Comment créer une chronologie de feuille Google

L'outil "Chronologie" de Google Sheets offre aux utilisateurs une méthode simplifiée pour observer le déroulement des activités et les modifications qui y sont associées. Il permet de visualiser les liens entre différents événements et de définir des objectifs ainsi que des étapes clés pour anticiper les délais et garantir l'atteinte des buts fixés.

Création d'une chronologie avec Google Sheets

La fonctionnalité de chronologie est un ajout récent et précieux à Google Sheets. Elle s'adresse à toute personne ou organisation souhaitant suivre l'avancement d'un projet ou d'un plan individuel.

Pour le suivi des activités, cette fonction permet de créer et de surveiller des tâches, des événements, des buts, des jalons et autres éléments. Les délais sont affichés pour s'assurer qu'ils ne sont pas dépassés.

Les organisations peuvent exploiter les chronologies Google Sheets pour superviser des projets impliquant de nombreuses équipes, en suivant les actions requises. Cela permet aux responsables et autres parties prenantes d'examiner aisément les plannings de projets, de comprendre la situation en cours et d'identifier les zones nécessitant une assistance accrue afin d'atteindre les objectifs et les jalons fixés.

Cet outil est également adapté à la planification de campagnes marketing et de lancements de produits. La fonction "Chronologie" est particulièrement utile pour visualiser l'évolution des données au fil du temps, permettant aux utilisateurs de repérer rapidement les tendances et les schémas dans les données.

Il est plus aisé de détecter les potentiels problèmes ou les points à améliorer lorsque les données peuvent être filtrées et triées. Les chronologies Google Sheets sont aussi facilement personnalisables afin de répondre aux besoins spécifiques d'un projet, d'une équipe ou d'une personne.

Dans les paragraphes suivants, nous allons explorer la méthode pour créer une chronologie à l'aide de Google Sheets.

Note : La feuille de calcul Google et sa fonction de chronologie sont modulables, permettant d'adapter et de personnaliser les colonnes et les données en fonction des besoins spécifiques.

Mettons en place une chronologie pour assurer le suivi des activités d'un projet :

Pour élaborer une vue chronologique complète, vous devez inclure des colonnes distinctes dans la feuille Google, comme indiqué ci-après :

Ci-dessous, les colonnes minimales requises pour la création de la chronologie :

Date de début : date de lancement de l'activité
Date de fin : date d'achèvement de l'activité
Titre de la carte : un nom attribué à chaque tâche ou événement

Note : Les colonnes de date de début et de date de fin peuvent être formatées avec "VALEUR.DATE" pour s'assurer que le format de données est correct. Pour définir le type de date par défaut, sélectionnez la colonne de date de début, allez dans "Format" → "Nombre" → et sélectionnez "Date".

Colonnes optionnelles pour la création de la chronologie :

Détail de la carte : un résumé de chaque tâche ou événement
Durée : le temps nécessaire pour réaliser les tâches
Couleur de la carte : pour une meilleure lisibilité, une couleur spécifique peut être attribuée à chaque tâche
Groupe de cartes : permet de regrouper plusieurs cartes sur une même ligne de la chronologie en fonction d'une colonne

Vous pouvez ajouter autant de colonnes que nécessaire, par exemple : couleur de la carte, responsable de la tâche, délais, événements futurs, activités de fin de semaine, plans, etc.

Voyons à présent comment créer une vue Chronologie dans Google Sheets :

Les données pour le nouveau suivi de projet sont intégrées dans la feuille ci-dessous.

Sélectionnez l'ensemble des lignes, rendez-vous dans le menu "Insertion" en haut de la page et choisissez "Chronologie".

Après avoir sélectionné "Chronologie" dans le menu, la boîte de sélection de cellule apparaîtra, comme indiqué ci-dessous.

Cliquez sur OK, et une nouvelle feuille intitulée "Chronologie" sera créée, comme illustré ci-dessous :

Après avoir cliqué sur la feuille "Chronologie", vous pouvez visualiser l'état global du projet dans un cadre unique, comme illustré.

Le suivi complet de la projection peut s'effectuer à partir d'une seule feuille, et des ajustements peuvent être apportés au fur et à mesure des besoins afin d'accélérer l'activité si un dépassement des délais est envisagé.

Si vous souhaitez connaître les détails d'un événement ou d'une tâche, sélectionnez la tâche concernée et les informations seront affichées sur le côté droit de la feuille :

Personnalisation de la vue Chronologie

En haut de la feuille, Google a mis à disposition plusieurs options (voir ci-dessous) pour personnaliser votre chronologie en fonction de vos exigences.

Voyons en quoi ces options de chronologie améliorent l'ergonomie de la feuille :

Aujourd'hui : en cliquant sur "Aujourd'hui", vous accédez à la date actuelle sur la chronologie.
Intervalle d'affichage de la chronologie : la feuille peut être affichée par semaines, mois, trimestres, etc.
Mode d'affichage : l'utilisateur a le choix entre les modes "Condensé" ou "Confortable" (par défaut). La vue condensée permet de rapprocher les données de la carte si vous souhaitez examiner la feuille avec moins d'espaces libres, tandis que la vue confortable agrandit l'espace entre les cartes.
Zoom : Si vous souhaitez ajuster la taille du cadre de la feuille pour l'afficher sur différents écrans, l'option de zoom est disponible.
Partager : il s'agit d'une autre option importante qui permet aux utilisateurs de partager la feuille de chronologie avec des collègues ou des équipes, ou avec des parties prenantes disposant de privilèges restreints.

Google Timeline propose également des options avancées telles que des connecteurs de données pour établir des liens et interagir avec les données Bigquery de Google Cloud et les données Looker provenant de plus de 50 sources de données différentes connectées à Looker.

Derniers mots

En résumé, si vous recherchez un outil polyvalent pour gérer des tâches, des événements ou l'état d'un projet du début à la fin, et pour rester informé afin de prévenir tout dépassement de SLA, Google Timeline est la solution qu'il vous faut.

Ensuite, consultez notre guide pas-à-pas pour mettre en évidence et supprimer les doublons dans Google Sheets.