Ces dernières années, Microsoft s’est activement employé à enrichir sa suite Office avec de nouveaux outils. Parmi ceux-ci, Forms se distingue comme une application particulièrement utile pour concevoir des enquêtes, des sondages, des quiz ou des questionnaires. Examinons de plus près son fonctionnement.
Forms est un outil en ligne, totalement gratuit, nécessitant toutefois une connexion via un compte Microsoft gratuit. Vous avez la possibilité d’exporter toutes les réponses collectées via vos formulaires vers Excel (également disponible gratuitement en ligne) pour une analyse, un filtrage et une création de rapports. Si vous n’avez jamais utilisé cet outil, rendez-vous sur le site de Forms. Vous y trouverez un bouton vert « Commencer » au centre de la page ou un lien « Connexion » en haut à droite. Connectez-vous à votre compte Microsoft existant ou créez-en un nouveau.
Une fois cette étape franchie, vous accéderez à une page d’accueil, que vous pourrez fermer si vous n’avez pas encore de formulaire créé.
Procédure de création d’un formulaire
Forms est plutôt intuitif, mais il propose des fonctionnalités avancées qui méritent d’être explorées. Pour simplifier, nous allons créer un questionnaire basique. Cliquez sur « Nouveau formulaire » pour démarrer.
Un formulaire vierge s’affiche. Cliquez sur « Formulaire sans titre » et donnez un nom à votre questionnaire.
Après avoir défini le titre, vous pouvez ajouter une image et une description. Néanmoins, nous allons directement passer aux questions. Cliquez donc sur « Ajouter une question » pour commencer.
Lors de l’ajout d’une question, vous pouvez choisir son type : choix multiples, texte, note ou date/heure. En cliquant sur les trois points à droite, vous avez accès à d’autres options, telles que le classement, l’échelle de Likert, ou une question Net Promoter Score.
Nous allons choisir une question à choix multiples. Cliquez sur « Choix » pour ouvrir une nouvelle question de ce type.
Saisissez votre question, puis indiquez les options parmi lesquelles les participants devront choisir. Nous avons gardé les deux choix par défaut et rendu la question obligatoire. Ainsi, les participants devront obligatoirement répondre. Il n’y a pas de bouton « Enregistrer » dans Forms, car vos données sont sauvegardées automatiquement. Si vous souhaitez autoriser plusieurs réponses, sélectionnez « Réponses multiples ».
Une fois terminé, vous pouvez cliquer en dehors de la question pour voir ce que les participants verront. (Remarquez l’astérisque rouge, qui indique que la question est obligatoire.)
Cliquez sur « Ajouter une question » pour insérer d’autres questions jusqu’à ce que vous ayez tout ce dont vous avez besoin. Cliquez sur « Aperçu » dans le menu en haut à droite pour visualiser le questionnaire tel qu’il apparaîtra aux utilisateurs, et testez-le en entrant des réponses.
Pour personnaliser le thème du questionnaire, cliquez sur « Thème » et choisissez une couleur unie ou une image d’arrière-plan. Si vous souhaitez utiliser une image personnalisée, il existe un bouton « Télécharger l’image » en bas à droite.
Avant de diffuser votre formulaire, vous pouvez accéder à des paramètres supplémentaires. Cliquez sur les trois points en haut à droite, puis sur « Paramètres » dans le menu.
Le seul paramètre activé par défaut est « Accepter les réponses ». Cela signifie que lorsque vous partagez le questionnaire, les participants pourront y répondre.
Les autres paramètres permettent de définir une date de début et de fin pour la collecte des réponses, de mélanger aléatoirement l’ordre des questions pour chaque participant, de recevoir une notification par e-mail lorsqu’une personne remplit le questionnaire, et de personnaliser le message de remerciement par défaut. Adaptez ces paramètres selon vos besoins et vous êtes prêt à partager votre questionnaire.
Cliquez sur « Partager » en haut à droite de la page. Plusieurs options de partage s’offrent à vous :
Un lien à copier (l’option par défaut)
Un code QR à télécharger en format .png
Un code HTML à intégrer dans une page web
Un e-mail contenant le lien
Si votre entreprise utilise Office 365, des options supplémentaires vous permettent de partager le questionnaire uniquement avec les membres de votre organisation. Choisissez l’option qui vous convient le mieux et diffusez votre questionnaire!
Comment consulter les réponses à votre formulaire
Une fois que des personnes auront commencé à répondre à votre questionnaire, vous voudrez consulter les résultats. En supposant que vous ayez fait autre chose entre-temps, reconnectez-vous à Forms. Votre questionnaire apparaîtra sur la page d’accueil.
Cliquez dessus, puis sur l’onglet « Réponses ».
Vous pouvez afficher les réponses individuelles en cliquant sur « Afficher les résultats » ou exporter l’ensemble des réponses vers Excel.
Si vous souhaitez consulter un résumé ou supprimer des réponses existantes, cliquez sur les trois points et faites votre choix dans le menu.
Voilà les bases pour créer un questionnaire dans Microsoft Forms. Des fonctionnalités supplémentaires existent, notamment pour créer des quiz et des embranchements (questions différentes en fonction des réponses précédentes), si vous souhaitez explorer davantage. Toutefois, cette introduction couvre l’essentiel pour la plupart des utilisateurs.