Le document sur la portée des travaux vous aide à éviter les conjectures et les erreurs de communication dans un projet et à le maintenir sur la bonne voie lorsque vous collaborez avec des clients externes.
Les entreprises d’aujourd’hui collaborent avec plusieurs parties avant de terminer un projet. Pour un tel travail collaboratif, les entreprises ont besoin d’un document professionnel. Ainsi, ils peuvent s’y référer ultérieurement si les parties externes collaboratrices ne livrent pas les livrables du projet conformément aux spécifications convenues.
L’un de ces documents commerciaux est l’étendue des travaux. Vous en avez besoin chaque fois que vous reprenez des projets de quelqu’un d’autre ou que vous collaborez avec des tiers.
Continuez à lire pour apprendre à rédiger un document d’étendue des travaux dans un langage clair et facile à comprendre. Vous explorerez également certaines ressources en ligne qui proposent différents types de modèles de portée de travail et de générateurs basés sur des formulaires.
Table des matières
Introduction
L’étendue des travaux, également appelée document SoW, est un document dans lequel des informations détaillées sur les bases d’un projet sont décrites. Beaucoup de gens le considèrent également comme un contrat écrit entre eux et les autres parties prenantes d’un projet, y compris les agents, les prestataires de services et les sous-traitants.
Le document explique généralement comment chaque tâche ou phase d’un projet est achevée, les livrables, les résultats attendus, les calendriers de paiement et le processus. Grâce à cela, les indépendants ou les équipes peuvent mentionner de manière claire et concise ce que les parties prenantes peuvent attendre d’un projet.
En cas de malentendu, cela fonctionne comme l’option de choix pour toutes les parties. À partir de là, chacun sait ce qu’il doit faire pour que le projet fonctionne pour les deux. Le document SoW est également un moyen fantastique de communication efficace, dont l’absence peut entraîner l’échec d’un projet et d’une relation client-partie prenante.
Composants essentiels
Selon votre type de projet et votre secteur d’activité, le document variera. Cependant, ce sont les éléments communs que vous devez inclure dans presque tous les SoW pour plus de transparence.
Information clé
Dans chaque document SoW, vous devez inclure les détails de base d’un projet afin que les lecteurs puissent immédiatement comprendre de quoi il s’agit. Incluez le nom du projet, le nom de l’auteur, le nom du client, la date et d’autres informations cruciales.
Objectifs du projet
L’ajout d’une brève description du projet dans le SoW est toujours utile. Assurez-vous d’inclure le contexte du projet, les objectifs, l’énoncé du problème et les personnes impliquées, mais de manière concise.
Description des biens et services sous forme de liste
Venons-en maintenant à la partie la plus cruciale de ce document : les biens et services que vous fournirez ou réaliserez dans le cadre du projet.
Il est préférable de décomposer les livrables en plus petits morceaux et de les répertorier en tant que tâches et sous-tâches. Qu’il s’agisse d’un projet indépendant ou d’un projet d’équipe, présentez les tâches dans un tableau avec les dates d’achèvement prévues et les personnes à contacter.
Livrables du projet
Cela n’est peut-être pas nécessaire pour tous les documents SoW, mais il est avantageux de mentionner ce que le client obtiendra une fois le projet terminé. Ainsi, ils sauront à quoi s’attendre de vous et de votre équipe.
Temps de projet
Le temps joue un rôle crucial dans tous les projets; par conséquent, vous devez inclure le temps d’exécution. Mentionnez quand vous commencerez à travailler dessus et quand vous le terminerez. N’oubliez pas non plus de mentionner les jalons ou les réalisations que vous souhaitez accomplir en cours de route.
Une liste hors champ
Un autre composant facultatif du document SoW le fera passer au niveau supérieur. Dans cette section, incluez tout ce que vous n’inclurez pas dans votre projet, mais les clients pourraient s’attendre à ce que vous le fassiez. Cela clarifiera les choses et vous aidera à éviter tout malentendu.
Protocole pour les changements
Lorsque vous créez un SoW avant de commencer un projet, il peut être nécessaire ultérieurement d’apporter des modifications à la portée du projet que vous mentionnez dans ce document. Pour cette raison, vous devez ajouter un protocole à travers lequel vous pourrez y apporter des modifications.
Modalités de paiement
Tous les projets rémunérés doivent contenir une section dans laquelle vous devez décrire les dépenses du projet et les modes de paiement. Si le projet nécessite que vous investissiez de l’argent pour des biens, de la main-d’œuvre, des infrastructures ou tout autre frais généraux, incluez-le dans cette section. Mentionnez également les calendriers de paiement, les paiements d’étape et d’autres détails dans votre document SoW.
