Les e-mails peuvent être adressés à plusieurs personnes en les ajoutant au champ À ou au champ CC ou BCC. Lorsque vous répondez à un e-mail, vous n’avez pas nécessairement à répondre à tout le monde dans l’e-mail d’origine. Vous pouvez supprimer des personnes ou les ajouter. Malheureusement, de nombreuses personnes ont tendance à cliquer compulsivement sur Répondre sans vérifier si elles répondent à l’expéditeur d’origine ou à chaque personne figurant dans l’e-mail. Cela démarre normalement une chaîne de nombreuses personnes qui appuient sur répondre à tous. Si vous utilisez Gmail, vous pouvez définir le bouton Répondre pour toujours utiliser Répondre et ne jamais répondre à tous par erreur.
Bouton Répondre à Gmail
Ouvrez Gmail et cliquez sur le bouton de la roue dentée en haut à droite sous votre photo de profil. Dans le menu qui s’ouvre, sélectionnez Paramètres. Dans l’onglet « Général », faites défiler jusqu’au paramètre « Comportement de réponse par défaut ». Vous verrez l’une des deux options; Répondre et répondre à tous. Sélectionnez Répondre, puis faites défiler jusqu’à la fin de la page pour enregistrer la modification.
Chaque fois que vous cliquez sur le bouton Répondre, la réponse que vous saisissez sera envoyée uniquement à l’expéditeur d’origine de l’e-mail et non à toutes les autres personnes qui y sont incluses.
Si jamais vous avez besoin d’utiliser la fonction Répondre à tous, vous devrez cliquer sur le bouton Plus d’options à côté du bouton Répondre et sélectionner «Répondre à tous» dans le menu.
Cette option ne fonctionnera que si vous utilisez Gmail Web. Les applications Gmail pour iOS et Android ont différents boutons pour Répondre et Répondre à tous. Si vous utilisez un client de messagerie de bureau et que vous y connectez votre compte Gmail, ce paramètre ne s’appliquera pas. Le client de messagerie de bureau aura ses propres paramètres et si vous craignez d’appuyer accidentellement sur Répondre à tous, recherchez un paramètre pour le désactiver dans le client de bureau, ou un module complémentaire qui peut faire ce travail.
Cela devrait vous empêcher de répondre accidentellement à tous, mais si quelqu’un d’autre le fait et que vous êtes l’un des destinataires d’un e-mail où tout le monde répond maintenant à tout le monde, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Muet de Gmail. Cela désactivera toutes les alertes pour un e-mail, sauf si vous y êtes directement mentionné.
Il s’agit d’un paramètre par e-mail, ce qui signifie que vous devrez l’appliquer à tout e-mail dont vous ne souhaitez pas être alerté. De manière réaliste, bien que Répondre à tous les e-mails aient tendance à se produire, ils ne sont pas assez fréquents pour nécessiter un paramètre général pour désactiver les alertes.