La coopération en nuage offre une méthode performante pour rassembler votre équipe en un espace unique, leur permettant d’œuvrer conjointement sur divers projets, documents, esquisses et autres fichiers de manière harmonieuse.
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises autorisent leurs employés à exercer leurs fonctions à distance, ce qui leur offre une chance de recruter des talents à l’échelle internationale.
Cependant, il peut s’avérer complexe de coordonner et de diriger les échanges et les fichiers lorsque chacun travaille depuis un lieu différent.
La délocalisation des activités vers le nuage est une excellente solution à cette problématique. De nos jours, il ne s’agit plus d’une option, mais d’une nécessité pour les organisations, en particulier celles dont la main-d’œuvre est dispersée.
La coopération en nuage est une solution économique, évolutive et accessible, permettant aux équipes d’interagir, de travailler ensemble et de gérer le volume de travail. De plus, la portée de la coopération en nuage est démultipliée si vous optez pour les instruments adéquats.
Dans cet exposé, je vais analyser en détail la coopération en nuage, son potentiel de transformation pour votre entreprise, ainsi que les outils les plus performants que vous pouvez utiliser.
C’est parti !
Qu’est-ce que la coopération en nuage ?
La coopération en nuage désigne une approche permettant aux employés de travailler ensemble, en accédant de manière pratique aux fichiers hébergés dans le nuage, sous réserve d’autorisations spécifiques.
Grâce aux outils de coopération en nuage, les entreprises peuvent autoriser leurs employés à examiner et à modifier des documents, quel que soit leur emplacement et à tout moment, tout en ayant la possibilité de collaborer sur le même document simultanément. Une fois les modifications enregistrées et synchronisées, chaque membre de l’équipe peut facilement les visualiser et avoir accès à la même version du projet.
De plus, les outils de coopération en nuage vous permettent de vérifier qui consulte le document. Vous avez la possibilité de communiquer avec les membres de votre équipe pendant que vous travaillez sur un projet, en utilisant une fonction de chat ou de commentaires. Cela aide les équipes à collaborer et à atteindre l’objectif, sans avoir besoin d’une présence physique sur le lieu de travail, ce qui est particulièrement avantageux pour les employés hybrides et à distance.
Coopération en nuage vs coopération traditionnelle
| Collaboration en nuage | Collaboration traditionnelle |
| Grâce aux solutions de coopération en nuage, vous pouvez travailler à distance, où que vous soyez, et collaborer efficacement avec les membres de votre équipe sans être physiquement présents. | En matière de coopération traditionnelle, vous devez réunir physiquement les membres de votre équipe pour discuter des modifications apportées à un document ou un fichier. |
| Cela améliore la productivité et l’efficacité. | Cela peut améliorer la productivité, mais l’efficacité peut être inférieure. |
| Les coûts des locaux dans la coopération en nuage sont inférieurs à ceux de la coopération traditionnelle. | La coopération traditionnelle implique des investissements plus importants en termes de locaux, tels que l’infrastructure, l’électricité, l’approvisionnement en eau, les systèmes, le matériel, la maintenance régulière, etc. |
| Les frais d’administration et de licence sont plus flexibles. | Les frais de licence sont moins flexibles. |
| Elle fournit un espace de travail adaptable pour des collaborateurs supplémentaires. | Elle peut accueillir un nombre limité de collaborateurs au sein de l’espace de travail. |
| Elle centralise toutes les mises à jour et modifications des documents, assurant ainsi le suivi des modifications. | La gestion des versions est problématique dans le cadre de la coopération traditionnelle, car il est difficile de savoir qui a effectué les modifications, à quel moment et dans quel délai. |
Composantes essentielles de la coopération en nuage
Un système de coopération en nuage peut se composer des éléments suivants :
- Partage et stockage de documents : la coopération en nuage vous permet d’héberger et de partager des documents à l’aide de tout type d’appareil grâce à des fonctionnalités d’édition collaborative. Vous pouvez autoriser l’accès aux membres de votre équipe afin qu’ils puissent apporter des modifications et les mettre à jour, où qu’ils soient et à tout moment.
