Comment créer une longue colonne en plusieurs colonnes dans Excel

L'accumulation excessive de données dans une seule colonne peut compliquer la lecture de votre feuille de calcul Microsoft Excel. Pour améliorer la lisibilité, il est judicieux d'envisager de scinder votre colonne en utilisant les fonctionnalités "Texte en colonnes" ou "Remplissage instantané".

"Texte en colonnes" remplacera votre unique colonne par plusieurs colonnes utilisant les mêmes données. "Remplissage instantané" reproduira les données, en les distribuant dans de nouvelles colonnes individuelles tout en préservant la colonne d'origine intacte.

Comment utiliser la fonction "Texte en colonnes" dans Excel

Microsoft Excel intègre une fonctionnalité spéciale permettant de fractionner des colonnes très longues. Pour ce faire, elle sépare les colonnes à l'aide de délimiteurs, tels que des virgules ou des points-virgules, qui structurent les données.

La fonctionnalité est accessible via l'option "Texte en colonnes", située dans l'onglet "Données" du ruban Microsoft Excel.

Afin d'illustrer cette fonctionnalité, prenons un exemple de données (une liste d'employés, avec leurs noms, dates de naissance et autres informations) regroupées dans une seule colonne. Chaque élément d'information est contenu dans une seule cellule, séparé par un point-virgule.

Il faut d'abord sélectionner les cellules qui contiennent vos données (cellules A1 à A12 dans l'exemple précédent).

Dans l'onglet "Données" d'Excel, cliquez sur le bouton "Texte en colonnes" dans la section "Outils de données".

Ceci ouvrira la fenêtre "Assistant Conversion de texte en colonnes" qui vous guidera à travers le processus de séparation de vos données. Dans les options, sélectionnez l'option "Délimité" et cliquez sur "Suivant" pour continuer.

Par défaut, Excel propose de séparer vos données uniques de colonnes en fonction de chaque tabulation qu'il détecte. Bien que cela soit pratique, pour notre exemple, nous utilisons des données séparées par des points-virgules.

Choisissez votre option de délimiteur dans le menu latéral. Dans notre exemple, le délimiteur est le point-virgule.

Vous pouvez prévisualiser l'apparence des données converties dans la section "Aperçu des données" située au bas du menu.

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur "Suivant" pour continuer.

Il est maintenant nécessaire de définir les types de cellules pour chaque colonne. Par exemple, si une colonne contient des dates, il est possible de spécifier le format de date correspondant. Par défaut, chaque colonne est définie sur le paramètre "Général".

Cette option permet à Excel de tenter de déterminer automatiquement le type de données pour chaque colonne. Pour les définir manuellement, sélectionnez d'abord votre colonne dans la section "Aperçu des données". Ensuite, choisissez le type de données approprié dans la section "Format des données de colonne".

Si vous souhaitez ignorer une colonne, sélectionnez-la puis choisissez l'option "Ne pas importer de colonne (Ignorer)". Cliquez sur "Terminer" pour lancer la conversion.

Votre unique colonne sera divisée, en utilisant les délimiteurs, en colonnes distinctes, tout en appliquant les options de formatage de cellule que vous aurez choisies.

Comment utiliser le remplissage instantané dans Excel

Si vous préférez conserver vos données d'origine intactes tout en les divisant, vous pouvez utiliser la fonction "Remplissage instantané".

En reprenant notre exemple de liste d'employés, nous avons une seule ligne d'en-tête de colonne (colonne A), avec un séparateur de points-virgules entre chaque information.

Pour utiliser la fonctionnalité "Remplissage instantané", commencez par saisir les en-têtes de colonnes sur la ligne 1. Dans notre exemple, "ID employé" serait en cellule B1, "Prénom" en cellule C1, et ainsi de suite.

Pour chaque colonne, sélectionnez votre ligne d'en-tête. Commencez par B1 (l'en-tête "ID employé" dans cet exemple), puis, dans la section "Outils de données" de l'onglet "Données", cliquez sur le bouton "Remplissage instantané".

Répétez l'action pour chacune de vos cellules d'en-tête (C1, D1, etc.) afin de remplir automatiquement les nouvelles colonnes avec les données correspondantes.

Si les données sont correctement formatées dans votre colonne d'origine, Excel séparera automatiquement le contenu en se basant sur la cellule d'en-tête d'origine (A1) comme modèle. Si une erreur survient, saisissez la valeur suivante dans la séquence dans la cellule située sous votre cellule d'en-tête, puis cliquez à nouveau sur le bouton "Remplissage instantané".

Dans notre exemple, il s'agirait du premier exemple de données dans la cellule B2 ("101") après la cellule d'en-tête en B1 ("ID employé").

Chaque nouvelle colonne sera remplie avec les données de la colonne d'origine, en utilisant la première ou la deuxième ligne comme référence pour sélectionner les bonnes informations.

Dans l'exemple ci-dessus, la longue colonne (colonne A) a été divisée en six nouvelles colonnes (B à G).

La disposition des lignes 1 à 12 étant identique, la fonction "Remplissage instantané" peut reproduire et scinder les données, en se basant sur la ligne d'en-tête et le premier élément de données.