Google Meet propose la création de réunions planifiées à l’avance, cependant sa méthode de planification diffère notablement de celles proposées par Zoom ou Microsoft Teams. Plutôt qu’une interface de planification classique, où l’utilisateur choisit une date et une heure, Google Meet génère un simple lien.
Planification de réunions avec Google
Si vous désirez un véritable outil de planification avec un sélecteur de date et d’heure, Google Agenda est la solution idéale. Il permet de créer un événement et d’y intégrer directement un lien Google Meet.
Planifier une réunion Google via Google Agenda
Voici les étapes à suivre pour programmer une réunion Google Meet et envoyer les invitations :
Ouvrez Google Agenda (vous pouvez y accéder via ce lien).
Connectez-vous avec le compte Google associé à votre utilisation de Google Meet.
Cliquez sur « Créer » en haut à gauche.
Attribuez un titre à l’événement, qui correspondra au nom de votre réunion.
Ajoutez les participants, définissez la date et l’heure souhaitées.
Cliquez sur « Rejoindre avec Google Meet ». Un lien sera automatiquement ajouté.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Une notification vous demandant l’autorisation d’envoyer des e-mails aux invités s’affichera. Cliquez sur « Envoyer ».
Modifier les détails d’une réunion
L’avantage d’utiliser un outil de planification dédié comme Google Agenda réside dans la possibilité de modifier la date et l’heure, d’ajouter un ordre du jour, des fichiers joints, et de mettre à jour les participants facilement.
Pour modifier les informations d’une réunion :
Ouvrez Google Agenda.
Sélectionnez l’événement en cliquant dessus.
Cliquez sur le bouton « Modifier » (représenté par un crayon).
Effectuez les changements désirés (date, heure, participants, description…).
Cliquez sur « Enregistrer ».
Une notification apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez envoyer un e-mail de mise à jour aux invités. Cliquez sur « Envoyer ».
Utiliser un lien Google Meet existant dans un événement Google Agenda
Si vous possédez déjà un lien Google Meet, vous pouvez l’intégrer à un événement de votre agenda.
Créez un événement dans Google Agenda.
Un lien sera généré automatiquement dans l’interface de l’événement. Développez-le en cliquant sur le bouton fléché.
Cliquez sur l’icône de modification située à côté du lien.
Ajoutez le lien que vous possédez déjà.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Envoyez les mises à jour aux participants.
En résumé
Google Meet requiert que les organisateurs de réunions se connectent avec un compte Google. Les participants, eux, peuvent rejoindre une réunion sans compte. Tout organisateur de réunion disposant d’un compte Google a automatiquement accès à Google Agenda, ce qui lui permet de programmer une réunion. En cliquant sur le bouton « Nouvelle réunion », vous trouverez l’option « Programmer dans Google Agenda », qui vous permet de créer un événement.