Le partage d’un fichier à partir de Google Drive est un excellent moyen de permettre aux clients et aux sous-traitants d’accéder aux documents sans les télécharger. Si vous souhaitez que les utilisateurs aient uniquement un accès temporaire aux fichiers, vous pouvez définir une date d’expiration automatique lorsque vous les partagez. Voici comment.
Remarque: pour utiliser cette fonctionnalité, en tant que propriétaire du document, vous devez disposer d’un compte G Suite payant. Les personnes avec lesquelles vous partagez un document n’ont pas besoin d’un compte payant pour afficher les documents.
Comment définir une date d’expiration sur les fichiers Google Drive
Allumez le Google Drive lié à votre compte G Suite, cliquez avec le bouton droit sur le fichier que vous souhaitez partager, puis cliquez sur « Partager » dans le menu contextuel.
Ajoutez les adresses e-mail de toutes les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier, puis cliquez sur le bouton «Envoyer». Si vous envoyez l’invitation à un compte Gmail, ces personnes sont automatiquement ajoutées à la liste des personnes qui peuvent accéder au fichier. Si vous envoyez à un autre type d’adresse, chaque personne recevra un e-mail avec un lien qui dirige vers le fichier.
Maintenant, cliquez avec le bouton droit sur le fichier et cliquez à nouveau sur la commande «Partager».
Cette fois, avec les options de partage ouvertes, cliquez sur le lien «Avancé».
À côté des informations de contact de chaque personne, vous verrez une icône de minuterie. Cliquez dessus pour définir une date d’expiration.
À partir de là, cliquez sur le menu déroulant «L’accès expire» pour choisir 7 jours, 30 jours ou pour définir une date d’expiration personnalisée.
Le choix de l’option «Date personnalisée» ouvre un calendrier pour vous permettre de sélectionner une date plus précise.
Si vous souhaitez définir une date d’expiration pour quelqu’un d’autre, cliquez sur le minuteur à côté de son nom. Vous devez définir une date d’expiration pour chaque personne.
Enfin, cliquez sur «Enregistrer les modifications» pour finaliser les modifications que vous avez apportées à tous les utilisateurs.
Il y a une mise en garde dont vous devez être conscient. Par défaut, les personnes avec lesquelles vous partagez peuvent télécharger, imprimer ou copier le fichier et, si elles le font, elles auront accès à ces copies après toute date d’expiration que vous avez définie. Vous pouvez définir leur autorisation d’afficher uniquement, puis activer les options «Désactiver les options de téléchargement, d’impression et de copie pour les commentateurs et les lecteurs» pour éviter cela, mais ces personnes ne pourront pas modifier le document.
Néanmoins, si vous avez des personnes qui ont juste besoin d’un accès temporaire pour afficher ou commenter un document, cette fonctionnalité fonctionne très bien.