Un esprit surchargé peut constituer un obstacle majeur à la réalisation de vos ambitions. La méthodologie GTD, ou « Getting Things Done », se présente comme une approche à la fois structurée et efficiente pour externaliser l’ensemble de vos responsabilités et engagements. Cette démarche vous permet d’aborder vos activités avec une clarté renouvelée. En adoptant cette méthode, vous transformez un état d’esprit chaotique en un plan d’action méthodique, favorisant votre progression dans tous les aspects de votre existence, qu’ils soient personnels ou professionnels.
Comprendre la méthode GTD
La méthode « Getting Things Done » (GTD), imaginée par l’expert en productivité David Allen, est un système optimisé visant à améliorer votre gestion du temps. L’idée maîtresse de GTD est de gagner en lucidité et en concentration en consignant l’ensemble de vos tâches et idées dans un système externe fiable, plutôt que de les retenir mentalement.
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Cette externalisation est essentielle, car votre énergie, votre concentration, vos capacités cognitives et votre temps constituent des ressources limitées. Grâce à GTD, vous cessez de vous inquiéter de la nécessité de mémoriser chaque détail de votre liste de tâches. Cela contribue à éliminer le désordre mental et le stress, libérant ainsi votre esprit pour un travail plus efficace. De plus, sa flexibilité la rend appropriée pour la gestion de toutes sortes de tâches, qu’elles soient de nature personnelle, professionnelle ou académique.
La méthode GTD s’articule autour de cinq étapes fondamentales : Collecter, Traiter, Organiser, Réviser et Agir. Ces étapes, interdépendantes, vous aident à gérer efficacement vos tâches et responsabilités. Examinons de plus près chacune de ces étapes.
Étape 1 : La collecte exhaustive dans un système de confiance
La première étape de la méthode « Getting Things Done » consiste à collecter la totalité de vos tâches, idées et engagements, provenant de tous les domaines de votre vie, dans un système externe sur lequel vous pouvez compter. Il s’agit de consigner tout ce qui mérite votre attention ou qui pourrait être utile ultérieurement dès que l’idée vous traverse l’esprit. Cela peut comprendre des idées spontanées, des rappels de paiements de factures, la réponse à un courriel de collègue, ou un appel téléphonique à un ami.
La collecte ne vise pas à décider immédiatement si un élément est exploitable ou organisé, mais à le sortir de votre esprit. J’ai constaté que tenter de me souvenir de l’ensemble de mes tâches constitue un terrain fertile pour l’épuisement. Au lieu de cela, je note tout sans jugement, en étant convaincu que je l’examinerai et l’organiserai ultérieurement.
De nombreux outils sont à votre disposition pour collecter vos tâches, incluant les courriels, les logiciels de gestion de tâches, voire des listes de tâches sur papier. Toutefois, vous avez besoin d’un système externe fiable, qui soit constamment à portée de main. Étant donné que j’utilise mon Mac la plupart du temps, je collecte et organise mes listes de tâches dans l’application Rappels d’Apple, qui se synchronise également avec mon iPhone. Ainsi, je peux rapidement collecter des tâches et des idées en déplacement, en étant certain qu’elles seront stockées en toute sécurité dans mon système de confiance.
Étape 2 : La clarification de vos tâches
L’étape suivante de la méthode GTD est le traitement de chaque élément collecté. Cela implique un examen approfondi de chaque tâche, la définition de sa nature et la détermination de sa faisabilité. Je commence par définir le résultat visé pour chaque tâche, ce qui m’aide à clarifier ce que je dois accomplir et pourquoi.
Ensuite, je me demande : cet élément est-il actionnable ? Cette question me permet de décider rapidement ce qui nécessite mon attention et ce qui n’en a pas besoin. Si la réponse est négative (c’est-à-dire que la tâche n’est pas exploitable), je la traite de l’une des trois manières suivantes :
- Éliminer, si l’élément n’est plus pertinent ou ne nécessite pas mon intervention. Par exemple, l’annulation d’une réunion avec un client si je ne travaille plus sur le projet.
- Mettre en attente, si l’élément est une tâche ou une idée future sur laquelle je n’ai pas besoin de travailler immédiatement. Par exemple, la planification de vacances l’année prochaine.
- Archiver, si l’élément est quelque chose que je dois conserver, comme des citations d’un article.
Si la réponse est positive (c’est-à-dire que l’élément est actionnable), il existe trois issues possibles après avoir défini ce que je dois accomplir :
- Faire, si la tâche peut être réalisée en 2 minutes.
- Déléguer, si une autre personne peut réaliser la tâche.
- Reporter, si je suis la personne la plus apte à réaliser la tâche et qu’elle prend plus de 2 minutes.
Étape 3 : L’organisation efficace des tâches
Lorsque j’ai commencé à utiliser la méthode GTD, j’ai réalisé qu’organiser mes tâches efficacement ne se résumait pas à simplement faire une liste des choses à faire. Cela impliquait la création d’un système structuré pour suivre chaque engagement, projet et idée.
Il est important de noter que certaines tâches collectées peuvent nécessiter plusieurs étapes pour être complétées. Dans la méthode GTD, ces éléments sont appelés Projets. Les projets sont axés sur un résultat et nécessitent plusieurs actions pour être complétés. Par exemple, rédiger un article nécessite plusieurs étapes telles que la recherche, l’écriture et la révision.
