Il est essentiel de déconnecter du travail lorsque vous êtes en dehors du bureau. Pour profiter pleinement de votre temps libre, Gmail offre la possibilité de paramétrer des réponses automatiques d’absence, informant ainsi vos contacts de votre indisponibilité. Voici un guide pour configurer ces messages.
Configurer un message d’absence sur Gmail en ligne
La méthode la plus simple pour mettre en place un message d’absence sur Gmail est via votre ordinateur, qu’il soit sous Windows ou macOS. Assurez-vous d’être connecté à votre compte Google pour procéder.
Accédez au site web de Gmail, puis repérez l’icône en forme d’engrenage « Paramètres » située en haut à droite de l’écran. Un menu « Paramètres rapides » s’affichera, dans lequel vous sélectionnerez l’option « Voir tous les paramètres ».
Vous serez redirigé vers la section des paramètres de votre compte Gmail. Faites défiler la page de l’onglet « Général » jusqu’à trouver les options « Répondeur automatique d’absence ».
Dans certaines régions, cette option peut être libellée « Réponse automatique hors du bureau ». Les captures d’écran ci-dessous illustrent cette différence. Notez que, les réglages demeurent uniformes, indépendamment de l’appellation.
Le principe de ces messages d’absence est de répondre automatiquement aux emails que vous recevez, informant vos correspondants de votre absence. Vous pouvez spécifier la période d’absence via les champs de date « Premier jour » et « Dernier jour ».
Si vous souhaitez une date de fin pour vos réponses automatiques, il est crucial de cocher la case « Dernier jour ». Si cette case n’est pas cochée, les messages d’absence continueront d’être envoyés jusqu’à ce que vous désactiviez manuellement la fonctionnalité.
Une fois la plage de dates établie, il vous faudra rédiger le message automatique. Entrez un titre pour l’e-mail dans le champ « Objet », puis rédigez votre message d’absence dans le champ « Message ».
Dans cette section, il est conseillé d’indiquer la durée de votre absence.
Pour restreindre l’envoi des réponses automatiques à vos contacts uniquement, cochez l’option « Envoyer une réponse uniquement aux personnes figurant dans mes contacts ». Ceci évitera d’envoyer des réponses automatiques à des expéditeurs inconnus ou à des emails automatisés.
Lorsque votre message d’absence est prêt, activez l’option « Répondeur vacances activé » ou « Réponse automatique d’absence du bureau activée », selon votre région.
Après avoir activé le bouton radio et vérifié votre message d’absence, cliquez sur le bouton « Enregistrer les modifications » situé au bas de l’écran.
Le message d’absence que vous avez configuré sera effectif à partir de minuit, à la date que vous avez indiquée. Si vous avez spécifié une date de fin, le message cessera d’être envoyé à 23h59 ce jour-là.
Configurer un message d’absence sur Gmail depuis un appareil mobile
Il est également possible de définir un message d’absence directement depuis l’application Gmail sur votre appareil Android, iPhone, ou iPad. Ces instructions sont valables quelle que soit la plateforme mobile.
Ouvrez l’application Gmail sur votre téléphone ou votre tablette. Une fois l’application lancée, appuyez sur l’icône de menu « hamburger » située dans le coin supérieur gauche de l’écran.
Faites défiler la liste et appuyez sur l’option « Paramètres ».
Dans le menu « Paramètres », sélectionnez le compte Google pour lequel vous souhaitez configurer le message d’absence.
Le menu des paramètres de votre compte Gmail affichera des options spécifiques, notamment celle pour les messages d’absence.
Pour configurer un message d’absence, appuyez sur l’option « Répondeur automatique d’absence » ou « Réponse automatique hors du bureau », selon votre région.
Il vous faudra ensuite paramétrer votre message d’absence.
Activez le curseur « Répondeur de vacances » ou « Réponse automatique d’absence du bureau » pour rendre les paramètres du message modifiables.
Similaire aux paramètres de message d’absence sur ordinateur, déterminez la période d’activation du message à l’aide des menus déroulants « Premier jour » et « Dernier jour ».
Si vous ne désirez pas de date de fin, réglez l’option « Dernier jour » sur « Aucun ».
Vous devrez également renseigner un objet et un message à envoyer. Pour limiter l’envoi aux seuls contacts, cochez la case « Envoyer à mes contacts uniquement ».
Pour valider et activer le message, appuyez sur l’option « Terminé » située dans le coin supérieur droit.
Votre message d’absence sera activé à partir de minuit, à la date spécifiée dans l’option « Premier jour ». Si une date de fin est définie, les messages cesseront d’être envoyés à 23h59 ce jour-là.