Termes et conditions
Vous devez inclure tous les termes et conditions du projet dans cette section. Ici, vous pouvez également expliquer les termes utilisés dans le SoW et toutes les conditions que vous n’avez pas clarifiées plus tôt.
Acceptation
Enfin, ajoutez cette section qui en fera un contrat juridiquement exécutoire. Ici, incluez la signature du client et offrez un espace pour les signatures des autres parties prenantes.
Cas d’utilisation
Tout accord de mise en service de projet entre un client et un sous-traitant doit passer par un document SoW. Trouvez ci-dessous quelques cas d’utilisation réels de la portée des documents Word et de leurs modèles :
#1. Construction d’œuvres architecturales
Étant donné que les travaux d’architecture pour les bâtiments commerciaux et personnels entraînent de nombreuses dépenses, risques et investissements en temps, vous devez utiliser un document SoW standard que la plupart des entreprises de construction de bâtiments utilisent.
Le modèle ci-dessous est un document SoW standardisé qui comprend tous les composants essentiels tels que la définition du projet, les informations sur le client et le projet, le processus de sélection de l’architecte, le calendrier du projet, les exigences d’approbation, l’objectif général, etc.
Télécharger : modèle d’ouvrages architecturaux gratuit MS Word/Google Docs
#2. Rénovation intérieure et extérieure
Diverses agences de décoration intérieure et entrepreneurs utilisent ce document SoW pour finaliser des accords de rénovation de projets individuels ou commerciaux. Vous pouvez utiliser un modèle si vous êtes un nouveau venu dans ce domaine et que vous ne savez pas comment en créer un.
Le modèle de document SoW suivant a été rédigé en fonction des besoins des entrepreneurs généraux américains pour la rénovation de bâtiments commerciaux ou résidentiels. Il contient tout le contenu « in-scope » pour les travaux de rénovation. Cependant, vous pouvez en ajouter ou en supprimer selon le projet sur lequel vous travaillez.
Télécharger : modèle de travaux de rénovation gratuit MS Word/Google Docs
#3. Projets d’aménagement paysager résidentiels et commerciaux
Les projets d’aménagement paysager comprennent beaucoup de travaux humides ainsi que des démonstrations professionnelles. Le document SoW est l’occasion pour vous de montrer votre créativité et vos goûts en matière de conception afin que le commanditaire obtienne un autre point solide pour embaucher votre agence.
Ce modèle SoW de travaux d’aménagement paysager se compose de blocs d’images dans lesquels vous pouvez placer un logo de marque, des palettes de couleurs de marque, des icônes et des exemples de travail. Il y a une page vierge supplémentaire que vous pouvez utiliser pour écrire plus de contenu. Pour chaque page, vous pouvez changer l’exemple d’image d’aménagement paysager.
Télécharger : Modèle SoW d’aménagement paysager gratuitement MS Word/Google Docs
#4. Marketing des médias sociaux
Aider les entreprises avec leurs publicités sur les réseaux sociaux et leurs campagnes de marketing est lucratif. Divers pigistes et agences de marketing numérique s’y intéressent. Si vous êtes également dans ce domaine, un document SoW peut vous aider à long terme.
Trouvez ci-dessous un modèle SoW de marketing de médias sociaux organisé, net et professionnel que les agences et les indépendants peuvent utiliser commercialement. Il contient les composants indispensables du document SoW, tels que les détails du client, les descriptions de projet, les détails de la campagne, les livrables clés, les tableaux de campagne, etc.
Télécharger : Modèle SoW de marketing des médias sociaux gratuitement MS Word/Google Docs
#5. Contrats gouvernementaux
Un document SoW est hautement nécessaire pour les travaux contractuels que vous pourriez obtenir du gouvernement fédéral, des États, des municipalités et des comtés. En outre, vous constaterez que les documents sur la portée des travaux des contrats gouvernementaux sont les plus élaborés en termes de contenu et de portée.
Vous trouverez ici un exemple de modèle SoW pour les projets contractuels du gouvernement. Il vous permet d’ajouter le logo de votre agence et d’autres contenus SoW tels que le nom de l’organisation, le nom du projet, les détails de l’auteur, le contexte et les objectifs du projet, la description du projet, le calendrier/horaire, la proposition de coût du fournisseur, etc.
Vous devrez peut-être ajouter ou exclure du contenu en fonction du projet de contrat gouvernemental qui vous intéresse. Passez en revue les exigences du projet pour un format de document SoW avant de soumettre la version finale.
Télécharger : Modèle de SoW pour les contrats gouvernementaux gratuitement MS Word/Google Docs
Dos pour écrire un document SOW ✔
- Incluez des détails explicites concernant le travail, le paiement, les ressources, le délai, les jalons, etc.
- Ajoutez des éléments visuels comme des images du produit final ou du service que vous attendez, des graphiques, des tableaux, des tableaux, etc.
