Vous débutez dans le télétravail ? Évitez les faux pas embarrassants devant vos collègues lors d’un partage d’écran. Quelques mesures simples peuvent vous aider à séparer votre vie privée de votre vie professionnelle.
Créer un compte utilisateur dédié au travail
Suite à la pandémie mondiale, de nombreuses personnes se sont mises à travailler à domicile pour la première fois. Si vous êtes dans ce cas, vous utilisez probablement votre ordinateur personnel.
Sur votre machine personnelle, vous ne prêtez généralement pas attention à votre fond d’écran, aux applications constamment ouvertes, ou aux notifications que vous recevez.
Cependant, le moyen le plus simple de préserver votre vie privée et de basculer en «mode travail» sur un ordinateur personnel est de créer un nouveau compte utilisateur que vous utiliserez exclusivement pour vos activités professionnelles. La procédure varie selon le système d’exploitation de votre ordinateur.
Voici comment créer un nouveau compte utilisateur sous Windows 10 :
Appuyez sur les touches Windows + I pour ouvrir l’application « Paramètres ».
Cliquez sur « Comptes », puis sélectionnez « Famille et autres utilisateurs » dans la liste.
Cliquez sur « Ajouter une autre personne à ce PC », puis suivez les instructions de configuration.
Voici comment créer un nouveau compte utilisateur sous macOS :
Ouvrez « Préférences Système » depuis le Dock ou en utilisant Spotlight.
Cliquez sur « Utilisateurs et groupes », puis sur le cadenas en bas à gauche, et entrez votre mot de passe administrateur.
Cliquez sur le signe plus (+) en bas à gauche et suivez les étapes de configuration.
Une fois votre nouveau compte configuré, vous pouvez vous déconnecter ou changer de compte comme vous le faites habituellement. Lors de votre première connexion, vous devrez configurer tous vos comptes de messagerie, les connexions Slack et autres services nécessaires. Évitez d’y ajouter des comptes personnels.
Cette méthode garantit qu’aucune information personnelle ne sera divulguée lors d’un appel vidéo. Elle vous permet aussi de limiter les distractions comme les messages d’amis et les notifications Twitter, ce qui améliore votre productivité. N’hésitez pas à faire des pauses régulières et à passer à votre compte personnel si nécessaire.
Vous préférez ne pas créer de nouveau compte ? Vous pouvez toujours éviter les situations embarrassantes en suivant ces quelques conseils.
Limiter le partage aux fenêtres d’application spécifiques
La visioconférence permet d’échanger en direct avec vos collègues et, dans la plupart des cas, de partager votre écran. C’est un outil utile pour les présentations, les discussions autour de chiffres dans un tableur, ou encore les séances de brainstorming sur un tableau blanc numérique.
La plupart des logiciels de visioconférence offrent la possibilité de partager l’intégralité de votre bureau ou une fenêtre spécifique. Bien que partager votre bureau puisse sembler plus simple, il est préférable de ne partager que la fenêtre que vos collègues ont besoin de voir.
La procédure à suivre varie en fonction du service de visioconférence que vous utilisez. Évitez à tout prix de sélectionner une option de type « Partager le bureau », et privilégiez une option comme « Partager la fenêtre ». Certaines applications (comme Google Hangouts Meet) vous demanderont de choisir entre partager une fenêtre ou l’ensemble de l’écran.
Quel que soit l’outil que vous utilisez pour communiquer avec vos collègues, testez-le et familiarisez-vous avec ses fonctionnalités de partage d’écran avant d’avoir à les utiliser.
Choisir un fond d’écran neutre
Voulez-vous vraiment que votre fond d’écran Adventure Time s’affiche lors d’une présentation ou d’une réunion ? Si certains de vos responsables sont « cool » avec ça, ce n’est pas le cas de tous.
Si vous souhaitez garder une image professionnelle lors de l’utilisation du partage d’écran, optez pour un fond d’écran plus discret. C’est votre choix, mais pensez à la réaction de vos clients, collègues ou supérieurs s’ils voyaient votre fond d’écran actuel.
Vous pouvez simplement choisir une couleur unie, ou utiliser l’un des fonds d’écran proposés par macOS ou Windows. Il est aussi très facile de trouver des fonds d’écran neutres sur Google.
Nettoyer votre navigateur
Votre navigateur peut révéler de nombreuses informations personnelles. La plupart d’entre nous ont plusieurs onglets ouverts simultanément. On retrouve généralement une barre de favoris pour une navigation rapide, ainsi que quelques extensions.
Le moyen le plus simple de séparer vos sessions de navigation professionnelles et personnelles est d’utiliser des navigateurs distincts. Les raccourcis clavier les plus courants fonctionnent sur la majorité des navigateurs, alors choisissez celui que vous préférez, que ce soit Chrome, Firefox, Safari, Edge ou un autre.
Sur Chrome et Firefox, vous pouvez utiliser différents profils. Tous vos onglets personnels seront conservés dans un profil, tandis que vous travaillez dans un autre. Cependant, comme vous pouvez ouvrir les deux simultanément, n’oubliez pas de toujours fermer votre profil personnel pour éviter tout incident.
Si tout cela vous semble trop compliqué, vous pouvez simplement fermer vos onglets personnels. Vous pouvez utiliser une extension de gestion de sessions (comme Session Buddy pour Chrome) pour tout enregistrer avant de fermer.
