Un document définissant le périmètre des travaux est essentiel pour éviter les malentendus et les erreurs de communication au sein d’un projet, tout en assurant qu’il reste sur la bonne voie, en particulier lors de collaborations avec des clients externes.
Dans le monde des affaires actuel, les entreprises interagissent avec de nombreuses parties prenantes avant de mener un projet à son terme. Cette collaboration nécessite un document formel, un point de référence en cas de non-respect des livrables spécifiés par les collaborateurs externes.
Le document de périmètre des travaux est un outil indispensable, particulièrement lors de la reprise de projets existants ou de la collaboration avec des tiers.
Ce guide vous expliquera comment rédiger un tel document de manière claire et accessible. De plus, nous explorerons des ressources en ligne proposant des modèles et des outils de génération de documents de portée de travail.
Introduction
Le périmètre des travaux, souvent désigné par l’acronyme SoW (Scope of Work), est un document qui précise en détail les fondements d’un projet. Il est souvent considéré comme un contrat formel entre les parties prenantes, incluant les agents, les fournisseurs de services et les sous-traitants.
Ce document définit le déroulement de chaque étape d’un projet, les livrables, les résultats attendus, le calendrier des paiements et le processus général. Il permet aux indépendants et aux équipes de communiquer clairement les attentes concernant un projet aux parties prenantes.
En cas de désaccord, le SoW sert de référence pour toutes les parties. Il précise les responsabilités de chacun pour assurer le bon déroulement du projet. Ce document est également un outil de communication essentiel, dont l’absence peut mener à l’échec d’un projet et à la dégradation de la relation client.
Éléments clés
Le contenu d’un document SoW varie selon la nature du projet et le secteur d’activité. Cependant, certains éléments communs sont essentiels pour garantir la transparence.
Informations essentielles
Chaque SoW doit inclure les informations de base du projet, permettant aux lecteurs d’en saisir immédiatement la nature. Mentionnez le nom du projet, l’auteur du document, le nom du client, la date, ainsi que toute autre information pertinente.
Objectifs du projet
Une brève description du projet est toujours utile dans un SoW. Incluez le contexte du projet, ses objectifs, le problème à résoudre et les personnes impliquées, le tout de manière concise.
Description des biens et services
La partie la plus importante du document est la description précise des biens et services que vous fournirez dans le cadre du projet.
Décomposez les livrables en tâches et sous-tâches plus petites. Qu’il s’agisse d’un projet individuel ou d’équipe, présentez les tâches sous forme de tableau, en incluant les dates d’achèvement prévues et les personnes à contacter.
Livrables du projet
Bien que ce ne soit pas toujours nécessaire, il est utile de préciser ce que le client obtiendra à la fin du projet. Cela permet de définir clairement les attentes envers vous et votre équipe.
Calendrier du projet
Le calendrier est crucial dans tout projet. Indiquez les dates de début et de fin, ainsi que les étapes clés ou les jalons intermédiaires.
Ce qui est hors périmètre
Cette section facultative mais fortement recommandée permet de préciser ce qui ne fait pas partie du projet. Elle clarifie les attentes et évite les malentendus.
Processus de modification
Un SoW peut nécessiter des ajustements au cours du projet. Il est donc important de prévoir un protocole pour gérer les modifications de périmètre.
Conditions de paiement
Tout projet rémunéré doit inclure une section détaillant les dépenses, les modalités de paiement, les éventuels investissements en matériel, main-d’œuvre ou autres frais généraux, ainsi que les échéances et les modalités de paiement.
Termes et conditions
Cette section doit contenir tous les termes et conditions applicables au projet, ainsi que des définitions des termes techniques employés.
Acceptation
Pour donner une valeur légale au document, il est important d’inclure un espace pour la signature du client et des autres parties prenantes.
Exemples d’utilisation
Tout accord de projet entre un client et un prestataire de services devrait être formalisé par un SoW. Voici quelques exemples d’utilisation courante de ces documents:
#1. Construction architecturale
Les projets de construction engendrent des dépenses importantes et des risques. Un SoW standard est indispensable. Les modèles incluent généralement la définition du projet, les informations sur le client, les critères de sélection de l’architecte, le calendrier, les exigences d’approbation, etc.
Télécharger : Modèle SoW pour travaux architecturaux (MS Word/Google Docs)
#2. Rénovation intérieure et extérieure
Les entreprises de décoration intérieure et les entrepreneurs utilisent des SoW pour encadrer les projets de rénovation résidentielle ou commerciale. Un modèle peut être un point de départ pour les nouveaux venus dans ce domaine.