- Si le document contient du jargon commercial, assurez-vous que vous et la partie signataire les définissez avant de mettre en service le projet.
- S’il s’agit d’un projet à long terme avec de nombreux livrables complexes qui dépendent du temps, incluez un calendrier de révision du SoW à des intervalles mensuels ou trimestriels.
- Le document doit également contenir des définitions de la réussite du projet. Lorsque vous terminez le projet, le client peut facilement revoir les définitions de réussite, et il n’y aura aucune possibilité de révisions et de retouches inutiles.
- Gardez le SoW clair, concis et bref. N’utilisez pas de charges inutiles pour allonger le document.
- Vous devez rédiger le document en collaboration avec des intervenants externes et internes. Par exemple, les parties prenantes internes seront votre équipe de projet, et les parties prenantes externes seront le client et les fournisseurs tiers.
- Mentionnez les services étroitement liés qui ne sont pas fournis avec le projet, comme l’hébergement après le développement du site Web, la publication de l’application après le développement de l’application, etc., à moins que le client ne paie pour le service.
Passons maintenant aux choses à ne pas faire pour rédiger un document de portée des travaux (SOW).
À ne pas faire pour rédiger un document SOW ❌
- N’hésitez pas à utiliser des modèles de documents SoW et des exemples d’un projet pertinent lors de la création du vôtre. Cela vous fera gagner du temps et des efforts.
- N’incluez pas de contenu vague et ambigu dans le document que les sous-traitants, fournisseurs et autres tiers pourraient utiliser à leur avantage et vous causer des dommages pécuniaires.
- Ne précipitez pas le processus de rédaction d’un document d’étendue des travaux. Asseyez-vous avec vos collaborateurs et planifiez méticuleusement le document en incluant toutes les définitions, les jalons, les limites, le budget, etc.
- N’oubliez pas de définir clairement les livrables d’un projet qui sont « hors de portée » et « dans la portée ».
- Si le projet nécessite certaines durées de formation professionnelle, n’oubliez pas de l’inclure dans le document avec les coûts.
- Certains documents SoW manquent du flux de travail étape par étape sur la façon dont le client doit auditer les livrables afin qu’il puisse déclarer l’achèvement du projet. Assurez-vous de ne pas commettre cette erreur. Inclure les étapes pré-approuvées qui définissent le projet comme terminé selon les conditions de mise en service.
- Les projets à long terme peuvent nécessiter des détournements, des modifications de portée, des changements de livrables, etc. N’oubliez pas de mentionner ces possibilités dans le document SoW.
En outre, consultez les ressources de modèles gratuites pour les documents SOW.
Ressources gratuites sur les modèles
Feuille intelligente
Sur Smartsheet, les utilisateurs peuvent trouver une variété de modèles de portée de travail gratuits pour un usage personnel. Ici, les modèles sont disponibles dans Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs et Google Sheets.
Le marketing numérique, la construction commerciale, le développement de logiciels, la conception intérieure, la conception Web et le remodelage sont des industries populaires où vous pouvez utiliser ces modèles de cette plate-forme.
Archives de modèles
Template Archive est un autre site Web où vous pouvez trouver des ressources gratuites pour créer la portée des documents de travail. Les modèles sont de différents modèles et formats afin que vous puissiez choisir en fonction de votre marque ou de votre projet. De plus, vous pouvez facilement les télécharger et les modifier pour créer un document SoW unique.
FormulaireSwift
FormSwift vous permet de créer un document d’étendue des travaux pour votre prochaine proposition de projet de deux manières. Tout d’abord, téléchargez un modèle générique dans Microsoft Word ou Adobe PDF à partir de son site Web. Ensuite, vous pouvez remplir les blancs pour créer un document SoW personnalisé.
Deuxièmement, vous pouvez passer par un générateur SoW guidé où vous saisissez les détails pertinents, et le générateur continue de créer le document. Il faut environ 20 minutes pour créer le document en ligne sur cette plateforme.
Derniers mots
Ainsi, vous connaissez maintenant la portée du document de travail, ses composants et les choses à faire et à ne pas faire pour créer un document SoW professionnel que votre client adorera. En outre, vous avez également découvert des cas d’utilisation dans lesquels vous pouvez utiliser des documents SoW.
Pour vous aider davantage, l’article a décrit une portée en ligne des générateurs de documents de travail et des bibliothèques de modèles. Vous pouvez créer un document SoW en ligne à l’aide de l’une des plateformes ci-dessus, soit en suivant un guide étape par étape, soit en téléchargeant et en personnalisant un modèle.
Vous pouvez également être intéressé par les meilleurs outils pour signer électroniquement des documents tels que l’étendue des travaux ou les ordres de travail.