Comment déplacer tous les nouveaux e-mails vers un dossier dans Outlook via des étapes rapides
Microsoft Outlook propose des fonctionnalités performantes pour organiser et gérer vos courriels, notamment les règles de messagerie et les étapes rapides. Les règles permettent d'automatiser le traitement des e-mails entrants et sortants, tandis que les étapes rapides, souvent sous-estimées, offrent une automatisation simplifiée d'actions spécifiques. Grâce aux étapes rapides, vous pouvez, par exemple, déplacer rapidement tous les nouveaux e-mails reçus vers un dossier dédié en un seul clic. Ce processus est rapide à configurer et peut être répété plusieurs fois par jour, offrant ainsi une solution efficace pour gérer le flux quotidien d'e-mails.
Par défaut, Outlook regroupe les e-mails par sections temporelles telles que «Aujourd'hui», «Hier» et «La semaine dernière». Cette classification peut parfois entraîner une confusion, car les sections «Aujourd'hui» et «Hier» ne sont pas des dossiers distincts, mais des segments temporels au sein de votre boîte de réception. Il est donc facile de consulter accidentellement un e-mail reçu «Hier» en parcourant les e-mails «Aujourd'hui». Notre objectif ici est d'utiliser ces sections pour déplacer efficacement les nouveaux e-mails vers un dossier spécifique.
Pour commencer, ouvrez Outlook et rendez-vous dans l'onglet «Accueil». Localisez la section «Étapes rapides» et cliquez sur «Créer nouveau» pour initialiser une nouvelle étape rapide.
Une fenêtre dédiée s'ouvrira pour personnaliser votre étape rapide. Attribuez-lui un nom distinctif ; si vous n'en définissez pas, le nom sera hérité de l'action choisie. Dans le menu déroulant «Actions», sélectionnez «Déplacer vers le dossier». Outlook vous demandera alors de choisir un dossier existant ou d'en créer un. Créez un nouveau dossier que vous nommerez «Aujourd'hui». Dans la section «Facultatif» de la même fenêtre, définissez un raccourci clavier pour déclencher cette étape rapide. Enfin, cliquez sur «Terminer» pour valider les paramètres.
De retour dans Outlook, réduisez la section «Aujourd'hui» en cliquant dessus. Sélectionnez-la ensuite afin qu'elle apparaisse en surbrillance bleu clair. Cette action sélectionne simultanément tous les e-mails qu'elle contient.
Cliquez sur l'étape rapide nouvellement créée dans la section «Étapes rapides» ou utilisez le raccourci clavier configuré.
Tous les e-mails reçus aujourd'hui seront alors déplacés vers le dossier «Aujourd'hui» que vous avez créé. Ainsi, en parcourant ce dossier, vous ne risquez plus de consulter par inadvertance des e-mails plus anciens.
Vous pouvez optimiser davantage ce processus en créant une autre étape rapide qui vide le dossier «Aujourd'hui» à la fin de chaque journée. Cela garantira que le dossier est prêt à accueillir les nouveaux messages du lendemain. Vous pouvez même utiliser un ensemble d'étapes rapides pour gérer efficacement vos e-mails. N'hésitez pas à exécuter l'étape rapide plusieurs fois par jour pour trier les e-mails au fur et à mesure de leur réception.
Cependant, cette astuce n'est efficace que si vous prenez l'habitude de vider le dossier «Aujourd'hui» à la fin de chaque journée. Sinon, vous risquez de vous retrouver avec un nouveau dossier surchargé d'e-mails non traités.