- Gestion des projets et des tâches : les solutions de coopération en nuage vous permettent de gérer des projets et des tâches de manière simple et modulable. De plus, vous avez la possibilité de suivre les progrès en examinant chaque tâche et en suivant les objectifs à tout moment, afin de terminer le projet dans les délais impartis.
- Communication et messagerie : la communication et la messagerie deviennent plus faciles grâce à la coopération en nuage. Elle inclut la vidéoconférence, les fonctions de messagerie instantanée, les discussions de groupe, les systèmes téléphoniques, etc. Vous bénéficierez d’une large panoplie de fonctionnalités pratiques pour une coopération améliorée, grâce à une communication efficace.
Avantages de la coopération en nuage
#1. Collaboration en équipe améliorée
Lorsque tous les documents relatifs au projet sont stockés en un lieu centralisé, il devient plus facile de les retrouver, d’y accéder et de les modifier. Il n’est plus nécessaire d’envoyer constamment des courriels aux membres de votre équipe au sujet de la version mise à jour d’un fichier.
Les membres de votre équipe ayant accès à la version appropriée du fichier, les échanges entre eux deviennent plus fluides, s’assurant que tous sont sur la même longueur d’onde, ce qui améliore la collaboration au sein de l’équipe. Cela offre une chance égale à chaque membre de l’équipe de participer activement au projet.
#2. Soutien de la main-d’œuvre à distance
La coopération en nuage permet aux entreprises de recruter des talents dans le monde entier, qui peuvent exercer leurs fonctions à distance. En outre, cela facilite la collaboration entre les équipes à distance, quel que soit leur emplacement et à tout moment, ce qui augmente la souplesse de leur travail, leur productivité et leur efficacité.
#3. Accès plus rapide aux données
De nombreux serveurs de messagerie ne parviennent pas à gérer les fichiers dont la taille excède 20 à 25 Mo. Afin de partager ces fichiers avec les membres de votre équipe, vous devez les diffuser via des disques durs externes et des clés USB, un processus qui prend du temps.
La coopération en nuage permet à votre équipe de partager rapidement des fichiers volumineux sans aucun délai. Après avoir téléchargé votre document en ligne, vous pouvez partager le lien avec les membres de votre équipe et leur donner accès.
#4. Flux de travail rationalisé
La coopération en nuage aide votre équipe à travailler de manière plus efficace et plus rapide en rationalisant le flux de travail. Elle offre la possibilité de planifier le travail et de le répartir entre les collaborateurs en fonction de leurs horaires de travail préférés dans différents fuseaux horaires. L’utilisation du nuage permet à chaque membre d’avoir accès aux documents et la possibilité de partager des fichiers, quel que soit son emplacement.
#5. Mises à jour en temps réel
Lorsqu’un membre de votre équipe modifie ou met à jour un document dans le nuage, les modifications apparaissent en temps réel dans ce fichier, ce qui permet aux autres d’y accéder et de le visualiser. Les outils de coopération en nuage offrent un système d’alerte pour vous aider à recevoir des alertes instantanées lorsqu’un document est mis à jour.
Meilleures pratiques pour la coopération en nuage
- Il est important de procéder régulièrement à l’audit de votre flux de travail, de collaborer avec votre équipe et d’apporter les modifications nécessaires.
- La sécurité étant une préoccupation majeure, vous pouvez collaborer en ligne avec votre équipe de sécurité afin de discuter des problèmes d’accès et d’autorisation.
- Il est recommandé de développer une stratégie de formation et d’intégration en vue d’une évolutivité.
Examinons de plus près certains outils de coopération en nuage et comment ils peuvent aider votre entreprise.
Coopération en réunion
Doodle
Organisez vos réunions de manière plus simple et plus rapide grâce à l’outil de coopération en réunion Doodle. Il vous aide à réserver plus rapidement tout type de réunion avec des clients ou de travail avec les membres de votre équipe.
Que vous soyez une entreprise de recrutement, de vente, d’éducation, une organisation à but non lucratif ou un indépendant, Doodle vous permet de transformer votre entreprise en quelques clics et simplifie vos réunions de groupe en évitant les doubles réservations.
Calendly
Calendly vous permet de planifier des réunions plus rapidement que jamais grâce à sa plateforme d’automatisation, afin que vous puissiez éviter le temps inutile nécessaire à la revérification de la réunion programmée dans les courriels.
