Comment marquer un document comme final dans MS Word

La version standard de MS Office diffère d'Office 365 en ce qui concerne la collaboration en temps réel. Néanmoins, elle permet à plusieurs utilisateurs de contribuer à un même document, bien que sans interactions simultanées. Cette méthode s'appuie sur des documents maîtres servant de base pour la gestion de sections plus petites au sein d'un ensemble plus vaste. Les utilisateurs peuvent y laisser des commentaires et suivre les modifications apportées. Une fois la finalisation du document, il est crucial d'en informer tous les contributeurs. Une notification par email, souvent négligée, n'est pas la solution la plus efficace. L'option optimale consiste à désigner un document comme "finalisé" directement dans MS Word.

En désignant un document comme finalisé dans MS Word, une bannière indicative s'affiche en haut. Quiconque ouvre le document est immédiatement averti de son statut final et de l'impossibilité de le modifier.

Comment marquer un document comme finalisé dans MS Word

Commencez par ouvrir le document MS Word que vous souhaitez finaliser.

Pour les versions Office 2013 et antérieures, cliquez sur l'icône Office située en haut à gauche. Puis, naviguez vers Préparer > Marquer comme final.

Dans Office 2016, l'icône Office n'existe plus. Il faut accéder au menu Fichier, puis sélectionner l'onglet Info. Là, cliquez sur « Protéger le document » et choisissez « Marquer comme final » dans le menu déroulant.

Des notifications vous indiqueront que le document va être marqué comme finalisé. Confirmez et votre document est prêt. Vous pouvez le partager par email. Chaque ouverture affichera la bannière signalant la version finale.

Modifier un document désigné comme finalisé

L'action de marquer un document comme finalisé dans MS Word indique aux utilisateurs qu'il ne devrait plus subir de modifications. Toutefois, cette désignation n'implique pas une sécurité renforcée interdisant les modifications. Il est, en réalité, assez simple de modifier un document dit finalisé.

Ouvrez le document. La bannière d'information comprend un bouton « Modifier quand même ». Un simple clic sur ce bouton rend le document modifiable.

Dès que la modification débute ou que le bouton « Modifier quand même » est activé, la désignation « final » disparaît. En fermant et sauvegardant les changements, le marqueur « Final » est supprimé. Il est important de noter que l'acte même de cliquer sur « Modifier quand même » et d'enregistrer supprime ce marqueur, même sans modification réelle du contenu.

Cette fonctionnalité n'est pas disponible sur macOS.