Comment planifier des e-mails dans Outlook pour Office 365
La programmation de l'envoi d'emails est une fonctionnalité essentielle pour de nombreuses personnes, qu'elles utilisent une application de messagerie dédiée ou l'interface web d'un service de messagerie. Gmail a intégré cette option à son interface web en 2019, ce qui a permis aux utilisateurs de ne plus dépendre d'extensions ou de modules complémentaires. Si vous travaillez avec Outlook pour Office 365 sur votre ordinateur, vous bénéficiez également d'un outil de planification des e-mails. Cependant, cet outil n'étant pas clairement identifié comme tel, il se peut que vous ne sachiez pas comment l'utiliser ou même qu'il existe. Voici donc comment programmer l'envoi de vos emails avec Outlook pour Office 365.
Comment Programmer l'Envoi d'Emails dans Outlook
Pour commencer, ouvrez Outlook et créez un nouveau message. Rédigez votre email en entier : ajoutez un objet, écrivez votre message dans le corps, insérez les pièces jointes nécessaires et spécifiez au moins un destinataire.
Ensuite, dirigez-vous vers l'onglet "Options" et cliquez sur le bouton "Différer la livraison". C'est cette option qui vous permettra de planifier l'envoi de votre email. Une nouvelle fenêtre apparaîtra après avoir cliqué sur ce bouton.
Cette fenêtre n'indique pas explicitement le paramètre à utiliser pour programmer l'envoi de l'email. Comme mentionné précédemment, l'outil n'est pas nommé de façon intuitive. Dans la section "Options de livraison", repérez l'option "Ne pas livrer avant" et indiquez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que l'email soit expédié. Cliquez ensuite sur "OK", à moins que vous souhaitiez modifier d'autres paramètres. Retournez à votre message et cliquez sur "Envoyer".
Il est essentiel de laisser Outlook en cours d'exécution afin que le message puisse être envoyé à l'heure prévue. La planification est effectuée sur votre ordinateur local et non sur un serveur en ligne. C'est donc votre propre système qui doit être actif et l'application Outlook doit rester ouverte pour que l'envoi programmé puisse se faire.
Une fois le délai écoulé – par exemple, si vous avez configuré l'envoi pour le 29 janvier 2020 à 22h00 – Outlook tentera d'envoyer l'email. L'envoi et la livraison devraient être instantanés, car il s'agit d'un courrier électronique. Vous pouvez modifier l'heure d'envoi à tout moment avant que l'email ne soit effectivement expédié. Le destinataire ne sera pas informé que l'email a été programmé. Il n'y aura aucune indication que l'email a été envoyé automatiquement. Cela peut poser un petit problème ; votre destinataire pourrait supposer que vous êtes à votre bureau et que c'est le bon moment pour vous contacter par email ou par chat. Si vous souhaitez éviter cela, vous pouvez ajouter une ligne à l'email informant le destinataire que le message a été programmé et envoyé à un moment jugé opportun, et que vous êtes disponible dans les heures qui suivent ou à un moment spécifique.