Le logiciel Outlook offre une variété de panneaux que l’utilisateur peut choisir d’afficher ou de masquer. Parmi ceux-ci, on trouve les panneaux visibles par défaut, comme le panneau de navigation, mais également d’autres, moins familiers, tels que les panneaux « À faire » et « Contacts ». Cet article détaille comment personnaliser le panneau des tâches.
Activation du panneau des tâches
Le panneau des tâches n’est pas visible par défaut, il est donc nécessaire de l’activer. Pour cela, il faut cliquer sur l’onglet « Affichage », puis sur « Barre des tâches ».
L’image ci-dessus illustre les options disponibles pour le panneau des dossiers, le panneau de lecture et le panneau des contacts. Un panneau, dans le contexte d’un logiciel, désigne une « zone d’une fenêtre fournissant à l’utilisateur des informations supplémentaires ou un accès rapide à des fonctionnalités fréquemment utilisées ». Il s’agit d’une notion courante dans la programmation et la conception d’interfaces utilisateur. Il est à noter que Microsoft nomme ce panneau « Barre des tâches », alors qu’il le désigne lui-même comme un « volet » dans sa documentation ici.
Pour des raisons de cohérence, nous utiliserons le terme « panneau » pour nous référer à cette fonctionnalité.
Options du panneau des tâches
Après avoir cliqué sur « Affichage » puis sur « Barre des tâches », vous verrez apparaître quatre options: « Calendrier », « Contacts », « Tâches » et « Désactivé ».
L’option « Calendrier » affiche le mois actuel et vos prochains rendez-vous. L’option « Contacts » affiche les contacts que vous avez désignés comme favoris. « Tâches » présente vos tâches Outlook, classées par date d’échéance.
Il est possible d’afficher un seul de ces éléments, une combinaison de deux, ou les trois en même temps. Ces éléments sont tous regroupés dans le panneau « À faire », situé à droite de l’interface Outlook.
L’ordre d’affichage des éléments dans le panneau « À faire » correspond à l’ordre dans lequel vous les activez dans les options de la barre des tâches. Par exemple, si vous activez successivement les options « Calendrier », « Contacts » et « Tâches », ils apparaîtront dans cet ordre. Cependant, si vous supprimez l’option « Calendrier » (en allant dans « Affichage » > « Barre des tâches » > « Calendrier ») puis la réactivez, elle apparaîtra en bas du panneau, après « Tâches ».
Si vous préférez ne pas afficher le panneau des tâches, vous pouvez sélectionner « Affichage » > « Barre des tâches » > « Désactivé » ou simplement décocher toutes les autres options.
Personnalisation du panneau des tâches
Les éléments « Calendrier » et « Contacts » du panneau « À faire » n’offrent pas d’options de personnalisation. Ils affichent simplement vos rendez-vous à venir et vos contacts favoris. L’élément « Contacts » permet de rechercher des contacts, mais c’est tout.
L’élément « Tâches » propose beaucoup plus de possibilités de personnalisation. Il fonctionne comme un dossier de messagerie, ce qui signifie qu’il est possible de le configurer de la même manière. Par défaut, les tâches sont classées par date d’échéance, de la plus ancienne à la plus récente.
En cliquant sur la petite flèche noire située à côté de « Aujourd’hui », l’ordre de tri est inversé et vos tâches sont affichées par ordre d’échéance décroissant.
En effectuant un clic droit n’importe où sur l’en-tête, un menu contextuel d’options de personnalisation s’affiche.
Les trois premières options – « Tous les messages », « Courrier non lu » et « Courrier mentionné » – sont, assez curieusement, inutiles dans l’élément « Tâches ». Ces options sont des filtres standards dans un dossier de messagerie et n’ont aucune utilité pour la gestion de vos tâches.
L’option « Réorganiser par » permet de trier les tâches selon différents critères, en plus de la « Date d’échéance » par défaut.
Les critères de tri disponibles sont :
Catégories : Trie les tâches par ordre alphabétique de leur catégorie attribuée.
Date de début : Trie les tâches selon leur date de début.
Date d’échéance : Trie les tâches par date d’échéance.
Dossier : Trie les tâches en fonction du nom du dossier dans lequel elles se trouvent. Les tâches peuvent être créées ou déplacées dans n’importe quel dossier d’Outlook.
Type : Trie les tâches selon leur type (e-mail ou tâche). Il est possible de glisser-déposer des e-mails dans « Tâches » pour les transformer en tâches.
Importance : Trie les tâches en fonction de leur niveau d’importance – Haute, Normale ou Faible.
Sous « Réorganiser par », l’option « Tri inversé » a le même effet que le clic sur la flèche noire en haut à droite. L’option « Afficher dans les groupes » permet d’afficher les tâches groupées (par défaut) ou dans une simple liste.
Enfin, l’option « Afficher les paramètres » ouvre la fenêtre de personnalisation du dossier.
Il est possible de personnaliser l’affichage des dossiers et de mettre en évidence certains éléments grâce à la mise en forme conditionnelle. N’hésitez pas à consulter des articles sur le sujet pour modifier les colonnes visibles ou l’apparence de vos tâches. Si vous n’êtes pas satisfait des modifications apportées, vous pouvez cliquer sur le bouton « Réinitialiser la vue actuelle » pour revenir à la configuration par défaut.
Le panneau « À faire » est une des fonctionnalités les plus pratiques d’Outlook car il regroupe les informations relatives aux rendez-vous, contacts et tâches directement sur la page d’accueil, à côté de votre boîte de réception. Outlook est un outil de productivité avant d’être un simple client de messagerie, et le panneau « À faire » en est un élément essentiel.