Comment j’organise mes listes de tâches dans Apple Reminders



L’application Rappels d’Apple offre bien plus que de simples listes de tâches basiques. Souvent perçue comme un outil minimaliste, elle se révèle être un puissant allié pour l’organisation. Que vous soyez un professionnel, un étudiant ou un parent, elle vous aidera à optimiser votre gestion du temps et à atteindre vos objectifs. Cet article explore les fonctionnalités de Rappels qui transformeront votre manière d’organiser vos activités, des listes d’accueil aux modèles récurrents, afin de dynamiser votre productivité.

1. Mettez en Place une Liste d’Entrée pour Centraliser Vos Tâches

Si vous jonglez avec plusieurs responsabilités, vous vous sentez peut-être submergé par un flot constant de tâches. Cette situation peut mener à la procrastination et au non-respect des échéances, car l’on passe plus de temps à penser à ce qu’il y a à faire plutôt qu’à agir. Pour contrer cela, j’utilise la méthodologie Getting Things Done (GTD) avec l’application Rappels.

La première étape consiste à créer une liste d’Entrée dans Rappels où vous consignerez toutes vos tâches. Vous y noterez tout, qu’il s’agisse de devoirs, d’emails, de courses et autres. Cette liste sert de point de collecte temporaire pour toutes les actions que vous devez entreprendre, vous permettant ainsi de libérer votre esprit et d’éviter que vos idées ne s’échappent.

Voici comment créer une liste d’Entrée sur votre Mac :

  • Lancez Rappels et effectuez un double-clic sur la liste de rappels par défaut sous « Mes Listes ».
  • Renommez cette liste « Entrée », choisissez une couleur et une icône, puis validez en cliquant sur OK.

Bien qu’il soit possible de créer une nouvelle liste, il est plus judicieux de renommer celle par défaut où tous vos rappels sont automatiquement dirigés. De cette manière, chaque nouvelle tâche ajoutée sans organisation immédiate atterrira par défaut dans votre liste d’Entrée.

2. Créez des Listes Thématiques pour Organiser Vos Tâches

Une fois que votre liste d’Entrée est remplie, il est temps de structurer vos tâches en listes distinctes, correspondant à différents aspects de votre vie. Avant de commencer, définissez des listes qui couvriront tous vos domaines d’activité : travail, vie personnelle, famille, études, voyages, etc.

Par exemple, regroupez toutes vos activités scolaires dans une liste « École », tandis que votre liste « Travail » accueillera les rappels liés aux tâches professionnelles, échéances et réunions. Cela vous donnera une vision claire de vos engagements dans chaque sphère de votre vie.

Voici comment créer de nouvelles listes dans Rappels sur Mac :

  • Ouvrez l’application Rappels et cliquez sur « Ajouter une liste » sous « Mes Listes ».
  • Saisissez le nom souhaité, choisissez une couleur et une icône.
  • Validez en cliquant sur OK pour ajouter la nouvelle liste.
  • Répétez ces étapes pour les autres listes nécessaires.

Une fois les nouvelles listes (catégories) créées, il sera plus aisé de structurer les tâches de votre liste d’Entrée lors de moments libres.

3. Divisez Vos Listes en Sections pour Vos Projets

Bien que j’aie structuré mes rappels en plusieurs catégories (listes), il est souvent utile de les décomposer davantage en projets ou sections distinctes. Un projet peut être défini comme un ensemble de sous-tâches liées à un objectif commun ou menant à un résultat précis.

Par exemple, dans la liste « Travail », un projet pourrait être « Campagne de Lancement d’un Nouveau Produit », avec des sous-tâches comme « Créer des publications pour les réseaux sociaux », « Concevoir les supports promotionnels », « Coordonner avec l’équipe commerciale » et « Planifier des rendez-vous avec des prospects ».

De même, dans votre liste « Santé », vous pouvez créer un projet « Objectifs Fitness » avec des sous-tâches telles que « Faire un footing », « Effectuer 50 pompes » et « Boire un verre d’eau ».

Voici comment créer des sections au sein d’une liste dans Rappels :

  • Sélectionnez la liste souhaitée, puis cliquez sur l’icône « Ajouter une nouvelle section » dans la barre d’outils ou accédez à « Fichier » > « Nouvelle section ».
  • Nommez la section et commencez à y ajouter des tâches avec des échéances.
  • Vous pouvez également ajouter des sous-tâches sous chaque tâche en les indentant via « Éditer » > « Indenter le Rappel ».

Si une liste contient plusieurs sections, la vue peut sembler surchargée. La fonctionnalité « Afficher sous forme de colonnes » résout ce problème en transformant chaque section en colonne séparée, offrant une vue de type Kanban. Pour l’activer, allez dans « Afficher » > « sous forme de colonnes ».