Vous pouvez générer plus de revenus, conclure plus de transactions, accélérer vos ventes, vous connecter avec les bonnes personnes et obtenir de vrais résultats. De plus, vous pouvez partager vos disponibilités pour permettre aux prospects et aux candidats de planifier des rendez-vous avec vous.
Coopération des connaissances
Coda
Rassemblez vos instruments et vos équipes avec Coda afin de garantir un travail organisé. Il allie la structure de vos feuilles de calcul, la puissance des applications, la souplesse des documents et l’intelligence de l’IA.
Coda permet à chacun de concevoir des applications à l’aide d’automatisations, de boutons et de formules. Vous avez la possibilité de supprimer les feuilles de calcul fastidieuses dans les tableaux, les modifications et les vues. De plus, vous pouvez fournir à votre équipe un endroit centralisé pour élaborer une stratégie et planifier des tâches.
Coda permet également à votre équipe de s’engager rapidement dans des documents ou des applications, de collaborer efficacement et de prendre des décisions plus rapidement.
Cofluence
Cofluence fait venir les bonnes personnes dans la salle pour entamer une discussion stratégique afin d’obtenir d’excellents résultats. Il encourage une participation collaborative et ouverte au sein de votre équipe, afin de créer et de co-concevoir des feuilles de route et de nouvelles approches.
De plus, Cofluence vous aide à concevoir des séances interactives, même dans des périodes incertaines, complexes, ambiguës et volatiles, en tenant compte du contexte futur immédiat et des circonstances actuelles.
Notion
Découvrez un espace de travail connecté où vous pouvez travailler plus rapidement et mieux, en utilisant les fonctionnalités de l’IA avec Notion. Il regroupe tout votre travail en un lieu centralisé. Vous pouvez communiquer facilement grâce à ses documents de nouvelle génération, simples et puissants.
De plus, vous pouvez gérer tout type de projet sans avoir recours à un système séparé. Notion AI vous donne accès au pouvoir illimité de voir plus grand, de travailler plus rapidement et de mieux écrire. Vous pouvez visualiser, trier et filtrer toutes les tâches ou tous les éléments en fonction de leur urgence ou de leur priorité.
Partage de fichiers
Google Drive
Google Drive vous permet d’héberger et de partager des documents ou des fichiers depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre appareil mobile. Il vous permet également de collaborer en toute sécurité sur vos fichiers et dossiers. Les fichiers que vous partagez font l’objet d’une analyse proactive afin de supprimer les spams, les logiciels malveillants et les ransomwares.
Vous pouvez facilement créer du contenu et collaborer plus efficacement avec les membres de votre équipe en intégrant Drive à des documents, des diapositives et des feuilles. La puissante capacité de recherche de Google est intégrée au lecteur, offrant ainsi fiabilité, rapidité et coopération.
Sync
Bénéficiez d’un espace sécurisé pour tous vos meilleurs travaux avec Sync et restez connecté et protégé dans le nuage. Il s’agit d’une plateforme de stockage et de coopération pour vos fichiers et documents. Sync vous permet d’accéder à distance à vos fichiers depuis tout type d’appareil et de gérer les autorisations afin de protéger votre travail important.
Vous pouvez facilement vous connecter avec vos équipes internes, vos clients, vos documents, vos clients et vos partenaires externes avec Sync. Il vous permet également de vous connecter à vos ordinateurs, vos appareils mobiles et vos fichiers, afin que chacun soit sur la même longueur d’onde et soit toujours informé des modifications.
Microsoft 365 OneDrive
Enregistrez vos fichiers et photos sur Microsoft 365 OneDrive pour y accéder de n’importe où et sur n’importe quel appareil. Même si vous égarez votre appareil, vous ne perdrez pas vos photos et fichiers s’ils se trouvent dans OneDrive.
OneDrive offre 1 To de stockage en nuage, la récupération après un rançongiciel, le partage de documents et bien plus encore. Avec votre appareil mobile, vous pouvez numériser et héberger des cartes de visite, des reçus, des notes, des documents, etc. L’outil offre une couche de protection supplémentaire pour vos photos et fichiers importants.
