Power Query, un outil intégré à Microsoft Excel et à d’autres plateformes, se révèle essentiel pour le nettoyage, la transformation et l’assemblage de données. Sa capacité à répartir des données sur plusieurs lignes est particulièrement précieuse. Elle est nécessaire dans divers contextes, comme l’harmonisation des informations, la production de rapports plus détaillés ou l’analyse approfondie.
Introduction
Prenons l’exemple d’une feuille de calcul Excel avec une colonne « Produits » qui liste plusieurs articles, chacun possédant différentes spécifications. Power Query permet de répartir les informations de cette colonne sur plusieurs lignes, chaque ligne représentant un produit unique avec ses attributs spécifiques.
Pourquoi diviser les données en lignes ?
- Faciliter l’analyse des données : En distribuant les données sur plusieurs lignes, vous simplifiez leur analyse et leur manipulation. Il devient plus aisé de filtrer, trier et regrouper les lignes en fonction de vos besoins.
- Générer des rapports précis : La répartition des données sur plusieurs lignes offre la possibilité de créer des rapports plus précis et détaillés. Chaque produit peut être présenté avec ses caractéristiques individuelles, offrant une vision complète des données.
- Normalisation des données : Power Query permet de standardiser les données en les répartissant sur plusieurs lignes, ce qui contribue à une gestion et une cohérence accrue des informations dans votre base de données.
- Établir des liens entre les tableaux : La division des données en lignes facilite la création de liens entre différents tableaux, ce qui permet des rapports plus complets et des analyses plus poussées.
Méthodes de fractionnement des données en lignes avec Power Query
Power Query propose diverses méthodes pour diviser les données en lignes, chacune étant adaptée à des situations spécifiques. Voici quelques-unes des techniques les plus couramment utilisées :
1. Fractionnement par délimiteur
Cette approche est utile lorsque des données sont combinées dans une même colonne et séparées par un délimiteur spécifique comme une virgule, un point-virgule ou un espace.
Procédure :
- Sélectionnez la colonne contenant les données à diviser.
- Dans l’onglet « Accueil » de l’éditeur Power Query, cliquez sur « Transformer » > « Fractionner la colonne ».
- Choisissez « Par délimiteur » dans la boîte de dialogue.
- Indiquez le délimiteur utilisé dans vos données.
- Sélectionnez l’option « Nouvelle ligne » dans la section « Ajouter une ligne ».
- Cliquez sur « OK ».
2. Fractionnement par nombre fixe de caractères
Cette méthode est utile lorsque vos données ont une longueur fixe et que chaque partie occupe un nombre constant de caractères.
Procédure :
- Sélectionnez la colonne à diviser.
- Dans l’onglet « Accueil », cliquez sur « Transformer » > « Fractionner la colonne ».
- Sélectionnez « Par nombre de caractères » dans la boîte de dialogue.
- Saisissez le nombre de caractères que chaque partie occupe.
- Choisissez l’option « Nouvelle ligne » dans la section « Ajouter une ligne ».
- Cliquez sur « OK ».
3. Fractionnement par nombre fixe de caractères avec délimiteur
Cette méthode combine les deux précédentes, en utilisant un nombre fixe de caractères et un délimiteur pour le fractionnement.
Procédure :
- Sélectionnez la colonne contenant les données à diviser.
- Dans l’onglet « Accueil », cliquez sur « Transformer » > « Fractionner la colonne ».
- Sélectionnez « Par nombre de caractères avec délimiteur » dans la boîte de dialogue.
- Indiquez le nombre de caractères de chaque partie.
- Sélectionnez le délimiteur utilisé dans vos données.
- Choisissez « Nouvelle ligne » dans la section « Ajouter une ligne ».
- Cliquez sur « OK ».
4. Fractionnement par un caractère spécifique
Cette méthode permet de diviser les données en lignes à chaque occurrence d’un caractère spécifique.
Procédure :
- Sélectionnez la colonne à fractionner.
- Dans l’onglet « Accueil » de l’éditeur Power Query, cliquez sur « Transformer » > « Fractionner la colonne ».
- Choisissez « Par caractère » dans la boîte de dialogue.
- Saisissez le caractère qui délimite vos données.
- Sélectionnez l’option « Nouvelle ligne » dans la section « Ajouter une ligne ».
- Cliquez sur « OK ».
Exemples concrets
Exemple 1 : Fractionnement de noms et prénoms
Imaginez une colonne « Nom complet » avec des noms et prénoms combinés, séparés par un espace.
