur le serveur de votre entreprise et qu’un employé qui n’a pas visualisé le fichier y a accès, vous pourriez avoir de gros problèmes. Alternativement, certains clients peuvent accidentellement transmettre votre fichier PDF à un tiers que vous n’avez pas autorisé.
Dans de tels scénarios, si vous aviez protégé vos PDF par un mot de passe, vous n’êtes peut-être pas victime d’une violation de données.
#3. Protection d’impression
Grâce à sa capacité à conserver l’intégrité et le formatage des données, la plupart des gens préfèrent imprimer à partir de fichiers PDF chaque fois qu’ils ont besoin d’une copie papier d’un document. Cette fonctionnalité augmente également ses chances d’être distribuée publiquement après avoir été imprimée sans autorisation appropriée.
Ainsi, la configuration du mot de passe pour un fichier PDF n’est pas seulement pour empêcher les autres de le copier, mais aussi pour les empêcher d’imprimer le document. De nombreuses applications vous offrent même des options pour arrêter la fonction d’impression d’un fichier PDF.
Si vous souhaitez protéger vos documents PDF contre tout accès non autorisé, utilisez-les à cette fin.
#4. Éviter les altérations de données
Les fichiers PDF offrent une intégrité de contenu inégalée, ce qui signifie que les données qu’ils contiennent restent exactes et inchangées. Cependant, vous devez le verrouiller avec un mot de passe fort pour conserver la cohérence et la validité du document. Cela devient particulièrement important lorsque vous avez inclus des commentaires et des signatures dans ce document.
En outre, la distribution de fichiers PDF contenant des formulaires intégrés de champs à remplir sans protection par mot de passe est un grand non-non. L’ajout d’une protection contre les modifications à ces documents empêchera les utilisateurs d’apporter accidentellement ou volontairement des modifications tout en travaillant dessus.
#5. Fournir un accès basé sur les rôles
De nombreuses entreprises permettent à leurs employés de parcourir le stockage de fichiers interne basé sur le cloud pour trouver ce dont ils ont besoin pour leur activité. Cependant, certains documents internes sensibles peuvent toujours être stockés dans une archive commune. Les entreprises doivent protéger ces fichiers contre les personnes non autorisées, même si elles font partie de l’organisation.
En ce qui concerne l’accès aux PDF, ce n’est pas la seule raison d’utiliser des mots de passe. Votre réseau interne peut recevoir des intrus qui veulent voler les documents. Lors de violations de données, les mots de passe fonctionnent comme une mesure de contrôle d’accès efficace pour protéger vos données critiques.
#6. Empêcher les aperçus de documents privés
De plus, les fichiers PDF protégés par mot de passe empêchent les gens de prévisualiser son contenu. Vous ne pensez peut-être pas que ce soit une raison cruciale pour l’activation du mot de passe, mais dans certaines situations, un aperçu peut causer des dommages personnels et professionnels.
Par exemple, vous avez des fichiers PDF contenant des données critiques dans l’ordinateur partagé ou la plate-forme cloud de votre organisation. Si un collègue, qui n’a pas l’autorisation de voir les données, peut prévisualiser le contenu du fichier, il pourrait y avoir des problèmes imprévus.
#sept. Assurez la conformité de l’industrie
La plupart des industries qui traitent les données des utilisateurs doivent se conformer à plusieurs règles et réglementations. Des réglementations gouvernementales, des lois et des normes industrielles sont en place pour garantir la confidentialité et la sécurité des documents sensibles contre tout accès public et/ou non autorisé.
Pour l’industrie médicale, HIPAA réglemente le contrôle de la manière dont les organisations médicales doivent gérer les dossiers médicaux des patients. Le secteur juridique en est un autre qui doit protéger la confidentialité des clients.
De plus, les entreprises qui font des affaires en Europe doivent respecter les règles du RGPD. Grâce à la protection par mot de passe, les organisations peuvent garantir une conformité maximale à toutes les réglementations de l’industrie.