La première étape consiste donc à créer des listes appropriées pour organiser les tâches exploitables et non exploitables. Voici comment organiser les éléments actionnables dans des listes pertinentes :
- Utiliser des Projets pour regrouper plusieurs actions connexes qui doivent être complétées pour atteindre un résultat spécifique. Par exemple, une campagne de lancement de produit sur les réseaux sociaux.
- Utiliser un Calendrier pour les actions spécifiques à une date, comme réserver une réunion lundi à 9 heures, ou les actions spécifiques à un jour, comme récupérer le nettoyage à sec samedi.
- Utiliser une liste d’Actions Suivantes pour les tâches restantes reportées (non délégables et prenant plus de deux minutes) que vous pouvez accomplir dès que possible. Par exemple, rédiger des idées pour la réunion avec le client ou examiner votre budget pour le mois prochain.
J’utilise des listes distinctes pour les éléments non actionnables. Voici comment organiser les éléments non actionnables dans des listes appropriées :
- Utiliser une liste Un Jour/Peut-être pour suivre les tâches que vous souhaitez réaliser ultérieurement, mais qui ne sont pas urgentes pour le moment, comme apprendre une nouvelle langue.
- Utiliser une liste En Attente pour suivre les tâches que vous avez déléguées.
- Utiliser une liste de Référence pour stocker des éléments non exploitables, tels que des articles, des notes de réunion et des reçus.
Étape 4 : La révision régulière
L’examen régulier des tâches est une étape cruciale de la méthode GTD, garantissant que je reste au fait de ma liste de tâches et que je maintiens un esprit clair et organisé. Cette pratique m’aide à collecter de nouvelles tâches, à évaluer les tâches existantes, à observer mes accomplissements et à réévaluer les priorités si nécessaire. Le système GTD recommande deux types de révisions :
Revue quotidienne
Il s’agit d’une révision rapide que j’effectue une fois par jour, que ce soit le matin ou le soir. Cette revue me permet d’avoir une vision d’ensemble de toutes mes tâches et d’ajouter ou de supprimer des tâches de mes listes si nécessaire.
Revue hebdomadaire
Il s’agit d’une révision plus approfondie que je réalise une fois par semaine. Je consacre une à deux heures à cette revue pour collecter les tâches pour la semaine à venir et évaluer toutes mes listes. J’effectue ma revue hebdomadaire le dimanche, ce qui m’aide à démarrer la semaine avec un esprit clair et des objectifs précis.
En fin de compte, les revues quotidienne et hebdomadaire me permettent de maintenir un esprit clair et un plan organisé. Grâce à une réflexion régulière, mon système reste aligné sur mes objectifs et je suis toujours prêt à relever les défis à venir.
Étape 5 : L’engagement et l’accomplissement
La dernière étape de la méthode GTD de David Allen consiste à accomplir les tâches. C’est le moment où toute la préparation se concrétise lorsque je passe à l’action avec confiance, en suivant mon plan. Toutefois, pour prendre la meilleure décision sur ce qu’il faut faire à un moment donné, quatre critères essentiels sont à considérer :
Le contexte
C’est à ce moment que j’évalue mon environnement pour déterminer s’il est approprié pour une action spécifique. Certaines tâches ne peuvent être effectuées que dans des contextes particuliers, comme passer des appels lorsque je suis à mon bureau ou répondre à des courriels lorsque j’ai mon ordinateur portable. J’utilise des étiquettes dans Rappels pour m’aider à trier les tâches par contexte, ce qui facilite la détermination de ce que je peux faire à un moment donné.
La priorité
Quelle est la chose la plus importante que je peux faire à l’instant présent ? Certaines tâches sont importantes mais pas urgentes. Dans ce cas, il peut être plus avantageux pour moi de me concentrer sur les tâches qui sont à la fois très importantes et très urgentes.
Le temps disponible
Avant de me lancer dans une tâche, je prends en considération le temps dont je dispose. Si j’ai une réunion dans 10 minutes, je choisirai une tâche rapide comme répondre à un bref courriel plutôt que de commencer un projet nécessitant une concentration profonde.
L’énergie disponible
Mes niveaux d’énergie à un instant donné m’aident à déterminer si j’ai les capacités mentales et physiques pour accomplir une tâche particulière. Découvrir votre chronotype de sommeil peut vous aider à déterminer vos moments de productivité les plus élevés de la journée et à adapter vos tâches en conséquence. Par exemple, étant une personne du matin (chronotype Lion), je programme mes tâches les plus difficiles tôt dans la journée.
Cette approche structurée me permet de rester engagé et productif tout au long de la journée, en m’assurant que je progresse constamment sur les points qui comptent le plus.
La méthode GTD est un système fiable si vous gérez fréquemment un grand nombre de tâches et que vous avez besoin de définir des actions et des priorités claires. Bien que cela puisse sembler accablant au début, la mise en œuvre de cette méthode peut vous aider à rester concentré et organisé, ce qui conduit finalement à une productivité accrue.
En résumé : La méthode GTD offre un cadre simple et efficace pour gérer vos tâches et responsabilités. En suivant ses cinq étapes fondamentales (Collecter, Traiter, Organiser, Réviser et Agir), vous pouvez surmonter le désordre mental et améliorer votre productivité. Que ce soit pour des objectifs personnels ou professionnels, l’intégration de la méthode GTD dans votre routine quotidienne vous aidera à naviguer avec succès dans la complexité de votre vie moderne.