Les invitations à une réunion Outlook sont un excellent moyen de s’assurer que tout le monde sait quand et où se tient une réunion, et de leur répondre. Si vous utilisez Outlook, accepter une invitation à une réunion activera des rappels qui vous indiqueront quand il est sur le point de commencer. Si vous envoyez les invitations, Outlook vous permettra de voir combien de personnes ont accepté l’invitation et de la renvoyer si nécessaire. Si vous n’avez jamais envoyé d’invitation à une réunion dans Outlook, vous pourriez penser que c’est un processus compliqué, mais ce n’est que légèrement différent de l’envoi d’un e-mail.
Invitations à des réunions dans Outlook
Ouvrez Outlook et cliquez sur la liste déroulante Nouveaux éléments dans l’onglet Accueil. Dans le menu, sélectionnez Réunion.
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira et elle ressemblera, pour la plupart, à la nouvelle fenêtre de message avec quelques différences. C’est ici que vous allez créer la réunion et envoyer une invitation à ses destinataires.
Puisqu’il s’agit d’une invitation à une réunion, elle comportera des champs pour l’emplacement et l’heure de début et de fin. Sélectionnez le lieu de la réunion et définissez son heure de début et de fin ainsi que la date à laquelle la réunion doit avoir lieu. La réunion a également un «corps» où vous pouvez ajouter des détails supplémentaires à ce sujet, par exemple un ordre du jour de la réunion. Vous pouvez également joindre des fichiers à l’invitation, bien que la procédure ne soit pas claire. Tout ce que vous avez à faire est de glisser-déposer un fichier dans la fenêtre de réunion et il sera joint.
Lorsque tout a été défini, cliquez dans le champ À et saisissez les e-mails de toutes les personnes que vous souhaitez inviter à la réunion. Par défaut, l’invitation demandera aux destinataires de répondre en acceptant ou en rejetant l’invitation, et cela leur permettra également de suggérer des heures alternatives pour tenir la réunion s’ils ne peuvent pas y assister à l’heure suggérée.
Cliquez sur Envoyer et votre invitation sera en route.
Étiquette d’invitation à la réunion
Les invitations à des réunions Outlook sont un excellent moyen de s’assurer que tout le monde sait où être et quand être là, en les utilisant comme le seul moyen d’organiser une réunion et en faisant constamment des allers-retours sur une invitation pour essayer de régler l’heure est contre productif et ennuyeux. Il est préférable de parler aux participants prévus d’une réunion via un canal de communication personnel, par exemple, le chat, ou de leur parler en personne pour savoir à quelles heures conviennent tout le monde, puis d’envoyer une invitation que tout le monde peut accepter.