Bien avant que les réunions ne se tiennent en ligne, les invitations avaient déjà entamé leur transition numérique. L’omniprésence des outils de planification numérique, des calendriers partagés et des événements web a naturellement conduit à une gestion dématérialisée des invitations.
La plupart des événements en ligne proposent un lien simple à diffuser aux participants potentiels. Ce lien permet d’intégrer l’événement directement au calendrier en ligne des destinataires. Bien qu’Outlook offre des fonctionnalités similaires, celles-ci ne sont pas spécifiquement liées à un événement en ligne.
Générer une invitation de réunion dans Outlook
Outlook permet de créer et d’envoyer des invitations de calendrier pour tout type d’événement, qu’il soit en ligne ou hors ligne. L’accent est mis sur le type d’invitation plutôt que sur la nature de l’événement. L’invitation Outlook peut être envoyée à un grand nombre de personnes, qui peuvent ensuite l’accepter ou la refuser. L’organisateur peut ainsi suivre les participants confirmés et absents.
Lorsqu’un destinataire accepte une invitation, l’événement est automatiquement ajouté à son agenda.
Marche à suivre pour créer une invitation
Voici les étapes pour créer une invitation à une réunion dans Outlook pour Microsoft 365 :
Ouvrez Outlook.
Cliquez sur la flèche déroulante à côté de « Nouveau message ».
Sélectionnez « Réunion ». Une nouvelle fenêtre s’affichera.
Attribuez un nom ou un titre à la réunion.
Dans le champ « Obligatoire », saisissez les adresses e-mail des participants indispensables.
Dans le champ « Facultatif », saisissez les adresses e-mail des participants qui peuvent se désister.
Choisissez la date et l’heure de début et de fin. Si l’événement dure toute la journée, cochez l’option correspondante.
Si la réunion doit se dérouler sur plusieurs fuseaux horaires, utilisez l’option « Fuseaux horaires » pour sélectionner le fuseau horaire de création de l’invitation.
Si la réunion est répétitive (hebdomadaire, quotidienne), sélectionnez l’option « Rendre récurrent ».
Choisissez la fréquence de la réunion.
Rédigez un message, joignez les fichiers nécessaires et envoyez l’invitation.
Comment accepter une invitation
Les invitations à des réunions peuvent être acceptées à partir de la plupart des clients de messagerie et des interfaces web des services de messagerie. Dans Outlook, la procédure est la suivante :
Double-cliquez sur l’invitation (reçue dans votre boîte de réception).
Cliquez sur le bouton « Accepter » et choisissez « Envoyer la réponse maintenant ».
Pour refuser, cliquez sur le bouton « Refuser ».
Consulter les réponses à une invitation
Le suivi des réponses à une invitation est simple si vous savez où regarder :
Ouvrez Outlook.
Cliquez sur l’icône « Calendrier » située en bas de la colonne de gauche.
Repérez la réunion dans votre calendrier.
Double-cliquez sur la réunion pour l’ouvrir.
Sélectionnez l’onglet « Suivi ».
Une liste s’affiche, indiquant les participants qui ont accepté, refusé ou accepté provisoirement.
Conclusion
Les invitations de réunion créées dans Outlook peuvent également être intégrées dans Gmail. Ce dernier est capable d’analyser le message reçu et de convertir l’invitation en un événement Google Agenda, en conservant la plupart des informations d’origine.