#8. Arrêtez le partage indésirable
Bien que les fichiers PDF soient populaires en raison de leur possibilité de partage, la même fonctionnalité peut vous être préjudiciable si vous ne souhaitez pas que votre fichier PDF soit partagé avec d’autres personnes. Partager un fichier PDF avec quelqu’un signifie qu’il peut le partager avec plus de personnes. Mais cela peut être évité en protégeant le fichier par mot de passe.
De nombreuses applications et plates-formes vous permettent d’empêcher le partage ultérieur d’un fichier PDF en limitant le nombre d’appareils sur lesquels l’utilisateur peut ouvrir le fichier. Il est également possible d’ajouter une date d’expiration. Après cela, les utilisateurs ne peuvent plus ouvrir ou partager un fichier.
#9. Empêcher la mise en cache Web
Outre les points ci-dessus, une autre raison de protéger un fichier PDF par mot de passe est de désactiver la mise en cache locale. Lorsqu’une personne affiche ou modifie un fichier PDF à l’aide d’un navigateur Web, elle peut involontairement enregistrer une copie de ce document sur son appareil.
La plupart du temps, les pages Web sont mises en cache sur le disque dur de l’utilisateur pour être utilisées ultérieurement pour un accès hors ligne et une récupération de fichiers. La protection par mot de passe d’un fichier PDF empêchera cette situation et gardera votre document en sécurité.
#dix. Éviter le piratage et protéger la propriété intellectuelle
Les fichiers PDF sont un excellent format de fichier multiplateforme sans précédent pour la distribution de publications électroniques aux abonnés. Pour cette raison, il faut prendre les mesures nécessaires pour empêcher la production de fichiers non autorisés à partir de la copie distribuée.
Lorsqu’il s’agit de protéger les publications à faible volume ou informelles contre le piratage, la protection par mot de passe est très bénéfique. Si vous appartenez à une entreprise qui distribue des livres blancs, des rapports de l’industrie ou des études de cas via des documents PDF, un mot de passe peut protéger vos données intellectuelles contre le plagiat.
Sans oublier que les entreprises créatives telles que l’édition et l’industrie cinématographique doivent protéger leurs manuscrits et scénarios non publiés pour empêcher le piratage et les fuites.
Comment protéger un fichier PDF par mot de passe
Le moyen le plus pratique et le plus abordable de protéger par mot de passe les fichiers PDF à usage personnel ou professionnel est l’application Adobe Acrobat Reader. Suivez ces étapes sur votre Adobe Acrobat Reader :
- Ouvrez le document PDF que vous souhaitez protéger par mot de passe sur Adobe Acrobat Reader.
- Dans la barre latérale Tous les outils, sélectionnez Afficher tous les outils.
- Il ouvrira un menu plein écran des outils disponibles. Choisissez Protéger un PDF. Actuellement, cette fonctionnalité n’est disponible que pour une version sous licence d’Adobe Acrobat Reader.
- Dans le menu Protéger un PDF, sélectionnez Protéger par mot de passe.
- Maintenant, tapez un nouveau mot de passe et vérifiez-le en le ressaisissant.
- Cliquez sur OK pour protéger le PDF par mot de passe.
Vous pouvez également configurer un mot de passe d’autorisation pour activer l’accès basé sur les rôles aux documents PDF. Par exemple, un employé ayant uniquement accès au mot de passe pour ouvrir un PDF ne peut pas copier, éditer, modifier ou supprimer le PDF.
Au contraire, si vous avez partagé le mot de passe des autorisations avec l’employé, il peut apporter diverses modifications au fichier PDF.
Certaines applications d’édition PDF, comme Foxit, ajoutent un complément MS Word. Ce complément vous permet également de créer des PDF à partir de l’application Word. De plus, le complément vous permet d’utiliser la fonction de protection par mot de passe de l’application d’édition pour chiffrer les PDF pour une sécurité supplémentaire.