Le modèle présenté est conçu pour les entreprises de rénovation aux États-Unis et couvre tout ce qui est inclus dans les travaux. Il est possible de l’adapter à des projets spécifiques.
Télécharger : Modèle SoW pour rénovation (MS Word/Google Docs)
#3. Aménagement paysager résidentiel et commercial
Les projets d’aménagement paysager impliquent souvent une dimension créative et esthétique. Le SoW est une opportunité pour le prestataire de présenter sa vision et ses compétences.
Les modèles pour l’aménagement paysager incluent souvent des espaces pour logos, palettes de couleurs, exemples de travaux et permettent d’ajouter du texte personnalisé.
Télécharger : Modèle SoW pour aménagement paysager (MS Word/Google Docs)
#4. Marketing sur les médias sociaux
Les services de marketing sur les réseaux sociaux sont très demandés. Un SoW peut aider les agences et les indépendants à organiser leur travail.
Le modèle proposé contient tous les éléments clés : informations sur le client, description du projet, détails de la campagne, livrables, tableaux de bord, etc.
Télécharger : Modèle SoW pour marketing des médias sociaux (MS Word/Google Docs)
#5. Contrats gouvernementaux
Les contrats avec les gouvernements nécessitent un SoW particulièrement détaillé. Ces documents sont généralement plus élaborés et couvrent un large éventail d’aspects.
Le modèle présenté permet d’ajouter le logo de l’agence, les informations sur le projet, son contexte, les objectifs, le calendrier, ainsi que la proposition de coûts.
Il est important d’adapter le contenu aux spécificités du projet et de vérifier les exigences avant de soumettre la version finale.
Télécharger : Modèle SoW pour contrats gouvernementaux (MS Word/Google Docs)
Conseils pour rédiger un bon SoW ✔
- Soyez précis sur les travaux, les paiements, les ressources, les délais, les étapes clés, etc.
- Utilisez des visuels (images du produit final, graphiques, tableaux).
- Définissez les termes techniques avec le client avant de commencer le projet.
- Pour les projets de longue durée, prévoyez des révisions périodiques du SoW.
- Définissez clairement les critères de réussite du projet.
- Soyez clair, concis et précis. Évitez le superflu.
- Rédigez le document en collaboration avec les parties prenantes (internes et externes).
- Mentionnez les services connexes non inclus dans le projet.
Passons maintenant aux erreurs à éviter lors de la rédaction d’un SoW.
Ce qu’il ne faut pas faire lors de la rédaction d’un SoW ❌
- N’hésitez pas à utiliser des modèles comme point de départ.
- Évitez les formulations vagues et ambiguës qui pourraient être exploitées à votre désavantage.
- Ne précipitez pas le processus de rédaction. Prenez le temps de planifier soigneusement le document.
- Définissez clairement les livrables qui sont « dans le périmètre » et « hors du périmètre ».
- Incluez les coûts de formation si nécessaire.
- Précisez le processus de validation des livrables par le client.
- N’oubliez pas de mentionner les potentielles modifications de périmètre pour les projets à long terme.
Voici quelques ressources pour trouver des modèles de SoW gratuits.
Ressources pour modèles gratuits
Smartsheet
Smartsheet propose une variété de modèles gratuits pour rédiger un SoW, disponibles en format PDF, Word, Excel, Google Docs et Google Sheets. Ils couvrent divers secteurs d’activité tels que le marketing numérique, la construction, le développement de logiciels, etc.
Template Archive
Template Archive est une autre ressource proposant des modèles de SoW gratuits et personnalisables, dans différents formats.
FormSwift
FormSwift propose deux options pour créer un SoW : télécharger un modèle standard (Word ou PDF) ou utiliser un outil de génération guidée. Ce dernier vous permet de créer un document en ligne en environ 20 minutes en saisissant les détails nécessaires.
Conclusion
Vous savez maintenant ce qu’est un document de périmètre de travail, quels sont ses éléments essentiels et comment rédiger un SoW efficace. De plus, nous avons exploré des exemples d’utilisation et des outils disponibles.
Pour vous aider davantage, cet article a présenté des générateurs de documents de portée de travail en ligne et des bibliothèques de modèles. Vous pouvez créer votre SoW en ligne à l’aide de l’une des plateformes mentionnées, soit en suivant un guide étape par étape, soit en téléchargeant et en personnalisant un modèle.
Vous pourriez également être intéressé par les meilleurs outils pour signer électroniquement des documents tels que des SoW ou des ordres de travail.