Comment créer des formulaires PDF avec des calculs dans Adobe Acrobat



Créer des PDF Interactifs avec Calculs Automatisés

Au-delà de la simple génération de documents imprimables de qualité, Adobe Acrobat Pro offre la possibilité d’intégrer des formules qui automatisent les calculs. Découvrez comment implémenter des opérations mathématiques simples directement dans vos fichiers PDF.

L’Utilité des PDF Calculables

Lorsque l’on pense à des outils permettant d’insérer des formules et d’effectuer des calculs de façon automatique, des tableurs tels que Microsoft Excel ou Google Sheets viennent naturellement à l’esprit. Cependant, la structure et la présentation d’un tableur le rendent peu adapté à un usage en tant que formulaire à distribuer.

Heureusement, Adobe Acrobat, la solution phare pour la création de PDF, propose des outils variés permettant de définir des champs avec des calculs automatiques.

Les applications possibles d’un PDF intégrant des calculs sont nombreuses, par exemple :

  • Bons de commande: Pour un formulaire où les clients sélectionnent des produits et leurs quantités, un champ peut être créé pour afficher instantanément le montant total à régler, sans recours à une calculatrice.
  • Évaluations et examens: La création d’un quiz ou d’une évaluation avec un affichage automatique du score une fois complété est tout à fait réalisable.
  • Factures: Les factures peuvent être conçues pour calculer automatiquement le montant total à facturer, facilitant ainsi la création de documents imprimés précis.

En dehors de ces exemples, les formulaires PDF se révèlent pratiques pour des évaluations de risques, la création de formulaires d’adhésion ou même des tests de personnalité simplifiés, fonctionnant hors ligne.

Mise en Place de Champs Calculés Basiques

Commencez par ouvrir Acrobat et créer un nouveau formulaire. Dans la barre d’outils située en haut à droite de l’interface, sélectionnez « Outils », puis « Préparer le formulaire ». Vous avez le choix de créer un nouveau formulaire vierge ou de partir d’un PDF existant. L’importation d’un fichier offre l’avantage de détecter et de pré-remplir des champs. Le choix effectué à cette étape est sans conséquence, car les champs peuvent être modifiés ou ajoutés par la suite.

Afin de faciliter la compréhension de la création d’un formulaire calculé, prenons un exemple concret. Imaginons un bon de commande simple, constitué de sept champs : « Quantité 1 » à « Quantité 5 », correspondant aux quantités de divers articles, un champ « Quantité totale » et enfin un champ « Prix total ». L’objectif est de rendre les champs « Quantité 1 » à « Quantité 5 » modifiables par l’utilisateur, tandis que « Quantité totale » et « Prix total » se calculent automatiquement.

Pour rendre un champ modifiable, double-cliquez dessus ou effectuez un clic droit puis choisissez « Propriétés ». Assurez-vous que la case « Lecture seule » est décochée.

Une fois les cases de quantité rendues modifiables, il est temps d’implémenter un calcul pour le champ « Quantité totale ». Sélectionnez ce dernier, puis dans « Propriétés », accédez à l’onglet « Calculer ». Deux options s’offrent alors à vous : choisir un calcul prédéfini (somme, produit, moyenne…) ou créer une formule à l’aide de la notation simplifiée. Dans cet exemple, nous opterons pour un calcul prédéfini en sélectionnant « somme ».

En cliquant sur « Choisir », un menu apparait, vous permettant de sélectionner tous les champs à additionner. Une fois les champs voulus cochés, cliquez sur « OK ». La valeur du champ « Quantité totale » passe alors à 0.

Utilisation de la Notation Simplifiée

Pour le calcul du « Prix total », il n’est pas possible de simplement additionner des champs. Une formule plus complexe doit être mise en place.

Pour ce faire, la notation simplifiée est idéale. Sélectionnez le champ « Prix total », puis dans « Propriétés », accédez à l’onglet « Calculer » et choisissez la troisième option. Un éditeur de formule s’affiche en cliquant sur « Modifier ».

Cette zone fonctionne de façon similaire à une cellule d’un tableur. Vous pouvez taper les noms des champs (ici, les cases de quantité) et les combiner avec des additions, soustractions, multiplications et divisions, ou inclure des nombres. Vous pouvez aussi utiliser des parenthèses pour organiser le calcul. Voici les opérateurs arithmétiques à utiliser :

  • Addition: +
  • Soustraction: –
  • Multiplication: *
  • Division: /

Dans notre exemple, nous souhaitons multiplier chaque quantité par son prix unitaire. Compte tenu des prix des articles, la formule sera la suivante :

(Qty1*5)+(Qty2*7)+(Qty3*7)+(Qty4*12)+(Qty5*20)

Cette formule effectuera la multiplication de chaque quantité par son prix respectif, et affichera le prix total.

Par exemple, si nous commandons 3 clés USB, 2 câbles Lightning Apple et 1 batterie externe de 10000 mAh, voici le résultat obtenu:

Finalisation, Enregistrement et Calculs Complexes

Avant d’enregistrer votre fichier, définissez les zones que vous souhaitez protéger en lecture seule dans les « Propriétés du champ de texte ». Ainsi, les utilisateurs du PDF ne pourront pas modifier ces champs.

Enregistrez le document au format PDF standard. Il sera compatible avec tous les logiciels de visualisation de PDF, y compris les navigateurs web. Une fois rempli, il peut être sauvegardé ou imprimé comme n’importe quel autre PDF.

Le système de calcul des fichiers PDF étant basé sur JavaScript, il est possible de réaliser des opérations complexes. Pour approfondir vos connaissances, vous pouvez consulter le site web d’Adobe. Vous y trouverez des informations sur l’ensemble des opérateurs disponibles et sur la création de scripts de calcul personnalisés, permettant de mettre en place une mise en forme conditionnelle et des formules modifiant le texte.