Fonctionnalité « Crypter avec mot de passe » de MS Office
Microsoft Word 2013 et les versions ultérieures de cette application vous permettent de protéger par mot de passe un fichier PDF lorsque vous le créez à partir d’un fichier Word.
Le processus est assez simple et mentionné en étapes simples :
- Lorsque le fichier Word est ouvert, appuyez sur Alt+F et Alt+E.
- L’écran Créer un document PDF/XPS s’ouvrira.
- Cliquez sur Créer PDF/XPS.
- Sélectionnez Options au-dessus du bouton Publier.
- Dans le menu contextuel qui suit, choisissez Chiffrer avec un mot de passe.
- Entrez un mot de passe et vérifiez-le.
- Cliquez sur Publier pour obtenir un fichier PDF protégé par mot de passe à partir d’un fichier Word.
Sur un Mac à l’aide de l’application Aperçu
L’application Aperçu sur macOS est la visionneuse de PDF et d’images par défaut pour les ordinateurs Mac. Il permet également aux utilisateurs de Mac d’éditer des fichiers PDF et image. De plus, vous pouvez utiliser l’éditeur PDF par défaut pour ajouter une protection par mot de passe au fichier du document. Vous trouverez l’option dans le menu Exporter de l’application.
Protéger un PDF par mot de passe avec Adobe Acrobat
La protection par mot de passe d’un PDF est un outil en ligne d’Adobe qui permet de crypter un PDF avec un mot de passe fort en ligne. Il vous suffit de visiter l’application Web ci-dessus et de sélectionner un fichier sur votre ordinateur pour restreindre l’accès aux PDF à l’aide de mots de passe.
Vous verrez une interface visuelle pour entrer et confirmer un mot de passe une fois que vous aurez téléchargé un fichier PDF non protégé. Cliquer sur Enregistrer le mot de passe chiffrera le document avec un mot de passe. Une fois cela fait, vous verrez un bouton Télécharger pour obtenir le PDF sur votre ordinateur portable ou de bureau.
PDF 2 Go.com : Protégez vos PDF
Protéger PDF de PDF 2 Go.com offre une interface avancée pour protéger les PDF par mot de passe et attribuer un accès basé sur les rôles. En outre, vous pouvez importer des PDF à partir d’un stockage en nuage comme Dropbox et Google Drive.
Une fois que vous avez importé un fichier, entrez un mot de passe pour ouvrir le document et confirmez-le. Ensuite, choisissez les restrictions que vous souhaitez ajouter, comme Empêcher l’impression, Empêcher la copie et Empêcher la modification. Si vous choisissez des restrictions, vous devez ajouter un mot de passe distinct pour le contrôle des autorisations.
pdfFiller par airSlate
Le pdfFiller d’airSlate offre une fonction de protection par mot de passe PDF pour un compte enregistré. Vous devez vous inscrire avec un e-mail pour accéder à l’application Web pdfFiller. Vous pouvez télécharger des fichiers PDF et sélectionner l’option Protéger en cliquant sur l’icône du menu kebab sur chaque fichier et en définissant un mot de passe.
Vous pouvez également créer un dossier PDF protégé par mot de passe en activant le dossier de documents cryptés sur pdfFiller.
Derniers mots
De nos jours, la plupart des entreprises et des particuliers concernés protègent les PDF par mot de passe pour éloigner les pirates de vos informations personnelles. Que vous partagiez un CV au format PDF avec un employeur ou que vous envoyiez un document d’étendue du travail au format PDF à un client, vous devez protéger ces fichiers par un mot de passe.
La plupart des éditeurs de PDF disposent d’outils de cryptage rigoureux pour protéger par mot de passe vos fichiers PDF directement depuis votre ordinateur portable, votre PC ou votre smartphone. En outre, il existe également des applications cloud. Vous pouvez utiliser les outils mentionnés ci-dessus pour sécuriser vos PDF des regards indiscrets.
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