Pour s’assurer de ne jamais manquer un rendez-vous important, la planification est essentielle. Zoom offre une solution idéale pour organiser des appels vidéo, qu’ils soient ponctuels ou récurrents, et pour les synchroniser avec les calendriers de vos participants. Voici comment procéder pour programmer efficacement une réunion Zoom.
Pour commencer, il faut télécharger l’application Zoom. Vous pouvez l’obtenir pour PC Windows 10, Mac, iPhone, iPad, ou encore pour les téléphones Android. Une fois installée, lancez l’application et connectez-vous à votre compte.
Sur la page d’accueil, repérez et cliquez sur le bouton « Planifier ».
Une fenêtre intitulée « Planifier une réunion » s’ouvrira. C’est ici que vous allez définir les paramètres de votre réunion. Voici les étapes à suivre :
Commencez par indiquer la date, l’heure, la durée et le nom de la réunion. Si celle-ci est répétitive, cochez la case « Réunion périodique ». Prenez également soin de vérifier le fuseau horaire, situé en bas à droite de cette section.
Ensuite, passez au paramètre « ID de réunion ». Pour les réunions personnelles, il est préférable d’utiliser votre ID de réunion personnelle pour des raisons de sécurité. Si la réunion est d’ordre professionnel, l’option « Générer automatiquement » est recommandée. N’oubliez pas de définir un mot de passe pour renforcer la sécurité de l’accès à la réunion.
Passez aux paramètres vidéo et audio. Vous pouvez ici activer ou désactiver la vidéo de l’organisateur et des participants dès leur arrivée. De même, vous pouvez choisir le mode de communication : téléphone, audio de l’ordinateur, ou les deux.
Sélectionnez ensuite où vous souhaitez envoyer l’invitation : Outlook, Google Agenda, ou une autre plateforme de calendrier.
Enfin, Zoom vous offre la possibilité d’accéder à des options avancées pour une réunion plus sûre. Pour cela, cliquez sur la flèche à côté de « Options avancées ».
Voici quelques paramètres de sécurité recommandés :
- Activer la salle d’attente
- Mettre les participants en sourdine dès leur arrivée
- Autoriser uniquement les utilisateurs authentifiés à participer (nécessitant la connexion à Zoom)
Et désactiver :
- Permettre la participation avant l’arrivée de l’organisateur
Vous pouvez aussi décider d’enregistrer automatiquement la réunion et ajouter un co-organisateur. Ce dernier a les mêmes droits que l’organisateur pendant la réunion. La différence principale réside dans le fait qu’un co-organisateur ne peut démarrer une réunion programmée, contrairement à l’organisateur alternatif.
Une fois que vous avez ajusté tous les paramètres à votre convenance, cliquez sur le bouton « Planifier » situé en bas à droite de la fenêtre.
Votre réunion Zoom est désormais programmée et les informations seront automatiquement partagées avec le calendrier que vous avez choisi.