Dropbox
Procurez-vous la suite complète d’outils avec Dropbox, afin de créer, de gérer, de partager et de suivre les fichiers de manière plus efficace. Il vous offre l’espace de stockage dont vous avez besoin, avec des fonctionnalités de sécurité telles que la protection par mot de passe, l’historique des visionneuses, le filigrane et la récupération de fichiers.
Vous pouvez diffuser des liens traçables pour savoir quand une personne accède à un fichier partagé spécifique. De plus, vous pouvez supprimer l’accès de n’importe qui sans affecter les autorisations des autres. Dropbox vous aide à coopérer sur votre travail et à gérer votre entreprise avec différents instruments.
Coopération d’idées
Whimsical
Whimsical est une plateforme de coopération d’idées et visuelle, où vous pouvez associer le tableau blanc, la création de diagrammes et bien plus encore. Elle propose quatre formats puissants de coopération : organigrammes, wireframes, cartes mentales et documents.
Vous avez accès à une vaste gamme d’éléments de base et de modèles afin de concrétiser vos idées. Éliminez les frictions entre les concepteurs, les ingénieurs et les chefs de projet, afin de créer des produits plus rapidement.
De plus, vous avez la possibilité d’associer des diagrammes à une documentation détaillée, afin que chacun soit aligné sur le processus de développement.
Miro
Construisez et concevez plus rapidement avec l’espace de travail visuel – Miro pour l’innovation. Il offre un lieu où chacun peut créer ensemble, quel que soit l’endroit. Il vous aide à recueillir des informations basées sur les données, à les structurer à l’aide de tableaux et de diagrammes, et à les diffuser dans un endroit centralisé.
Vous pouvez garantir une implication continue dans la stratégie de l’entreprise et les besoins des clients, en définissant des initiatives et des objectifs, en visualisant les dépendances et les priorités, et en gardant un œil sur les plans.
Lucidchart
Découvrez une application de création de diagrammes intelligente – Lucidchart – qui peut rassembler votre équipe pour coopérer et prendre des décisions éclairées. Elle aide à clarifier la complexité, à aligner les informations et à propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets.
Les diagrammes intelligents de Lucidchart vous permettent de visualiser des idées complexes de manière claire, plus rapide et plus collaborative. Vous avez également la possibilité de visualiser les systèmes, les processus et la structure organisationnelle de l’équipe. De plus, vous pouvez mettre tout le monde sur la même longueur d’onde, concrétiser vos projets et tirer parti de l’intelligence de nouvelle génération.
Coopération documentaire
Google Workspace
Google Workspace offre une solution innovante et flexible permettant aux organisations d’atteindre leurs objectifs. Il vous permet de rester informé des événements, des dernières actualités et bien plus encore.
Vous pouvez même découvrir de nouvelles informations sur votre avenir professionnel. Avec l’aide de Duet AI, vous pouvez coopérer plus facilement et accroître votre productivité, en veillant à ce que chaque membre d’une organisation contrôle ses informations.
Microsoft 365
Boostez votre productivité avec Microsoft Excel, Word, Teams, PowerPoint et bien plus encore. Microsoft 365 vous permet de créer des publications sociales, des maquettes, des invitations et bien plus encore avec une application de conception graphique basée sur l’IA.
Que vous souhaitiez apprendre à distance, vous connecter avec votre famille et vos amis ou coopérer avec l’organisation, Microsoft 365 est tout ce dont vous avez besoin. De plus, vous pouvez partager des idées avec vos camarades de classe, les membres de votre famille ou vos collègues sur vos appareils grâce aux applications Microsoft.
Coopération en matière de communication
Google Meet
Google Meet offre un service unique pour les réunions et les appels vidéo sécurisés et de haute qualité, sur n’importe quel appareil et pour tout le monde.
Vous pouvez rassembler toute votre équipe dans Meet, où vous pouvez collaborer sur des missions, présenter des propositions commerciales, éclaircir des doutes ou simplement avoir des discussions en face à face.
Zoom
Établissez des collaborations significatives avec les membres de votre équipe ou vos étudiants via le chat d’équipe, le téléphone, le tableau blanc, les réunions et bien plus encore avec Zoom. Il vous permet de coopérer, de connecter des personnes et de consolider les communications dans une salle de classe, une salle de conférence, une salle d’opération, etc.