4. Classez Vos Tâches par Priorité et Créez des Listes Intelligentes

Toutes les tâches n’ont pas la même importance ni la même urgence, surtout lorsque le temps est limité. Il est donc essentiel d’attribuer des niveaux de priorité à vos tâches dans Rappels, après les avoir organisées en listes et sections.

Pour ajuster les niveaux de priorité, sélectionnez la tâche, cliquez sur l’icône d’information, puis choisissez un niveau dans le menu déroulant « Priorité ». Vous pouvez également trier vos tâches par priorité en allant dans « Afficher » > « Trier par » > « Priorité ».

Par ailleurs, l’une des meilleures astuces pour exploiter pleinement Rappels est la création de « Listes Intelligentes ». Cette fonction permet de visualiser l’ensemble de vos tâches provenant de diverses listes, en fonction de critères spécifiques tels que la date, l’heure, la priorité, l’emplacement, etc.

Par exemple, j’utilise les Listes Intelligentes pour afficher toutes les tâches à réaliser dans les sept prochains jours. Cela me donne une vue d’ensemble des engagements à venir, provenant de différentes listes.

Voici comment créer une Liste Intelligente dans Rappels :

  • Cliquez sur le bouton « Ajouter une liste » en bas à gauche de l’application.
  • Nommez votre Liste Intelligente, puis dans le menu déroulant « Type de liste », sélectionnez « Liste Intelligente ».
  • Définissez les critères souhaités. Par exemple, sélectionnez « Date » dans le menu déroulant « Étiquettes » si vous voulez afficher les tâches hebdomadaires.
  • Ensuite, sélectionnez « Plage Relative » dans le menu suivant, puis saisissez le nombre de jours souhaité, par exemple 7.
  • Cliquez sur OK une fois les critères définis.

5. Élaborez des Modèles pour les Tâches Récurrentes

Certaines tâches reviennent régulièrement. La création de ces tâches à chaque fois peut être fastidieuse. Heureusement, il est possible de sauvegarder une liste de rappels comme modèle afin de configurer rapidement vos tâches répétitives.

Voici comment créer un modèle de liste dans Rappels :

  • Sélectionnez la liste de rappels que vous souhaitez utiliser comme modèle.
  • Cliquez sur « Fichier » > « Enregistrer comme modèle », donnez un nom, puis validez en cliquant sur « Enregistrer ».
  • Vous pouvez également créer une nouvelle liste et la sauvegarder comme modèle de la même manière.
  • Pour utiliser un modèle, cliquez sur « Ajouter une liste » en bas à gauche, puis sélectionnez l’onglet « Modèles ». Choisissez le modèle et cliquez sur « Créer une liste ».

6. Mettez en Place une Révision Hebdomadaire

Une révision hebdomadaire est cruciale pour maintenir l’organisation et la productivité, et pour éviter de manquer des échéances ou des objectifs importants. Face à l’accumulation d’emails, d’engagements personnels, de devoirs et autres tâches, il est facile de perdre de vue l’avancement de vos projets. Personnellement, je passe en revue mes tâches chaque dimanche afin de planifier la semaine à venir.

Voici comment configurer un rappel de révision hebdomadaire dans Rappels :

  • Ouvrez Rappels et choisissez la liste dans laquelle vous souhaitez ajouter votre rappel de révision hebdomadaire (je l’ai placé dans la liste « Travail »).
  • Cliquez sur le signe « + » en haut à droite pour créer un nouveau rappel. Nommez-le, par exemple, « Révision Hebdomadaire ».
  • Ajoutez des sous-tâches (en les indentant comme expliqué précédemment) sous ce rappel principal. Ces sous-tâches doivent couvrir tous les aspects que vous souhaitez vérifier, tels que la boite de réception email, la liste d’entrée de rappels, les événements du calendrier, etc.
  • Programmez le rappel principal (la tâche « Révision Hebdomadaire ») pour le jour et l’heure où vous effectuez habituellement votre révision. Pour ma part, je l’ai programmé pour tous les dimanches à 18h00.
  • Pour cela, cliquez sur l’icône d’information à côté du rappel « Révision Hebdomadaire », cochez la case « Le jour d’un jour », et choisissez le jour de la semaine. Puis, cochez la case « À une heure » et sélectionnez l’heure souhaitée.
  • Enfin, cliquez sur le menu déroulant « Répétition », sélectionnez « Hebdomadaire », puis « Personnalisé » en bas. Dans le menu contextuel, sélectionnez « Chaque 1 Semaine », choisissez le jour de la semaine et validez en cliquant sur OK.

Si vous possédez un ou plusieurs appareils Apple, l’application Rappels offre tout ce dont vous avez besoin pour maintenir une organisation efficace et un suivi précis de vos tâches. Il suffit de prendre le temps de la configurer et de l’utiliser régulièrement.