- Sélectionnez la colonne « Nom complet ».
- Dans l’onglet « Accueil », cliquez sur « Transformer » > « Fractionner la colonne ».
- Choisissez « Par délimiteur » et spécifiez l’espace comme délimiteur.
- Choisissez « Nouvelle ligne » pour répartir les données sur une nouvelle ligne.
- Cliquez sur « OK ».
Vous obtiendrez alors deux colonnes distinctes : « Nom » et « Prénom », chaque ligne représentant un nom et un prénom uniques.
Exemple 2 : Fractionnement de données de produits
Imaginez une colonne « Produits » avec des informations sur différents articles, chaque produit étant séparé par un point-virgule.
- Sélectionnez la colonne « Produits ».
- Dans l’onglet « Accueil », allez sur « Transformer » > « Fractionner la colonne ».
- Choisissez « Par délimiteur » et indiquez le point-virgule.
- Sélectionnez « Nouvelle ligne » pour ajouter les données sur une nouvelle ligne.
- Cliquez sur « OK ».
Vous obtiendrez une nouvelle colonne pour chaque produit, chaque ligne représentant un produit unique avec ses attributs.
Conclusion
La division des données en lignes à l’aide de Power Query offre une approche efficace pour le nettoyage, la transformation et la manipulation de vos informations. Cette fonctionnalité facilite l’analyse des données, la création de rapports précis, la normalisation des données et l’établissement de liens entre différents tableaux. En utilisant les différentes techniques de fractionnement, vous pouvez personnaliser votre processus de transformation et obtenir les résultats escomptés.
FAQ
1. Comment choisir le délimiteur approprié pour diviser mes données ?
Le délimiteur est le caractère qui sépare les différentes parties de vos données. Il peut s’agir d’une virgule, d’un point-virgule, d’un espace, d’un tiret ou de tout autre caractère spécifique. Le choix du délimiteur doit être basé sur la structure de vos données.
2. Que faire si mes données ne contiennent pas de délimiteur défini ?
Si vos données ne comportent pas de délimiteur défini, vous pouvez utiliser la méthode de division par nombre fixe de caractères. Vous devrez alors définir le nombre de caractères que chaque partie de la donnée occupe.
3. Est-il possible de fractionner les données en lignes selon un critère précis ?
Oui, la fonctionnalité « Fractionner la colonne » dans Power Query permet de diviser les données en lignes selon un critère spécifique. Par exemple, vous pouvez diviser les données en fonction de la longueur des chaînes de caractères.
4. Comment modifier les en-têtes des colonnes après avoir fractionné les données ?
Vous pouvez modifier les en-têtes des colonnes directement dans la barre de formule de l’éditeur Power Query. Sélectionnez la colonne et saisissez le nouvel en-tête.
5. Est-il possible de fusionner des données de plusieurs lignes en une seule ligne ?
Oui, vous pouvez utiliser la fonction « Fusionner les colonnes » dans Power Query pour rassembler les données de plusieurs lignes en une seule, en utilisant le délimiteur de votre choix.
6. Comment filtrer les données après les avoir divisées en lignes ?
Le filtrage des données s’effectue dans l’onglet « Accueil » de l’éditeur Power Query. Sélectionnez la colonne à filtrer, puis utilisez le menu déroulant pour choisir les valeurs à afficher.
7. Comment regrouper les données après les avoir fractionnées en lignes ?
Vous pouvez regrouper les données dans l’onglet « Transformer » de l’éditeur Power Query. Sélectionnez la colonne pour le regroupement, puis choisissez la fonction de regroupement désirée.
8. Est-il possible de formater les données après les avoir divisées en lignes ?
Oui, le formatage des données est possible via l’onglet « Transformer » de l’éditeur Power Query. Sélectionnez la colonne à formater et choisissez le format souhaité : numérique, date, heure, etc.
9. Comment utiliser Power Query pour diviser les données en lignes dans d’autres applications ?
Power Query est intégré à plusieurs applications, telles que Microsoft Excel, Microsoft Access et Microsoft Power BI. La fonctionnalité de division des données en lignes est utilisable dans toutes ces plateformes.
10. Où trouver des informations supplémentaires sur Power Query ?
Vous trouverez des informations complémentaires sur Power Query sur le site Web de Microsoft, dans des forums en ligne et sur des sites Web spécialisés dans la manipulation de données.
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