Dialpad
Dynamisez les ventes, assistez les clients et coopérez avec l’équipe grâce à une application tout-en-un basée sur l’IA – Dialpad. Elle offre :
- La plateforme d’engagement la plus avancée pour les clients et les équipes
- Des ventes sortantes, accompagnées d’un coaching en direct
- Le système téléphonique le plus intelligent au monde pour votre entreprise
- Des réunions vidéo avec transcriptions intégrées
Slack
Contactez votre équipe instantanément avec Slack et commencez à coopérer, à discuter, à envoyer des vidéos et de l’audio, et bien plus encore. Il propose des espaces organisés pour tout et pour tous ceux dont vous avez besoin afin de favoriser un travail collaboratif sans effort.
Coopération au projet
monday.com
Procurez-vous une plateforme conçue pour coopérer sur différents projets pour votre équipe avec monday.com. Elle améliore l’efficacité, la productivité et l’alignement de votre équipe en personnalisant le flux de travail afin qu’il s’adapte à vos besoins de travail.
De plus, vous pouvez prendre des décisions basées sur les données à l’aide de tableaux de bord de haut niveau et permettre aux équipes d’avoir un impact.
Smartsheet
Smartsheet est un lieu unique où vous pouvez gérer des projets, des processus et des programmes évolutifs. Il vous aide à recueillir vos plans, vos calendriers et vos ressources.
Vous obtiendrez une large gamme de flux de travail, de tableaux de bord, de rapports et de vues pour répondre à vos besoins, depuis les initiatives du projet jusqu’à son aboutissement.
Asana
Découvrez une plateforme de coopération de projet simple et flexible pour vos équipes, afin qu’elles puissent fournir un travail efficace. Asana propose une vue en liste, des calendriers, des tableaux et bien plus encore, afin de vous donner la flexibilité nécessaire pour gérer les projets complexes.
Coopération avec les secrets et les mots de passe
Passwork
Utilisez Passwork afin de garantir un travail d’équipe efficace et de permettre à vos employés d’accéder rapidement à leurs mots de passe dans un environnement sécurisé. Il permet également à vos administrateurs système de superviser toutes les actions et tous les droits d’accès, afin de préserver la sécurité et la confidentialité.
De plus, vous avez la possibilité d’inviter des collègues à gérer les droits des utilisateurs et les dossiers partagés, et d’obtenir des rapports sur chaque activité.
Keeper
Keeper vous offre des fonctionnalités de contrôle, de visibilité et de sécurité, afin que vous puissiez renforcer la posture de cybersécurité de votre organisation. Vous pouvez configurer et supprimer rapidement des utilisateurs, créer des rôles, appliquer des politiques, surveiller la sécurité des données, et gérer des rapports d’activité et des journaux d’utilisateurs.
Coopération de conception
Figma
Travaillez ensemble et donnez à vos concepteurs les moyens de créer des flux de travail plus efficacement grâce à Figma. Cet outil vous permet de concevoir des prototypes pour une itération rapide sur les états et les flux.
Les développeurs peuvent apporter de la clarté à leurs conceptions grâce à son mode Dev. De plus, vous avez la possibilité de maintenir la cohérence des éléments et de gagner du temps grâce aux actifs réutilisables.
Adobe Creative Cloud
Adobe Creative Cloud vous permet, à vous et à vos concepteurs, de créer à grande échelle un contenu personnalisé et de haute qualité. Il vous permet de mieux coopérer avec vos équipes sur un flux de travail connecté, garantissant la cohérence de la marque.
Conclusion
Les outils de coopération en nuage permettent aux équipes de projet, aux étudiants, aux concepteurs, aux développeurs et autres, de coopérer efficacement, quel que soit leur emplacement et à tout moment, afin d’atteindre leurs objectifs et d’améliorer leur productivité.
J’ai abordé certains des meilleurs outils de coopération en nuage adaptés à différents objectifs, qui peuvent vous aider à transformer votre entreprise ou votre institution.
Ensuite, vous pourrez découvrir les meilleurs outils de coopération documentaire pour les équipes à distance.
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