Si vous utilisez votre navigateur personnel pour le travail, des favoris trop personnels peuvent s’afficher dans votre barre de signets. Pour masquer vos favoris dans la plupart des navigateurs, cliquez sur « Affichage », puis décochez « Afficher les favoris » ou « Afficher la barre de favoris » (le nom du paramètre peut varier selon le navigateur).
Vous pouvez aussi effacer l’historique de votre navigateur si vous êtes inquiet concernant la saisie semi-automatique.
Désactiver les notifications inutiles
Même si vous ne partagez qu’une seule fenêtre (surtout si elle occupe tout l’écran), vous pouvez être victime d’une notification contextuelle embarrassante. La dernière chose que vous souhaitez que vos collègues voient est un message grossier d’un ami, ou un message trop intime de votre conjoint.
Pour éviter ce désagrément, désactivez toutes les notifications. Pensez à le faire avant votre appel en visioconférence. MacOS et Windows 10 offrent tous les deux une option pour ça.
Pour désactiver les notifications sous macOS, procédez comme suit :
Faites glisser deux doigts vers la droite sur le trackpad ou cliquez sur l’icône en haut à droite de l’écran pour ouvrir le « Centre de notifications » (ou « Aujourd’hui »).
Faites défiler vers le haut et activez l’option « Ne pas déranger ».
Pour désactiver les notifications sous Windows 10, procédez comme suit :
Appuyez sur les touches Windows + A ou cliquez sur l’icône du Centre de notifications en bas à droite de l’écran pour ouvrir le « Centre de notifications ».
Cliquez sur « Heures calmes » ou « Aide à la concentration » pour désactiver les notifications.
Vous pouvez aussi désactiver les notifications application par application si cela vous convient mieux. N’oubliez pas de les réactiver plus tard si vous en avez besoin. Sous Windows, rendez-vous dans Paramètres > Système > Notifications et actions pour cela ; sur Mac, allez dans Préférences Système > Notifications.
Masquer les applications inutiles
Vous pouvez laisser Steam ouvert pour mettre à jour vos jeux ou parcourir le catalogue pendant vos temps de pause. Cependant, votre supérieur pourrait ne pas apprécier de voir cette icône rebondir dans le dock ou la barre des tâches pendant les heures de travail.
Avant de commencer à travailler (ou du moins, avant un appel vidéo ou une session de partage d’écran), assurez-vous de fermer ou de masquer toutes les applications inutiles.
Voici une liste d’applications que vous voudrez probablement masquer pendant les heures de travail :
Plateformes de jeux : Steam, Epic Game Store, GOG Galaxy, EA Origin, Uplay, Xbox (Windows 10), etc.
Services de streaming : Netflix, Hulu, HBO GO/NOW, etc.
Applications de partage de fichiers : Transmission, uTorrent, Vuze, Deluge, qBittorrent, etc.
Applications personnelles : messagerie, journaux, notes privées, photos, etc.
En résumé, il est préférable de masquer tout ce que vous ne devriez pas faire pendant que vous êtes censé travailler !
Se déconnecter des services de messagerie
Il peut être plus simple de se déconnecter des services de messagerie que d’activer ou désactiver constamment les notifications. Cela peut aussi vous aider à mieux vous concentrer sur votre travail. Même si vous désactivez les notifications, vous pouvez perdre du temps à envoyer des messages. C’est plus difficile si vous devez vous reconnecter à chaque fois.
Les deux applications les plus courantes sont Messages pour Mac et Hangouts pour Android sur Mac ou Windows. Ces deux applications peuvent afficher les messages texte de votre téléphone mobile, qu’il s’agisse de contacts professionnels ou personnels. Si vous préférez laisser les messages texte sur votre téléphone, déconnectez-vous simplement du programme sur votre ordinateur.
Assurez-vous de conserver toutes les applications indispensables au travail, telles que Slack, Skype ou WhatsApp. Si vous créez un compte professionnel distinct sur votre ordinateur, c’est plus simple, car vous n’aurez pas à vous connecter aux applications de messagerie non essentielles !
Réserver les éléments personnels à votre appareil mobile
Votre appareil mobile étant probablement toujours à portée de main et facilement rechargeable pendant que vous travaillez, pourquoi ne pas y reléguer toutes vos activités personnelles ? Cela implique évidemment que vous ne partagerez rien de celui-ci à l’écran.
Au lieu d’ouvrir un onglet pour rechercher les paroles de la chanson que vous écoutez, cherchez-les sur votre téléphone. N’utilisez pas les rappels sur votre Mac pour ajouter des pâtes à votre liste de courses, laissez Siri le gérer sur votre iPhone. Vous vous demandez quelle sera la météo pour votre prochaine sortie camping ? « Ok Google, quelle est la météo dans les Blue Mountains la semaine prochaine ? » est sûrement plus rapide de toute façon. Privilégiez les messages et conversations sur votre téléphone plutôt que votre ordinateur.
Si vous n’avez jamais connu de situation embarrassante face à 50 collègues lors d’un appel vidéo, vous avez de la chance. La plupart des télétravailleurs ont déjà vécu cette expérience délicate. Suivre ces quelques conseils peut au moins vous aider à maintenir un semblant de professionnalisme !
Vous cherchez d’autres conseils pour le télétravail ? Découvrez comment travailler à domicile comme un pro.